Анализ использования фонда заработной платы

Анализ использования фонда заработной платы – одно из направлений анализа трудовых показателей, которое проводится в целях проверки обоснованности планирования заработной платы и оперативного управления организацией заработной платы. В процессе анализа использования фонда заработной платы устанавливается соответствие объема заработной платы ее запланированному уровню по структурным подразделениям предприятия, категориям промышленно-производственного персонала и по непромышленной группе, выявляются причины отклонений и резервы экономии фонда заработной платы.

Данный анализ проводится с учетом количественных и качественных показателей экономической деятельности предприятия, с учетом размеров заработной платы на рынке труда в регионе.

Затраты на заработную плату занимают большой удельный вес в общей сумме расходов на производство продукции. Правильное расходование фонда заработной платы в современный период имеет важное значение с точки зрения как обеспечения конкурентоспособности предприятия, так и роста благосостояния) и уровня жизни населения. В силу этого фонд заработной платы является значимым показателем для деятельности каждого предприятия (организации) и общества в целом.

Являясь одной из статей расходов, заработная плата имеет много общего с другими статьями. Как любой понесенный работодателем расход, она формирует издержки на производство продукг ции, а поэтому должна возмещаться путем реализации последней.

В то же время как расходная статья заработная плата имеет ряд особенностей: в отличие от расходов на оборудование, сырье, материалы и другие виды материальных ресурсов, которые осуществляются до начала производства и затем переносятся на изготавливаемую продукцию, расход на заработную плату окончательно формируется в процессе производства и определяется после расходования рабочей силы как ресурса.

Формирование и анализ фонда заработной платы – важный сгкн соб оптимизации средств на оплату труда в расчете на единицу продукции. Заработная плата для работодателя является расходом, поэтому он стремится ее минимизировать. Фонд заработной платы представляет собой совокупные издержки работодателя на оплату труда.

В условиях рынка и многоукладной экономики при возникновении конкуренции между предприятиями значение научно обоснованного, объективного и точного планирования фонда заработной платы не только не снижается по сравнению с тем, каким оно было прилрежнем государственно-монополистическом укладе народного хозяйства, но и существенно возрастает. Если прежде каждое предприятие стремилось получить от государства как можно больше средств на оплату труда, чтобы обеспечить себе «благополучное» существование, то в условиях рынка, характеризующегося конкуренцией, стремлением снизить издержки производства и обеспечить более высокую прибыль, возникает иная задача при планировании фонда заработной платы, Этот фонд должен быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования предприятия. Излишек фонда заработной платы ложится тяжким бременем на себестоимость продукции. Поэтому роль планирования заработной платы существенно возрастает.

Анализ использования фонда заработной платы является исходным пунктом планирования, так как на его основе рассчитываются и уточняются многие плановые показатели, В то же время анализ завершает каждый плановый период (месяц, квартал, год), с его помощью осуществляется контроль за выполнением установленных планов по заработной плате и связанных с ними трудовых показателей, выявляются положительные стороны экономической работы с целью их дальнейшего развития, а также? недостатки, которые в дальнейшем должны быть устранены.

Анализ проводится в комплексе с анализом всей деятельности предприятия, так как фонд заработной платы, как уже отмечалось, связан с показателями производительности труда, численности работников, а его расходование непосредственно и в значительной степени влияет на такие итоговые показатели деятельности каждого предприятия, как себестоимость, прибыль и рентабельность.

Анализ использования фонда заработной платы решает следующие основные задачи:

1) систематическая проверка отклонений в расходовании этого фонда от плана в целом по предприятию, а также по отдельным подразделениям, категориям и группам работающих;

2) выявление основных причин абсолютных и относительных отклонений;

3) проверка соотношения темпов роста производительности труда и средней заработной платы;

4) определение значимости каждого фактора, вызвавшего положительные или отрицательные отклонения в расходова нии фонда заработной платы и подготовка мероприятий по использованию положительных и устранению отрицатель ных влияний на общий расход фонда заработной платы;

5) разработка мероприятий по совершенствованию систем оп латы труда и их экономическое обоснование;

6) определение экономической эффективности применяемых систем премирования.

Учитывая перечисленные задачи, при анализе затрат на заработную плату целесообразно-исследовать следующие показатели;

• абсолютные и относительные отклонения по фонду заработной платы; •

• абсолютные отклонения по фонду заработной платы по отдельным категориям работников и факторы, повлиявшие на их образование;

• соотношение между ростом средней заработной платы и производительности труда;

• использование фонда заработной платы и факторы, повлиявшие на образование относительных отклонений.

При проведении анализа следует учитывать, что на фонд заработной платы влияют следующие факторы: увеличение объема продукции, ассортиментные изменения, изменение удельного веся материальных затрат, изменение структуры персонала предприятия. Если в течение анализируемого периода происходит изменен ние данных факторов, то необходимо корректировать плановый фонд заработной платы на величину отклонений конкретных показателей.

Прежде всего при анализе использования фонда заработной' платы следует определять абсолютное и относительное отклонения но фонду заработной платы. Абсолютное отклонение определяется в целом по промышленно-производственному персоналу и по всем категориям персонала предприятия. Относительное отклонение по промышленно-производственному персоналу и тга рабочим определяется с учетом изменения Объема производства, производительности труда и средней заработной платы.

Абсолютное Отклонение предполагает сравнение фактического и планового фондов заработной платы:

Абсолютное отклонение ■

где ФЗПфаст и ФЗПщдц, – фонд заработной платы соответственно фактического и планового периодов, руб.

При определении относительного отклонения плановый фонд заработной платы рабочих корректируется на процент выполнения плана по объему выпускаемой продукции, по трудоемкости, а при отклонении од¹ плана кооперированных поставок – на коэффициент кооперированных поставок (расчет аналогичен расчету отклонения численности).

Этапом анализа использования фонда заработной платы является анализ структуры фонда заработной платы, который подразделяется на тарифный, часовой, дневной и годовой. При анализе сравнивают плановые и фактические показатели и делают выводы.

На отклонение по тарифному фонду может влиять среднечасовая тарифная ставка у сдельщиков, так как при определении планового показателя используется ставка рабочего, а фактически он получает оплату до разряду работы. Кроме того, фактическое количество часов работы в году бывает меньше запланированного количества, что также влияет на отклонения тарифного фонда заработной платы. При анализе тарифного фонда следует учитывать, что средний процент выполнения норм фактически, как правило, превышает запланированный. При этом целесообразно методом цепной подстановки устанавливать степень влияния каждого фактора на отклонение фактического тарифного фонда от планового. Надо иметь в виду, что тарифный фонд заработной платы составляет большую часть общего фонда заработной платы предприятия, и поэтому все причины перерасхода фонда заработной платы отражаются на тарифном фонде.

При анализе часового фонда заработной платы сравнивают величину доплат к часовому фонду плановую и фактическую по премиям, доплатам за отклонение от технологии, доплатам за условия труда и другие статьи доплат. Выявляются причины отклонений и намечаются меры по устранению причин перерасхода.

При анализе годового фонда особое внимание обращают на оплату дней выполнения гособязанностей, выплату выходных пособий, оплату отпусков, вознаграждений по итогам года. По каждому виду доплат устанавливают отклонения и выявляют причины. Важным направлением анализа использования фонда заработной платы является анализ средней заработной платы, при котором сравниваются показатели фактической и плановой средней заработной платы, ее уровень и динамика (часовой, дневной и годовой у рабочих и годовой у работающих) и определяется величина отклонений и причины. Уровень средней заработной платы определяется по следующим формулам:

На величину средней заработной платы влияют внешние и внутренние факторы. К внешним факторам относятся инфляция, повышение тарифных ставок, увеличение ггремий, изменение среднего разряда работ, изменение номенклатуры продукции.

Пример. При увеличении среднего разряда работ с 3-- 8 до 4 у 5% рабочих (4/3,8 –1,05) возможно повышение заработной платы и в конечном счете увеличение фонда заработной платы.

Внутренними факторами являются улучшение использования рабочего времени, применение передовых приемов и методов труда, совершенствование организации труда, пересмотр норм времени, отмена (введение) повышенных ставок (доплат) за условия труда.

Как этап анализа использования фонда заработной платы можно выделить анализ соотношений между темпами роста производительности труда и средней заработной платы. При этом сопоставляются фактические и плановые индексы выработки (часовой, дневной, годовой по рабочим и годовой по работающим) и средней заработной платы, определяется степень выполнения плановых заданий и делаются выводы об изменении себестоимости. Рассчитывается коэффициент опережения производительности труда над средней заработной платой, который устанавливает, на сколько йроцентов рОст производительности труда опережает или отстает от повышения средней заработной платы. Устанавливается также влияние роста средней заработной платы и роста производительности труда на себестоимость продукций:

Кроме того, при анализе использования фонда заработной платы следует исследовать эффективность форм и систем заработной Штаты, при этом устанавливают распределение рабочих по фор* мам и системам заработной платы, а также по видам оплаты. Эти показатели анализируют в динамике, устанавливают, соответствуют ли применяемые формы и системы оплаты труда условиям их применения, и делают выводы о возможной замене одной системы другой; кроме того, следует установить, обеспечивается ли на предприятии принцип оплаты по количеству и качеству труда и его результатам.

Целесообразно также ан&лтнроъатъдифференциацию заработной платы рабочих – это анализ установления соотношений в оплате труда рабочих в зависимости от уровня квалификации и условий труда. При этом сопоставляется соотношение фактической заработной платы с той, которая предусмотрена тарифной системой. Сначала определяют заработки рабочих (средние) в одинаковых условиях труда по всем профессиям и уровню квалификации, а затем устанавливают» за счет чего происходит Отклонение по фактической заработной плате (по сравнению с плановой) й по структуре заработной платы.

Анализ дифференциации заработной платы в зависимости от квалификации рабочих осуществляется путем сопоставления средних заработков рабочих по разрядам (фактических) с соотношениями Тарифных ставок тех же разрядов. При анализе использования фонда заработной платы не следует оставлять без внимания анализ эффективности премиальных сметем. В этом случае исследуют показатели и условия премирования и оценивают, достаточны ли размеры премирования для поддержания или повышения заинтересованности работников в своем труде. Сравнивают данные об обосновании премиальных систем и о фактическом положении: получена ли предполагаемая экономия, как реагировали на введение премиальной системы работники, как улучшились (ухудшились, остались без изменения) экономические показатели. В результате делается вывод о расширении конкретной системы премирования или об ее отмене.

Завершающий этап анализа расходования заработной платы – разработка и экономическое обоснование мероприятий по совершенствованию организации и планирования заработной платы.

Нередко основные усилия направляются на устранение явных недостатков и ошибок. Однако соответствующие мероприятия носят односторонний характер и далеко не исчерпывают возможностей использования всех резервов, имеющихся на предприятиях. Наряду с ними обязательно должны предусматриваться мероприятия по всемерному развитию положительных явлений: использование передового опыта организации и планирования заработной платы, совершенствование систем оплаты труда как из фонда заработной платы, так и за счет фонда выплат социального характера. Все мероприятия» связанные с улучшением организации заработной платы и совершенствованием ее планирования, оказывают непосредственное влияние на все другие трудовые показатели и на всю систему организации труда и производства.

Обязательным требованием ко всем мероприятиям является их экономическая эффективность. Кроме того, должна быть связь между условиями премирования и конечными результатами труда, нужно установить, не влияет ли стимулирование одного из Показателей на ухудшение другого. Обоснование мероприятий) всегда должно быть всесторонним и Комплексным. Снижение себестоимости в результате проведения мероприятий, которые вызывают рост производительности труда и пропорциональное по-вышениесредней заработной платы, происходит или за счет роста объемов производства (если численность работников остается постоянной)» или за счет сокращения численности работников (если объем производства остается неизменным» а за счет роста производительности труда уменьшается число работников).

Таким образом, комплексный анализ всех трудовых показателей позволяет оценить экономическую эффективность труда на уровне предприятия, его структурных производственных подразделений и разработать направления по реструктуризации и эффективности управления трудом.

Выводы

1. Ойршальным средством выявления внутрипроизводственных резервов является экономический анализ, представляющий собой комплексное изучение деятельности предприятия для оценки результатов его работы и выявления резервов повышения эффективности производства. Один из основных разделов анализа работы предприятия – анализ трудовых показателей, цель которого – осуществление постоянного контроля за ходом выполнения заданий ло повышению трудового потенциала и результатов работы предприятия, выявление внутренних резервов для рационального использования трудовых ресурсов, возможностей улучшения нормирования, организации и условий труда. Анализ трудовых показателей проводится по трем основным направлениям: анализ численности и состава работников, анализ произвЬдительности труда и анализ использования фонда заработной платы.

2. Цель анализа трудовых ресурсов – выявление резервов повышения эффективности производства за счет роста произ водительности труда, более рационального использования численности рабочих и их рабочего времени.

При проведении анализа трудовых показателей исследование затрат на персонал подразумевает анализ трудоемкости и зарплатоемкости основных видов продукции, уровня, динамики и структуры оплаты труда, затрат на подбор, отбор и наем рабочей силы, подготовку и переподготовку персонала, формирования и использования фонда заработной платы и выплат социального характера.

3. Анализ производительности труда – одно из направлений анализа трудовых показателей, имеющее целью выявление уровня и динамики производительности труда, степени ис пользования резервов для ее дальнейшего роста, обеспече ния конкурентоспособности организации.

При анализе показателей производительности труда необходимо установить выполнение плана по росту производительности труда; факторы, способствовавшие выполнению или перевыполнению плана; причины сдерживания повышения производительности труда; неиспользованные возможности; влияние отклонения фактических показателей от плановых на выработку продукции, численность работников, расходование фонда заработной платы.

4. Анализ численного состава персонала предприятия – одно из важных направлений анализа трудовых показателей, осуществляемое для выявления абсолютного и относительного

излишка или недостатка работающих. Объектом анализа являются кадры предприятия. Цель анализа – разработка мероприятий по рациональному использованию персонала, повышению их культурно-технического уровня и закреплению их на предприятии.

Внастоящее время роль изучения персонала возрастает, так как трудовой коллектив является одной из основных движущих сил предприятия и от его структуры и состава во многом зависит не только психологический климат на предприятии, но и уровень производительности труда, эффективность работы и конкурентоспособность экономического субъекта.

5. Анализ использования фонда заработной платы – одно из направлений анализа трудовых показателей – проводится в целях проверки обоснованности планирования заработной платы и оперативного управления организацией заработной платы. В процессе анализа устанавливается соответствие объема заработной платы ее запланированному уровню по структурным подразделениям предприятия, категориям промышленно-производственного персонала и по не промышленной группе, выявляются причины отклонений и резервы экономии фонда заработной платы.

Анализ использования фонда заработной платы проводится с учетом количественных и качественных показателей экономической деятельности предприятия, с учетом размеров заработной штаты на рынке труда в регионе.

6. В современных условиях возрастает роль анализа трудовых показателей, так как конечная цель деятельности любого коллектива – получение максимальной прибыли. Ключевым моментом в достижении этой цели является человек. Повышение роли человека в снижении издержек производства влечет за собой изменение подхода к анализу трудовых показателей.

Лекция 5. Аудит персонала организации

План лекции:

5.1. Аудит рабочих мест и найма работников

5.2. Аудит увольнений

5.3. Аудит вознаграждений

5.4. Аудит условий труда и безопасности

Список рекомендуемой литературы:

1. Аудит и контроллинг персонала организации: [Текст]Учебное пособие/ под ред. Проф. П.Э. Шлендера. – М.: Вузовский учебник, 2006. – 224с.

2. Никонова Т.В., Сухарев С.А. Управленческий аудит: персонал[Текст]./ Т.В. Никонова, С.А. Сухарев, /под ред.проф Ю.Г. Одегова – М.: Экзамен, 2002. – 224с.

5.1. Аудит рабочих мест и найма работников

В условиях каждой проверки возникает множество ситуаций. Опытный аудитор определяет проблемные направления, ситуативные «опорные точки», которые позволяют оптимизировать технологию организации аудиторских процедур. Поскольку главная цель аудита – оценка эффективности организации рабочих мест и распределения работ, такие «опорные точки» нетрудно обозначить, если:

1) обратить внимание на факторы, которые, скорее всего, указывают на неблагополучное состояние в сфере учета (оценки) рабочих мест: высокая текучесть кадров _t снижение мотивации к труду, неудовлетворенность условиями труда;

2) попытаться ответить на следующие вопросы:

а) в сфере учета рабочих мест:

• как осуществляется на предприятии учет всех рабочих мест всех категорий персонала, действующих и неиспользован ных, обеспеченных или не обеспеченных рабочей силой;

• как учитываются коллективные рабочие места;

• приводится ли коллективное рабочее место при учете к индивидуальному и какие нормативы при этом применяются;

• правильно ли рассчитывается потребное число рабочих мест (особенно по категориям специалистов);

• учитывались ли при аттестации особенности расчета рабочих мест (например, как одно рабочее место учитывалось нескольких единиц оборудования – при многостаночном обслуживании на автоматизированном участке производства; как аттестованные учитывадисъ рабочие места, созданные по типовым проектам, что является неправильным);

• должным ли образом ведется документация по учету рабочих мест;

б) в сфере планирования рабочих мест:

• как оценивается сбалансированность рабочих мест;

• как планируется количество вводимых и выбывающих ра бочих мест;

• правильно ли составляется баланс рабочих мест;

в) в сфере рационализации рабочих мест:

• имеется ли план ликвидации малоэффективных и излиш них рабочих мест_г социально-экономическая обоснован ность этого плана;

• будут ли при вводе новых рабочих мест улучшены условия труда и безопасности;

• как в этой связи планируется профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала, а также использование высвобождающихся работников

При подготовке к аудиту следует тщательно ознакомиться с нормативными материалами по тарификации работ – Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих и общеотраслевым профессиям рабочих, должностными инструкциями предприятия (организации).

Цель такого ознакомления – изучить методический подход (научно-практическое обоснование) к оценке конкретных рабочих мест с точки зрения содержания различных видов работ, в частности до критерию их сложности, при формировании подхода к оплате труда, учесть приемлемые рекомендации при составлении плана аудиторской проверки и в процессе сбора необходимых аудиторских свидетельств.

Учет и рационализация рабочих мест должны быть тщательно сбалансированы с профессиональной подготовкой кадров, и в случае практического аудита контроль состояния такого баланса разумно включать в общий пакет задач проверки.

Следует иметь в виду, что программа подготовки (обучения) кадров вполне может рассматриваться аудитором как системное образование различных подсистем-мероприятий или (это возможно) подсистем-видов организованного обучения персонала. Поэтому методический подход к комплексной проверке можно Представить в виде этапов.

Этап первый – концептуальное ориентирование в направлениях программного продукта (программа, связанные с ней методические разработки, положения, инструкции и обоснования), по которому в кратчайший срок можно получить достоверные и (не исключено) достаточные аудиторские свидетельства. Эти направления следующие: а) содержание цели и задач программы; б) ожидаемые конечные результаты и сроки ее реализации; в) необходимый объем и источники финансирования; г) основные мероприятия программы, сроки итехнология исполнения; д) обоснованность по источникам финансирования; е) управление программой и котроль ее реализации.

Чтобы первый этап не привел к нежелательным потерям, не следует забывать о том, что: а) критерии целевого характера планирования программы – ее конкретность, четкие ориентиры на формирование (развитие) у работников определенных практических знаний, навыков и ясное понимание работниками; б) все направления программы в процессе их анализа нужно рассматривать сквозь призму стратегии предприятия (организации) и эффективности развития.

Этап второй – «композиционный» анализ программы профессиональной подготовки кадров, т.е. оценка ее сильных и слабых сторон исходя из критериального принципа «ожидания – препятствия (нарушения)» (рис.1):

Рис 1. Подход к оценке сильных и слабых сторон программы подготовки кадров

Этап третий – структурный анализ информации о мероприятиях программы и их организационном обеспечений, что позволит проанализировать целевую взаимосвязь мероприятий с конкретнее решаемыми задачами профессиональной подготовки. Третий этап необходим для уточняющей оценки: а) правильности определения потребности в обучении; б) форм и методов обучения; в) целей обучения; г) эффективности обучения. Профиль потребноеда может рассматриваться на уровне трудового коллектива, профессий, рабочих мест (аудитора, например, может заинтересовать, для каких целей планируется переобучение молодьщ специалистов).

Для оценки плановой и/или фактической потребности в обучении на конкретном рабочем месте целесообразно воспользовать-, ся данными ведомости учета рабочих мест и результатов их аттестации, приложениями к итоговой форме рационализации рабочих мест в части, затрагивающей предложения по рационализации, а также балансом рабочих мест предприятия. Потребность в обучении отдельного работника определяется исходя из изменений функционально-предметной области его труда путем сравнения требований к выполняемой работе (с учетом сложности и напряженности) с оценкой фактически достигнутых результатов.

Объективно выразить мнение об эффективности программы профессиональной подготовки персонала достаточно сложно, несмотря на хорошо разработанный теоретический аппарат количественной оценки трудовых показателей. Сложность состоит прежде всего в том, что невозможно экономически корректно выразить тесную корреляцию между обучением и, например, производительностью труда, хотя эта связь, безусловно, существует, иди между производительностью труда и такой целью обучения, как расширение профессиональных знаний в области конкретной работы.

Аудитор может использовать рис. 4.1 для изучения ожиданий от программы обучения, его организации, субъективного пред-' ставления работников об изменениях после проведения обучения в отношении к труду, в сфере организационной культуры и т.д. Интерпретируя полученные свидетельства, аудитор выражает собственное мйение в связи с тем или иным обстоятельством, например с большими затратами на профессиональное обучение в организации, высокой культурой управления, ростом текучести специалистов, прошедших обучение.

Для обобщенной оценки эффективности часто бывает достаточно сопоставить затраты и оцениваемые результаты по «традиционной» схеме (рис. 2).

Упущенная выгода – это неэффективная, нецелевая затрата средств (учеба руководителя за рубежом, иногда неоднократная в течение года; непрофильное повышение квалификации рабочих или специалистов и т.п.). Показателями экономической эффективности Профессиональной подготовки кадров может быть относительная экономия численности, экономия снижения производственных издержек, повышение качества продукции, работ (услуг) и др.

А)

Рис. 2. Оценка эффективности программы обучения персонала

Оценка эффективности функционально смежных программ, например программы перемещений и карьеры персонала, принципиально не меняется. Аналогичен и основной метод отбора аудиторских свидетельств: сопоставление документов (разделов прб-граммы, мероприятий с приказами И распоряжениями по ее реализации, материалов тестирования до и после внедрения программы) и оценка отклонений по критериям. Аудит проводится * по выборочным сегментам или комплексно. Во втором случае аудитор изучает следующие основные направления: а) адаптация персонала организации; б) профессиональное обучение; в) особенности планирования и организационного сопровождения карьеры; г) аттестация персонала; д) мотивы и внутренние установки работников на перемещение и карьеру в организации.

Анализ таких многомерных связей требует внимания к основной составляющей успешного осуществления любой программы – направленности и содержанию внутрихозяйственной политики работодателя субъекта экономики. В известном смысле здесь всегда возникает характерная для аудита персонала проблема выявления слабых сторон управления, тех условий и обстоятельств, которые противостоят эффективной деятельности.

Аудитор в значительной степени избежит всегда имеющейся вероятности недооценить существенности связи единичного (например, работник) с целым (например, коллектив), отдельного элемента (индивидуальный труд) с их совокупностью (индивидуально-коллективный труд и результат) в процессе управления, если будет придерживаться некоторых методологических принципов и правил.

Прежде всего это принцип системности. Применение методологии системного анализа дает возможность, в частности, еще на начальном этапе аудита провести «функциональную структуризацию* службы, за которой закреплена подготовка и реализация той или, иной программы, что позволит раскрыть многие слабые стороны В области использования персонала: отсутствие продуманной стратегии при планировании и реализации программы, внесистемный анализ программных ресурсов, низкая культура управления, устаревшие локальные нормативные правовые документы и др.

Другой важный принцип – расширение аудитором сферы применимости существенности моральных требований (критериев) при оценке экономических и управленческих решений и процедур. Это очень важно. Истоком любых внутренних угроз социально-экономического характера на предприятии (в организации) является человеческий фактор: противоправные действия, нарушения административно-распорядительных документов, инструкций и правил, конфликты в коллективе и т.д. Для отношения работодателя и работника характерно, как известно, сложное переплетение не только нормативных правовых, но и социально-психологических связей и уровней, взаимодействие которых непосредственно соотносится с эффектом труда. Если работники идентифицируют себя с моральными аспектами процесса труда и качественным результатом труда, а не с предметом труда, то-ни определенная «размытость» норморегулирования внутри многих российских предприятий, ни слабости структуры и режима управления не способны создать серьезную угрозу деятельности персонала. Тенденция современных трудовых отношений –- нацеленность. На результат без жесткого внешнего контроля. В таком случае активизируются духовные, творческие потенции личности, способности к самоорганизации и социально ответственному трудовому поведению. Вот почему большая доля процедурной части аудита, вероятно, будет отведена оценке существенности связи трудовой деятельности с моральной ответственностью, представлениями работников о персональных ценностях, мотивацией ад поступков, соответствующих принципам морали, возможностью усиления мотивирующих факторов эффективности. Проводя подобную работу, важно не забывать о мере достаточности при сборе аудиторских свидетельств.

Аудит найма. Миссия аудита – оценка эффективности управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами.

Основные источники информации аудитора: а) штатное расписание; б) положения о структурных подразделениях; в) должностные инструкции, описание работ и должностей; г) внутренние заявки кадровой службе о потребности в вакансиях; д) соответствующие отраслевые тарифные соглашения, приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Рос-здравнадзора РФ (бывшего Госкомсанэпиднадзора РФ) об организации профессионального отбора персонала основных профессий отрасли, а также внутреннее положение о системе отбора кандидатов на вакансии с указанием требования к кандидатам и методов отбора; г) документы по учету кадров (типовые формы); д) трудовой контракт, коллективный договор.

Основные направления проверки:

1) соблюдение трудового законодательства в вопросах найма. персонала; действенность механизма набора и отбора персонала. Планируя работу по первому направлению, аудитор получает ответ на следующие комплексные вопросы:

• соответствуют ли применяемые документы по найму типовой документации;

• имели ли место за проверяемый период нарушения при установлении трудовых правоотношений между работником и работодателем и каков преимущественно характер нарушений;

• соответствует ли содержание трудового договора (контракта) требованиям законодательства;

• не противоречат ли специальные методы отбора (например, тестирование) кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;

• правильно ли ведется оформление на работу (записи в заявлениях о приеме, трудовых книжках, личных карточках ра ботающих, приказах или распоряжениях о приеме);

• не нарушается ли законодательство при заключении дого воров с внешними источниками набора и контроле их ис полнения;

• соответствует ли требованиям законодательства порядок приема на работу ЛИЦ от 14 до 16 лет;

• не нарушается ли законодательство при найме на работу иностранной рабочей силы;

• имеет ли место дискриминация при приеме на работу по национальным признакам, полу, возрасту, другим причинам дискриминационного характера.

При изучении содержания трудовых договоров (контрактов) необходимо обратить внимание на обязанности сторон соглашений (договор не может ухудшать положение работника, вступая в npoi тиворечие с законодательными нормами и коллективным договором), а также на признаки (условия договора), которое свидетель ствуют о степени закреплении подчинения и зависимости наем ного труда.

Техника исполнения большинства аудиторских процедур данного направления в общем не представляет особой сложности например, при проверке правильности оформления документов найма аудитор последовательно просматривает первичные документы, служащие основанием для Приема на работу, сверяет реквизиты, выборочно анализирует содержание, устанавливает наличие соответствующих подписей и т.д.

Планируя свою работу по второму направлению, аудитор определяет:

• технологию и особенности работы с источниками набора;

• технологию планирования потребности в персонале;

• систему требований к персоналу, претендующему на вакансии;

• технологию отбора кандидатов на вакантные должности;

• особенности организационного обеспечения адаптации вновь принятого персонала;

• эффективность найма персонала.

Рационально с самого начала ознакомиться с планированием и прогнозированием потребности в персонале. При этом аудитор, должен обратить внимание на сбалансированность количественных и качественных показателей потребности, т.е. оценить степень координации показателей: а) программы реализации; б) программы подготовки кадров и повышения квалификации; в) программы перемещения и карьеры; г) мероприятий покрытия потребности в персонале. На этом же этапе следует собрать следующие сведения, характеризующие деятельность вновь принятых работников:

• показатели текучести кадров по разным причинам (в том числе по персоналу, принятому на работу за последние месяц, три месяца, полугодие, год);

• статистика нарушений режима труда, в том числе среди принятых работников, по видам, причинам и периодам нарушений (нарушений трудового распорядка, режима технологии, техники безопасности); сведения о последствиях нару шений (ущерб);

• показатели производительности, качества труда вновь принятых за последний месяц (три месяца, полугодие, год) работников.

Такая последовательность работы позволит в оптимальный срок составить свод характеристик для оценки затрат на подбор и отбор персонала, а значит, в определенной мере, и оценки эффективности принимаемых в этой области решений.

В российской практике пока редко можно встретиться с пооперационной калькуляцией затрат труда на найм персонала (плановые затраты, как правило, определяются условно-долевым отчислением средств исходя из сложившейся базы затрат и прогноза изменений по вакансиям). Поэтому аудитору следует оценить затраты, включающие: а) оплату труда (с отчислениями) всех работников, рабочее время-которых фактически было связано с процессом набора и отбора персонала, например руководителя и специалистов кадровой службы, консультанта-психолога, медицинских работников, персонала отделов труда, техники безопасности; б) финансовые затраты на размещение объявлений и рекламу вакансий, печать различных бланков вопросников, профессиограмм, разработку специальных методик тестирования, заключение по которым носит обязательный характер при приеме на работу (например, в атомной электроэнергетике); в) финансовые затраты на договоры с кадровыми агентствами; д) амортизацию специального оборудования для тестирования (например, при отборе персонала основных профессий в электроэнергетике применяется специальная компьютерная система для психофизиологического тестирования и оценка работоспособности машинистов энергоблоков).

Необходимо также проверить данные о прямых и косвенных потерях в случае ошибок, допущенных в процессе найма.

Проверяя данные о прямых потерях, следует обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсаций в связи с производственным травматизмом – по судебным издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.

Косвенные издержки можно оценить, например, путем экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).

Для уточнения оценки соотношений затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как: а) средние затраты времени (денежных средств) на одного принятого работника в год; б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата; в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы а вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора; г) средние затраты времени (денежных средств) на адап тацию вновь принятых работников.

При этом для повышения достоверности аудиторских свидетельств следует тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору, скорей всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптации вновь принятого персонала.

Логика и методы расчета финансовых затрат на адаптацию строятся исходя из анализа времени, необходимого для достижений новым работником среднесложившейся (или заданной) результат тивности труда и соотношения затрат на адаптацию и наем Необходимо проверить не только наличие плана адаптации персонала и его содержание, правильность планирования и учета затрат, но и реальное практическое наполнение конкретных мероприятий, оценить самый процесс интеграции человека в новую для него среду, а это значит – выделить в функциональном пространстве адаптации прежде всего два основных объекта диагностики и оценки: труда и трудовоого коллектива. Изучая процесс труда, необходимо рассмотреть адаптацию к специфике организационно-технологических (управленческих) и технических условий, характерных для каждого субъекта экономики. При изучении профессиональной и социально-психологической адаптации работников следует обратить внимание на такой важный самостоятельный сегмент анализа, как общий фактор удовлетворенности работой.

Отдельные аспекты найма персонала, на которые аудитор должен обратить внимание:

1) отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на орга низационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответ ствующие этим требованиям личностные качества будуще го наемного работника;

2) избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям «нужных» людей. Человек как личность не остается неизменным в течение своей трудовой жизни, и эти изменения могут носить весьма существенный характер. По мнению аналитиков западных компаний, следует оценивать при приеме на работу жизнен ные позиции, а не дипломы, и в известном смысле они не ошибаются; недооценка возможностей внутреннего отбора для покры тия вакансий (такая невостребованность в собственных кад рах часто свидетельствует о слабости внутренней кадровой политики).

Основные методы, применяемые аудитором при сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контентанализ, опросные методы.

5.2. Аудит увольнений

Миссия аудита увольнений: 1) оценка соблюдения положений законодательства при сокращении и высвобождении персонала; 2) оценка эффективности деятельности, направленной на закрепление кадрового потенциала субъекта экономики.

Эта деятельность может иметь внутренний й/или внешний характер (например, если аудируемый объект является филиалом компании и территориально расположен отдельно).

Основные законодательные и нормативные правовые документы:

1) Конституция Российской Федерации;

2)Трудовой кодекс Российской Федерации;

3)Налоговый кодекс Российской Федерации, части 1 и 2;

4)коллективный договор, трудовые договоры (контракты);

5)внутренние документы:

а) по учету кадров: личная карточка работающего, Ф № Т-2, приказ (распоряжение) о переводе работника на другую ра-

, боту, Ф № Т-5, Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта), Ф № Т-8;

6) по учету использования рабочего времени и расчетов с персона- лож записка-расчет при прекращении действия трудового до говора (контракта) с работником, акты о приемке работ, вы полненных по трудовому договору (при необходимости), за ключение медикогсоциальной экспертной комиссии (при не обходимости), решение выборного профсоюзного органа в случае увольнения работников – членов профсоюза;

в) по организации предприятия (приказ о создании предприятия, протокол общего собрания трудового коллектива, устав, учредительный договор и др.), по реорганизации (решение сове та директоров о реорганизации и др.), по ликвидации (письма участников о выходе из совместного предприятия, письмо- сообщение о ликвидации, решение совета директоров (прав ления), протокол общего собрания (конференции) трудово го коллектива по вопросу ликвидации предприятия и др.);

г) по организационно-нормативному регулированию деятельности: должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность и т.д.

Основные направления и комплексные задачи проверки'.

1) контроль обеспечения положений законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при увольнении работников по инициативе работдателя (администрации);

2) контроль регулирования трудовых отношений при увольнении с работы по инициативе работников или по соглашению сторон;

3) оценка эффективности управления развитием персонала организации (повышение уровня квалификации и опережающее обучение, политика стимулирования, закреплении персонала и создания условий для инициативного и качественного труда).

Каждая из комплексных задач, в свою очередь, может быть структурирована и изменена в зависимости от обстоятельств, которые требуют каждый раз конкретного изучения.

Объективный характер проверки Складывается из оценки: а) фактических социально-трудовых отношений на объективном и субъективном уровне, в частности соблюдения законодательстве в рамках формальных процедур процесса прекращения трудовых отношений между работодателем и наемным работником; б) действенности механизма закрепления кадров на предприятии (в организации); в) общего состояния правовой, а значит, и организационной культуры внутренней среды субъекта экономики.

Если не углубляться в многовариантные особенности сферы увольнений, то основная задача проверки – оценка состояния трудовых отношений в процессе сокращения и высвобождения персонала.

Аудитор изучает внешнюю информацию о субъекте эконоцики – информацию органов печати, судебных и других надзорных органов, местных органов исполнительной власти (при необходимости), отраслевого профсоюза и т.д. (например, данные о количестве исков, принятых к судопроизводству или рассмотренных судом по вопросам нарушений трудового законодательства администрацией субъекта экономики).

Аудитор запрашивает в кадровой службе три списка уволенных: а) по собственному желанию; б) по инициативе администрации; в) в связи с выходом на пенсию. Списки формируются по форме, представленной в табл. 1:

Аудитор анализирует: а) коэффициенты оборота, сменяемости, текучести, динамика которых позволяет оценить количественные вариации по персоналу в целом, по отдельным категориям, а также с учетом профессиональных и возрастных изменений. В этом случае необходимо рассчитать коэффициенты стабильности (при необходимости – по отдельным структурным подразделениям) оборота рабочей силы (оборот по выбытию, оборот по приему, общий оборот, сменяемость персонала). Коэффициенты оборота не раскрывают причин выбытия, поэтому необходимо охарактеризовать текучесть. Для целей аудита достаточно проанализировать коэффициент текучести, обратив при этом внимание на характер выбытия по причинам, не вызванным производственной и общегосударственной потребностью (например, за нарушение трудовой дисциплины, по собственному желанию, в результате несоответствия квалификации, прочим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами).

Сопоставление показателей внешнего и внутреннего движения персонала с учетом структурных подразделений и профессий с потребностью позволяет проанализировать баланс трудовых ресурсов: «прибыло – убыло – потребность».

При анализе текучести персонала следует сразу выявить основные причины неблагоприятной динамики. При высокой текучести принципиально важно провести диагаостику условий труда на рабочем месте, характера проявления организационной роли руководителей. Следует определить, не происходит ли ослабление структурных связей в иерархии управления по вертикали (сверху вниз и наоборот), установить «точки сопряжения* служебного и личного интереса, прежде всего администрации и той части наиболее опытных работников, которую можно идентифицировать как «профессиональное ядро» организации. Целесообразно воспользоваться заключительными интервью с увольняющимися, если такая форма работы организована кадровой службой, или самому письменно проинтервьюировать работников, не включая в подготовленный вопросник готовых ответов, однако имея в виду вероятную необходимость уточняющих вопросов и письменных (либо устных) ответов. К каждому интервью необходимо предварительно подготовиться. Это вызвано не столько процедурной, организационной особенностью такого метода сбора свидетельств, сколько сложностью предстоящего психологического контакта с человеком, который, скорее всего, не будет склонным вести откровенный разговор на болезненную для него тему увольнения.

Аудитор просматривает внутренние документы предприятия по вопросам увольнения: зарегистрированные заявления, жалобы, решения профсоюзной организации, изучает круг вопросов, по которым необходимо получить дополнительные свидетельства для последующей правовой оценки политики увольнений, проводимой работодателем.

Во всех случаях существенной характеристикой деятельности работодателя является наличие (отсутствие) социально и экономически обоснованного плана сокращения (высвобождения) персонала и характер организации выполнения мероприятий в соответствии с планом.

При изучении мероприятий аудитор проверяет:

• обоснованность выводов администрации о необходимости сокращения (высвобождения) персонала, оптимизационный характер сокращений;

• правовой характер, формат и итоги консультаций работода теля и выборного профсоюзного органа В период времени, превышающий два месяца до официального уведомления об увольнении (предпочтительным результатом консультаций являются согласованные позиции о действиях, позволяющих избежать или максимально сократить негативные послед ствия предстоящей акции увольнения), последствия воздей ствия отдельных мероприятий и их совокупности на про^ фессиональную и квалификационную характеристику пер сонала, состав «профессионального ядра» коллектива, организационную и функциональную структуру управления; «обоснованность предложений работодателя о принципах и критериях подхода к персональному сокращению;

• целесообразность и эффективность мер, альтернативных сокращению: обучение и переобучение работников для заня тия вакансий рабочих мест, сокращение рабочего времени и временные отпуска с частичной компенсацией потерь зара ботной платы;

• затраты по мероприятиям: а) затраты на организационное и финансовое обеспечение альтернативных сокращению ва риантов (например, внутреннее трудоустройство в связи с вводимыми изменениями условий труда) и возможный эф фект, который в таком случае может быть достигнута перс пективе; б) затраты на проведение сокращения: законода тельно обусловленные льготы и компенсации, возможные, судебные издержки, частичные потери имиджа и корпоративной идентичности из-за нарушения баланса отношений между субъектом экономики и обществом, между работодателем и оставшимися сотрудниками (затраты в связи с ростом дефицита недоверия к администрации и чувства неуверенности, снижением мотивации труда и его результативности);

• степень и своевременность информирования персонала о причинах и задачах планируемых организационных изменений.

Аудитор анализирует факты коллективных или массовых (более 10% численности) сокращений по инициативе работодателя.

Для оценки управления процессом-сокращения персонала аудитор выявляет приоритетные направления действий работода* теля, рассматривая их основные варианты (рис. 3 и 4).

Рис. 3. Приоритетные действия работодателя

Для данного варианта характерны: а) ориентация на «нужный» персонал по критериям цены рабочей силы или иным персонифицированным и конъюнктурным критериям; б) политики добровольно-принудительного ухода и поддержания чувства страха у работников быть уволенными; в) поощрение скрытой и явной конкуренции в коллективе; г) требование безоговорочного принятия любых проводимых работодателем изменений; д) низкая информированность персонала о планах и деятельности работодателя.

Поиск по сайту: