Структура документа

2.7. Структура документа

2.7.1. Общая характеристика структуры

Функциональность документа, т. е. применимость для хра­нения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, зада­ющее характер входящих в него элементов, их взаимораспо­ложение и связь.

Определенную структуру имеют как отдельные элемен­ты документа, так и документ в целом. Обложка книги — это сложное художественное целое; типографское оформле­ние книги — тоже едино: его образуют специально подо­бранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармони­рующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

Структура — относительно устойчивый способ организа­ции элементов документа как системы. Если понятие систе­мы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется струк­тура, сохраняется и система в целом, а разрушение или пре­образование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может быть простым (эле­ментарным) или составным (сложным). Под простым до­кументом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксиро­ванное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещен­ное на одном материальном носителе (автореферат диссер­тации, препринт, открытка).

Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафикси­рованных на нескольких материальных носителях. Состав­ной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, жур­нал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокумент содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; много- томник — документ, состоящий из двух или более нумерован­ных томов (собрание сочинений), серийное издание — перио­дическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (се­рия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материаль­ных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Деление документов на простые и сложные, моно- и по­лидокументные во многом условно. Так, коллективная мо­нография, имеющая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отне­сены к разряду сложных и полидокументов. Рисунки-иллю­страции, схемы, комментарии, ссылки, будучи собраны в при­ложении, преобразуют простой документ в сложный. То есть существует диалектика понятий «документ» и «часть доку­мента»: самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов. Это мо­жет быть в том случае, когда полидокумент (на одном носи­теле) состоит из нескольких сообщений; монодокумент со­стоит из одного сообщения на нескольких отдельных носи­телях; любой документ (сообщение) можно поделить на час­ти, фрагменты и рассмотреть их как самостоятельные (разде­лы монографии, главы, параграфы и т. д.). В документоведении минимальная единица деления текста точно не установ­лена. Это может быть абзац, предложение, которое может со­стоять даже из одного слова.

Благодаря единству всех сторон, присущих документно­му сообщению, документом обозначаются не только обособ­ленные, самостоятельно оформленные вещественные объек­ты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. На­пример, документом является не только журнал, но и от­дельная публикация (статья, рецензия, объявления) в журна­ле. Однако более распространена точка зрения, согласно ко­торой документ — это завершенное, самостоятельно оформ­ленное сообщение, размещенное на материальном носителе.

Таким образом, структура документа — это скоординиро­ванное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грамплас­тинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каж­дый тип и вид документа.

Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из под­систем и элементов документа регламентированы стандар­тами, положениями, инструкциями и т. п.

Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр — необходимые сведения о документе, служащие ОСНОВОЙ ДЛЯ его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформ­лению документа и совокупности его реквизитов.

2.7.2. Внутренняя структура документа

Оформление документа — это придание ему закончен­ной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформле­ние документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).

Внутренняя структура документа — это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позво­ляющих более эффективно искать, воспринимать и исполь­зовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компо­ненты друг другу и целому.

Состав внутренних структурных элементов и частей во многом определяется видом документа. Наиболее четко внут­ренняя структура видна на примере изданий — книг, журна­лов, газет и т. п.

Издание должно включать расположенные в определен­ной последовательности следующие элементы и части:

♦ элементы издания, на которых помещают выходные све­дения;

♦ содержание;

♦ предисловие (введение);

♦ вступительную статью;

♦ основную часть (основной текст);

♦ послесловие;

♦ вспомогательные указатели;

♦ приложения.

Выходные сведения — совокупность данных, характери­зующих документ и предназначенных для его оформления, библиографической обработки, систематического учета и ин­формирования потребителей.

К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, под­заголовочные данные, аннотация (реферат), место и год из­дания, издательство.

Автор — лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организа­ция, от имени которых публикуются материалы. В лице ав­тора могут выступать один или несколько человек — автор­ский коллектив.

Заглавие (название) документа — слово, фраза или за­конченное предложение, в котором формулируется содержа­ние (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов за­главия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т. п.), идентичных или отличающихся друг от друга.

Место издания — местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.

Место печатания — местонахождение полиграфического предприятия, напечатавшего издание.

Год издания — год выхода документа в свет.

Основными носителями информации об издании являют­ся: титульный лист, совмещенный титульный лист (верхняя часть первой страницы с текстом), первая страница издания, оборот титульного листа, последняя страница издания или кон­цевая полоса — в книгах, брошюрах, альбомах, нотных издани­ях, журналах, бюллетенях, сборниках; первая страница (или верхняя часть первой страницы) и нижняя часть последней страницы — в буклетах, листовках, газетах и календарях (кро­ме карманных и миниатюрных табелей-календарей); верхняя или изобразительная часть листа и нижнее поле листа — в афишах, расписаниях движения транспорта, текстовых и изоб­разительных плакатах, художественных репродукциях, эстам­пах; оборотная и изобразительная сторона — в изобразительных открытках, карманных и миниатюрных табелях-календарях.

Содержание (оглавление) — элемент аппарата издания, представляющий собой перечень заглавий произведений, на­печатанных в издании, или фамилий авторов и заглавий пуб­ликуемых произведений, а также заголовков разделов, вхо­дящих в состав произведения, с указанием страниц, с кото­рых начинаются эти разделы или произведения.

Предисловие — элемент аппарата издания, предшеству­ющий основному тексту и содержащий пояснение цели, осо­бенностей произведения и т. п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику.

Текст — тематически взаимосвязанная последователь­ность высказываний или одно высказывание, выраженное с помощью определенной системы знаков, а также письмен­ная ориентация высказываний; основная часть литератур­ного произведения, выраженная в виде связанных лексичес­ки, грамматически, логически, стилистически фраз, передаю­щая его содержание. В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомога­тельный и дополнительный. В основном тексте изложено основное содержание публикуемого произведения (произведе­ний), в отличие от текстов предисловия, послесловия и т. п.

Послесловие — элемент аппарата издания, помещенный за основным текстом, содержащий необходимые разъясне­ния, обощающие идеи, сведения об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомив­шегося с основным текстом.

Вспомогательный указатель — часть издания, отражаю­щая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспе­чивающий быстрый поиск необходимой информации. Состо­ит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия.

Приложения — справочная или документальная часть издания, помещенная в конце его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы и т. п.).

В зависимости от вида документа набор внутренних эле­ментов и их расположение могут изменяться.

2.7.3. Внешняя структура документа

Внешняя структура документа (конструкция) — это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа. Задача состоит в том, чтобы придать внешнему виду документа такую форму, которая бы вызывала у по­требителя желание (потребность) в чтении, извлечении ин­формации, покупке и т. п.

Так, основными элементами внешнего оформления кар­тографических изданий, выпущенных на листах, являются титул карты, обложка, папка, конверт, врезка. Например, ат­лас имеет такую внешнюю структуру: титульный лист, об­ложка или переплет, суперобложка, папка, шмуцтитул и аван­титул. Кинофонофотодокументы располагают следующим набором внешних элементов: этикетка, титры диафильмов и кинофильмов, упаковочный контейнер (конверт, коробка, аль­бом), рамка диапозитива, кадр.

Особое значение имеет внешний вид книжных изданий: яркая и долговечная обложка, прочный переплет, качество бумаги, количество и качество иллюстраций, размер и форма шрифта и др. придают изданию особую значимость и цен­ность.

К внешним структурным элементам книжных изданий относят: обложку, суперобложку, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр и др.

Обложка — внешнее покрытие издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соеди­няемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете — книгой в твердой обложке.

Суперобложка — дополнительная, обычно объемная об­ложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапана­ми, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рек­ламно-информационную функцию.

Переплет — прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством фор­зацев и служит для защиты блока от повреждения и загряз­нения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления.

Книжный блок — комплект скрепленных тетрадей или листов, содержащий все страницы и комплектующие детали будущего издания.

Форзац — односгибный лист бумаги, который скрепляет первую и последнюю тетради блока с переплетной крышкой.

Титульный лист — титул, заглавный лист издания (кни­ги, брошюры, продолжающегося издания и т. д.), содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличать его от лю­бого другого, служит основой для составления библиографи­ческого описания. Существуют следующие разновидности титульных листов: разворотный, распашной, контртитул, ос­новной, главный, параллельный титульный лист, авантитул.

Авантитул — первая страница книжного блока, издания, предшествующая титульному развороту и имеющая декоратив- но-композиционное значение. Он обычно содержит некоторую часть выходных сведений: издательскую марку, название серии, фамилию автора и заглавие произведения, реже эпиграф. Аван­титул еще называют выходным листом, фортитулом.

Шмуцтитул — страница с титулом (заглавием) крупной части произведения, нечто вроде подтитула.

Контртитул — левая часть разворотного титульного лис­та, содержащая сведения, относящиеся к многотомному или серийному изданию в целом, или титульные сведения на языке источника в переводном издании.

Колонтитул — справочный текст над основным текстом полосы (реже сбоку или снизу), указывающий читателю, какой материал напечатан на странице (в сборнике — какое произ­ведение и какого автора, в моноиздании — к какому разделу и подразделу произведения относится текст страницы, в сло­варе — какие слова либо слова на какие начальные буквы или букву объяснены или помещены на странице и т. д.).

Колонцифра — порядковый номер страницы или столб­ца книги, периодического издания и т. п., помещается чаще всего в верхнем или нижнем поле каждой страницы у на­ружного края полосы.

Корешок — боковая сторона книжного блока, место скреп­ления его тетрадей или листов, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной книжки.

Футляр — коробка, предназначенная для упаковки наи­более ценных изданий с целью их защиты. Различают фут­ляры для упаковки одного издания и футляры-кассеты для двух-, трехтомных изданий или комплектов изданий.

Особенности оформления внешних элементов документа зависят от его видовых характеристик, целевого и читатель­ского назначения, используемых материалов и технологии производства.

2.7.4. Реквизиты документа

Реквизиты документа — совокупность обязательных дан­ных о документе, установленных стандартом или положени­ем. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации.

Различают реквизиты-основания, определяющие число­вые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и рекви­зиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).

Основные реквизиты приводятся, как правило, в выход­ных сведениях документа.

Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.

Так, к основным реквизитам издания относятся: сведе­ния об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие (название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (18в]Ч; ^ВТ¹!); выпускные сведения. Состав рекви­зитов и их расположение зависят от вида издания.

Автор издания. Каждый документ, в т. ч. и издание, име­ет своего автора — создателя документа. Им может быть отдельное лицо или коллектив, т. е. автор бывает коллектив­ным (учреждение, организация) или индивидуальным. Ав­торы указываются на титульном листе или его обороте. Если их много (более трех), документ издается под названием, а в предисловии либо на обороте титульного листа указывается распределение обязанностей между авторами, наименование учреждений и организаций, которых они представляют.

Имена лиц, участвующих в создании издания (составите­лей, переводчиков, художников, чертежников, фотографов, ре- цензентов, членов редакционной коллегии, авторов преди­словия, вступительной статьи, послесловия, комментариев, при­мечаний, редакторов, корректоров), указывают в строго опре­деленном листе. Фамилия и инициалы научного редактора указываются на титульном листе либо на его обороте. Име­на других редакторов помещаются на обороте титульного листа или в конце книги.

Заглавие (название) издания — словесное обозначение документа. Оно выступает в качестве поискового образа до­кумента, должно быть кратким, точно отображать содержа­ние документа или его идею, правильно ориентировать по­требителей. Заглавие (название) указывают в том виде, в каком оно установлено или утверждено автором, издатель­ством или организацией, дающей разрешение на издание. Выпуск изданий без заглавия (названия) не допускается. Заглавие для всех томов, выпусков, номеров издания должно быть оформлено однотипно и отличаться от остальных све-» дений на титульном листе.

Надзаголовочные данные — сведения, помещаемые над заглавием издания: наименование организации, от имени которой выпускается издание; заглавие серии (подсерии). Эти сведения допускается переносить на контртитул или аван­титул.

Подзаголовочные данные — сведения, помещаемые под заглавием издания. Они содержат данные, характеризующие тематику, читательский адрес (для детей, учащихся, студен­тов) и целевое назначение издания (учебник, бюллетень и т. п.), порядковый номер переиздания, нумерацию томов, вы­пусков, частей, книг и т. д.

Выходные данные включают: место выпуска издания, название издательства или издающей организации и год выпуска издания. Выходные данные приводят в установлен­ном стандартом порядке.

Классификационный индекс УДК (универсальной деся- тичной классификации) или ББК (библиотечно-библиогра­фической классификации), а также авторский знак распола­гают перед аннотацией или рефератом.

Комплексный книготорговый индекс-шифр приводится на изданиях с обозначенной ценой.

Знак охраны авторского права — © — помещают в ниж­нем правом углу оборота титульного листа, при его отсут­ствии — в нижней части первой страницы с текстом.

Международный стандартный номер книги (ІвВМ) или сериального издания (ІвБК) — буквенно-цифровой код ре­гистрационного характера, предназначенный для кодирова­ния книг и сериальных изданий с целью их идентификации. Код книг включает аббревиатуру ШВЫ и, как правило, десять цифр. Код сериальных изданий включает аббревиатуру ЗББЫ и, как правило, восемь цифр. Присваивается международным и национальным агентствами по единой методике. Простав­ляется в нижнем левом углу оборота титульного листа.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и предназначен для автома­тического считывания международного стандартного номера книги КЗВКГ. В этих целях разработан штриховой код ЕАЫ-13 для книг. Он состоит из кода ШВЫ и специального кода 978 для идентификации всех книг в общей товарной массе. Код введен Международной ассоциацией по товарной нумерации (ЕА1>Т) и несет в себе ту же самую информацию, что и КЗВЫ. Штриховые коды считываются специальными оптическими устройствами.

Аннотация — краткая характеристика документа с точ­ки зрения содержания, назначения, формы и других особен­ностей. Аннотацию помещают на обороте титульного листа или на второй странице обложки.

Реферат — сокращенное изложение содержания доку­мента. Реферат должен содержать краткое, но емкое изложе­ние содержания документа. Аннотацию заменяют рефера­том и наоборот. Помещают реферат на обороте титульного листа или второй странице обложки.

Выпускные данные включают: дату сдачи оригинала в набор; дату подписания издания в печать; формат бумаги и долю листа; вид и номер бумаги; гарнитуру шрифта основ­ного текста; способ печати; объем издания в условных пе­чатных листах, приведенных к формату бумажного листа 60x90 мм; объем издания в учетно-издательских листах; ти­раж; номер заказа полиграфического предприятия; цену; на­звание и полный почтовый адрес издательства или издаю­щей организации; название полиграфического предприятия и его полный почтовый адрес.

В зависимости от вида документа состав основных рекви­зитов несколько меняется.

В книжных изданиях в состав реквизитов входят, кроме указанных выше: 1) сведения о перепечатке (переиздании);

2) авторский знак.

В нотных изданиях состав элементов дополняется госу­дарственным номером доски, но в него не входят классифи­кационные индексы и международные стандартные номера.

В периодических (кроме газет) и продолжающихся из­даниях состав основных элементов дополняется: 1) частным заглавием выпуска; 2) сведениями о редакторах, редколле­гии, составителях, художниках, корректорах; 3) нумерацией; но в этот состав не входят сведения об авторах, и в качестве международного стандартного номера указан международ­ный стандартный номер сериального издания (ШвЫ).

В газетах состав реквизитов специфичен: 1) заглавие;

2) подзаголовочные данные; 3) нумерация; 4) дата выхода но­мера; 5) сведения о редакторах и/или редколлегии; 6) вы­пускные данные.

В листовых текстовых и изобразительных (кроме откры­ток) изданиях реквизиты включают: 1) сведения об авторах, составителях, художниках, фотографах; 2) заглавие издания (произведения искусства); 3) подзаголовочные данные; 4) вы­ходные данные; 5) выпускные данные; 6) знак охраны автор­ского права (копирайт).

В открытках состав реквизитов предельно краток: 1) имя художника или фотографа; 2) выходные данные; 3) номер зака­за полиграфпредприятия; 4) знак охраны авторского права.

В аудиовизуальных документах реквизиты включают: 1) сведения об авторах; 2) заглавие; 3) сведения, относящие­ся к заглавию (сведения об ответственности, о повторности выпуска); 4) место, издателя, год выпуска; 5) количествен­ную характеристику и указание специфического вида доку­мента (сведения об объеме документа); 6) другие сведения, относящиеся к физической характеристике (размеры доку­мента, сведения о сопроводительном материале, примечания); 7) международный стандартный номер, фирменный или про­изводственный номер; 8) цену; 9) тираж.

Реквизиты документа — это его вспомогательный аппа­рат, помогающий потребителю ориентироваться в потоке до­кументной информации, а профессионалу — правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.

Поиск по сайту: