Властивості, ознаки та функції документа

1.1. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т. е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основ­ных слагаемых — информационной и материальной. От­сутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

Документ имеет двуединую природу, т. е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (ма­териальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе доку­мента является аксиомой документоведения. Содержатель­но-информационная сущность документа является главным признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной инфор­мации) и особенностей материальной конструкции. Разли­чают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отлича­ют книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т. п. Иногда к формальным признакам документа относят фор­му записи информации. Тогда различают форму материаль­но-конструктивную и семиотическую (знаковую).

Между информацией (сообщением, текстом) и материаль­ным носителем настолько тесная связь, что принято исполь­зовать особый термин «документная информация».

2. Функциональность документа, т. е. его предназначен­ность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т. е. он выполня­ет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа вы­полнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной доку­ментной коммуникации.

3 Структурность документа, т. е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной со­ставляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и мате­риальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т. п.).

Типовую структуру, т. е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функ­ционирующие в системе социальных коммуникаций доку­менты. Типовая структура документов различных видов опре­деляется специальными стандартами, положениями, инструк­циями и т. п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обще­ством функции. Связь между ними является настолько тес­ной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков и свойств документа только на­чато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

2.3. Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания.

Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обя­зательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая дол­говременную сохранность документа, возможность многократ- ного (долговременного) использования и перемещения ин­формации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источ­ники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Докумен­ты — это специально созданные человеком для коммуника­ционных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавер­шенное сообщение не может быть полноценным докумен­том. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, чер­новики, эскизы).

2.4. Функции документа

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходи­мые обществу функции.

Функция документа — это его общественная роль, соци­альное назначение, цель, задача. Документ — полифункцио- нальный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных соци­альных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно услов­но поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) спе­циальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обес­печения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции — информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, незави­симо от их типа и вида.

Информационная функция — это способность докумен­та удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным кри­терием информативности документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, за­фиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР статья — монография — учебник — энциклопе­дия: документы расположены по степени увеличения ин­формационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

Коммуникативная функция — это способность докумен­та быть информативным средством передачи, обмена, ком­муникации, общения, преемственности. Документ обеспечи­вает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и гряду­щего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями обще­ства. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориаль­ная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция — выпол­няется документами, которые созданы для целей управле­ния и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые до­кументы).

Познавательная или когнитивная функция — способ­ность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и обще­ства. Это назначение документа состоит в обеспечении обще­го и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекоменда­ции и т. п. — т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, авторефе­рат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т. е. научные документы).

Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фак­тов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обла­дают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свиде- тельствования.

Общекультурная функция — способность документа со­действовать развитию культуры общества, выступать сред­ством закрепления и передачи культурной традиции, усвое­ния системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, приня­тых в обществе (литературно-художественное, научное изда­ние, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и обще­ства в целом, сохранять информацию и передавать ее от од­ного поколения к другому. Эта функция свойственна доку­ментам-памятникам (артефактам), обладающим особой со­циально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержа­нию, форме или условиям бытования во внешней среде до­кументы).

Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использова­ния свободного времени (произведения художественной ли­тературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диа­фильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, маг­нитные фонограммы и т. п.).

К специальным функциям документа можно также от­нести статистическую, источниковую, подтверждения ав­торского авторитета и др. Количество специальных функ­ций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминиру­ющей роли одной его функции (например: учебник — учеб­ная, указ — правовая, афиша — рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрос­лых, специалистов, студентов и т. д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенци­альные возможности. От целевого и читательского назначе­ния документа зависит характер информации, содержащей­ся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет:

♦ определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

♦ правильно понять роль документной информации (в от­личие от устной, недокументной) в удовлетворении разнооб­разных читательских потребностей общества;

♦ осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным призна­кам на виды и типы);

♦ определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и ис­пользования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т. п.;

разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т. д.

Поиск по сайту: