Термінологія документознавства: сучасний стан, проблеми та перспективи розвитку цього аспекту

Одним з найважливіших питань удосконалення і розроблення досліджуваної терміносистеми є створення класифікації термінів, яка дозволить визначити її межі, склад і структуру, а також виявити всю сукупність термінологічних новоутворень, синонімічних термінів, що в більшості своїй є термінологічними бар'єрами наукової дисципліни документознавства

Іншим питанням впорядкування терміносистеми документознавства є питання відмежування документознавчих термінів від термінів галузей знань, близьких до документознавства (історії, архівознавства, джерелознавства, інформатики тощо). Ця необхідність визначається великою кількістю так званих міжгалузевих термінів. До них, передусім, відносяться терміни, які функціонують одночасно в терміносистемах документознавства (діловодства), архівознавства та інформатики з незмінною знаковою стороною, але різним значенням. В основі лежить загальне поняття, але кожна з наук виділяє особливу частину змісту цього поняття, відповідно до своїх завдань.

Ще одна науково-дослідницька тема прикладного значення — розроблення державних стандартів систем документів, які використовуються у різних галузях, як термінологічних так і технологічних; основною метою стандартів є підвищення якості документа.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін – документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства.

Підвищенню рівня організації діловодства в Україні у 1970–1980х рр. сприяло впровадження ЄДСД та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до УСОРД і мали важливе значення у покращанні організації діловодства в установах України, а також формування власної республіканської нормативної та науково-методичної бази. Систематично (до середини 1980-х рр.) на сторінках журналу "Архіви України” публікувалися матеріали з питань організації й удосконалення діловодства в Україні. Важливу роль у впровадженні результатів науково-дослідних робіт з документознавства та діловодства, узагальненні й поширенні передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ виконував Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства. Разом з тим, у республіці відчувалася потреба у науковій установі, яка б досліджувала проблеми документознавства, висококваліфікованих документознавцях, а також наукових, методичних та довідкових виданнях з діловодства.

Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов'язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД[7, c. 116-118].

Упродовж 1991-2004 рр. в Україні було створено власну нормативну базу, що регулює організацію діловодства в країні. Низка положень, що унормували керування діловодством з боку архівних установ та розкрили зміст такого керування, зафіксовано у другій редакції Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Ці положення були деталізовані в "Основних правилах роботи державних архівів України”. Основними нормативно-правовими актами з діловодства, розробленими у цей період, є Примірна інструкція з діловодства, Перелік типових документів, Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів. Серед нормативних документів слід відзначити державні стандарти та ДКУД, спрямовані на вирішення завдань уніфікації управлінської документації, а також термінологічний стандарт з діловодства й архівної справи. Разом з тим, у нормативному забезпеченні діловодства існує ряд проблем. Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв'язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

Організацію науково-методичного забезпечення діловодства у незалежній Україні пов'язано із діяльністю УНДІАСД, інших профільних інституцій, центральних та обласних державних архівів, а також служб діловодства, відповідальних за керування діловодством та архівною справою в певній галузі або на певній території. Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі "Архіви України”. Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов'язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства[2, c. 329-330].

Основними перспективними напрямами нормативного забезпечення організації діловодства в Україні слід вважати розроблення та прийняття Закону України "Про діловодство”, нормативно-правових актів, що регулюють організацію електронного діловодства, гармонізацію їх з міжнародними стандартами, зокрема, у контексті впровадження систем електронного документообігу, а також перероблення у зв'язку з цими актами основних нормативних документів, що встановлюють правила документування управлінської інформації та регламентують технологічні процеси роботи зі службовими документами.

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у:

а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією;

б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів);

в) дослідженні нових видів службових документів;

г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі.

Враховуючи велику соціальну значущість стандартизації в галузі документознавства, затверджувати стандарти мають після широкого обговорення на сторінках спеціальних періодичних видань, із залученням спеціалістів у галузі лінгвістики, документознавства, управління, документалістики, спеціалістів-практиків, оскільки стандарт є нормативним документом, що визначає оптимальні форми документа, впливає на якість професійної діяльності конкретного суб'єкта документного процесу, знімає невизначеність ситуації.

Крім цього, створюючи стандарти, потрібно пам'ятати про зв'язок між професійною підготовкою у вищих навчальних закладах і майбутньою діяльністю випускника, бо вироблення шанобливого ставлення майбутнього спеціаліста до нормативних документів закладається у ВНЗ, де працюють науковці різних профілів, які формують наукове мислення студентів і розвивають їхню творчу думку на основі системного бачення розвитку обраної спеціальності.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов'язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Зокрема, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в установі, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства (переважно у тісному зв'язку з проблемами організації архівної справи).

Поиск по сайту: