Зауваження. Зі всякого правила можуть бути виключення, тому іноді потрібно зробити відступ і зберігати, наприклад

Зі всякого правила можуть бути виключення, тому іноді потрібно зробити відступ і зберігати, наприклад, проміжні розрахункові дані. Це диктується звичайно міркуваннями продуктивності. Проте загальне правило все-таки наступне: якщо ви визначаєте яке-небудь поле в таблиці, перевірте, чи не зберігаються вже ці дані де-небудь ще. Якщо зберігаються, то їх, як правило, можна так чи інакше витягнути.

"Чому ж погано мати в таблицях поля з даними, що повторюються?" — може запитати недосвідчений у області баз даних читач. Річ у тому, що це дуже неефективний спосіб зберігання даних. І не тільки тому, що вони займають зайве місце в пам'яті. Цей аргумент останнім часом не є таким сильним, як раніше із-за значного зниження цін па мікросхеми пам'яті. Основна причина — це те, що такі дані довго вводити і важко аналізувати. Якщо случайно-прі введенні значення користувач зробив граматичну помилку або навіть просто ввів зайвий пропуск, то при запитах і угрупуваннях таке значення розглядатиметься як самостійне, і рядок, що містить це значення, не потрапить в потрібну групу або просто не буде виведена на екран. Саме тому при проектуванні структури баз даних прагнуть уникати повторення даних і створюють для них окремі таблиці. Цей процес називається нормалізацією.

Розглянемо на прикладі, як можна уникнути повторення даних ь полях таблиць. На мал. 1.1 показаний спосіб зберігання даних про учасників семінару в одній таблиці.

Мал. 1.1. Спосіб зберігання інформації в одній таблиці

Як видно з таблиці, відомості про організації (їх назви, адреси і телефони) повторюються в різних строчках таблиці.. Щоб уникнути дублювання даних, рекомендується створити дві таблиці і потім зв'язати їх. У першу таблицю включити відомості про організацію — і це буде головна таблиця. У другу (підпорядковану) будуть внесені учасники семінару і їх посади, а замість повної інформації про місце роботи — код організації, рівний порядковому номеру організації в першій таблиці (див. третій стовпець на мал. 1.2). Далі встановлюємо зв'язок між таблицями по полю "Код організації". В результаті головна таблиця приймає вигляд, показаний на мал. 1.3, де реквізити кожної організації записані один раз і (під рядком організації) можна розкрити список всіх співробітників даної організації, що відвідали семінар (про роботу з таблицями див. також гл. 2).

Якщо ви правильно визначили поля таблиць, то зв'язки між ними Access встановить сама. Для цього потрібне, щоб поля в зв'язаних таблицях, що містять співпадаючі дані (наприклад, "Код організації" на мал. 1.2), мали однакове найменування і типи даних, що узгоджуються.

Ви можете переглядати, змінювати і видаляти дані прямо в таблицях. Проте часто зручніше використовувати для цього спеціально створені екранні форми які можуть мати як табличний вигляд, коли у формі таблиці відображається відразу декілька записів, так і показувати тільки один запис у вигляді деякого бланка. У формах можна відображати інформацію відразу з декількох таблиць. В цьому випадку в основі форми буде не таблиця, а запит. Запит дозволяє об'єднувати дані з декількох зв'язаних таблиць, виконувати обчислення над даними з інших стовпців таблиці, додавати, змінювати і видаляти записи в таблицях. При цьому в більшості випадків вам не потрібно вивчати мову Access SQL, оскільки ви завжди можете подивитися той запит, який сформує для вас Access в результаті інтерактивного процесу конструювання.

Мал. 1.2. Спосіб зберігання інформації в декількох таблицях

Мал. 1.3. Зовнішній вигляд головної таблиці

Для того, щоб можна було аналізувати Access інформацію, що зберігається в базі даних, ви створюватимете різні звіти які дозволяють витягувати необхідні дані, групувати і сортувати їх в потрібному вигляді, обчислювати підсумкові значення по групах і в цілому по всіх відпрацьованих записах. Звіти можуть бути доповнені малюнками, діаграмами, змістовними коментарями, можуть бути виведені на друк, перетворені в документ Word або опубліковані на Web.

Іншим зручним засобом, яким ви можете користуватися, щоб публікувати дані у вашій мережі інтранет або Інтернет, є сторінки доступу до даних.

Вони можуть містити не тільки статичну інформацію для проглядання звітів, але можуть також мати вид динамічних сторінок, що дозволяють користувачу створювати запити до бази даних, які витягують або змінюють потрібні дані.

Для виконання всіх перерахованих операцій Access пропонує велику кількість Майстрів і Будівників, які допоможуть швидко навчитися працювати з даними і добиватися бажаних результатів, а також уникнути рутинних дій, які присутні завжди, навіть в такій творчій роботі, як розробка додатків в Access.

Відмінності між СУБД Access і електронними таблицями Excel

На перший погляд СУБД Access дуже схожа по своєму призначенню і можливостям на програму електронних таблиць Microsoft Excel. Проте між ними існують принципові відмінності.

· При роботі з електронною таблицею Excel ви можете в елемент таблиці внести будь-яку інформацію, унаслідок чого на робочому листі можна розмістити і таблицю, і текст, і малюнок. У один стовпець таблиці можуть при необхідності вноситися різні дані — числа, текст, дати. Таблиця в базі даних Access відрізняється від таблиці Excel тим, що в ній, як вже мовилося вище, для кожного поля запису визначений тип даних, тобто не можна в однін стовпець таблиці в різні рядки заносити дані різних типів.

· Access дозволяє не тільки вводити дані в таблиці, але і контролювати правильність даних, що вводяться. Для цього необхідно встановити правила перевірки прямо на рівні таблиці. Тоді яким би чином не вводилися дані — прямо в таблицю, через екранну форму або на сторінці доступу до даних, Access не дозволить зберегти в записі ті дані, які не задовольняють заданим правилам.

· З таблицями Excel зручно працювати, якщо вони містять обмежену кількість рядків. Таблиці баз даних можуть включати величезна кількість записів, і при цьому СУБД забезпечує зручні способи витягання з цієї безлічі потрібної інформації.

· Якщо всі необхідні для роботи дані ви зберігатимете в документах Word і електронних таблицях, то у міру накопичення інформації ви просто можете заплутатися у великій кількості файлів. Access дозволяє зберігати всі дані в одному файлі і здійснювати доступ до цих даних посторінковий, тобто не перевищуючи обмежень на ресурси пам'яті комп'ютера.

· У Access можливо створення зв'язків між таблицями, що дозволяє спільно використовувати дані з різних таблиць. При цьому для користувача вони представлятимуться однією таблицею. Реалізувати таку можливість в системах управління електронними таблицями складно, а іноді просто неможливо.

· Встановлюючи взаємозв'язки між окремими таблицями, Access дозволяє уникнути непотрібного дублювання даних, заощадити пам'ять комп'ютера, а також збільшити швидкість і точність обробки інформації. Для цього таблиці, що містять дані, що повторюються, розбивають на декілька зв'язаних таблиць.

· Excel дозволяє працювати декільком користувачам з одним документом, проте ці можливості дуже обмежені. Access може підтримувати одночасну роботу з базою даних 50 користувачів, при цьому всі користувачі гарантовано працюватимуть з актуальними даними.

· Access має розвинену систему захисту від несанкціонованого доступу, який дозволяє кожному користувачу або групі користувачів бачити і змінювати тільки ті об'єкти, на які йому видані права адміністратором системи, наприклад можна заборонити використання деяких команд меню, відкриття певних форм, зміна даних в таблицях або формах. Електронні таблиці теж дозволяють захистити дані паролем або вирішити тільки проглядання даних, проте ці засоби істотно простіші.

Таким чином, СУБД Access застосовується в тих випадках, коли прикладне завдання вимагає зберігання і обробки різнорідної інформації про велику кількість об'єктів і припускає можливість розрахованого на багато користувачів режиму. Прикладом може служити завдання ведення складського обліку. Електронні таблиці Excel є зручним засобом зберігання обмеженої кількості табличних даних з широкими можливостями виконання розрахунків і аналізу даних. Документи Excel призначаються, як правило, для індивідуального використання.

Поиск по сайту: