Фільтрація даних

У Microsoft Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, поле Фільтр для (Filter For) і розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр і поле Фільтр для (Filter For) є дуже простими способами відбору записів, причому найпростішим є фільтр по виділеному фрагменту — він дозволяє знайти всі записи, що містять певне значення у вибраному полі. Звичайний фільтр використовується для відбору записів по значеннях декількох полів. Поле Фільтр для (Filter For) використовується, якщо фокус введення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого застосовуватиметься як умова відбору. Для створення складних фільтрів слід використовувати вікно розширеного фільтру.

Набір записів, які були відібрані в процесі фільтрації, називається результуючим набором.

Щоб використовувати фільтр по виділеному фрагменту, необхідно:

1.У полі об'єкту в режимі Таблиці знайти значення, яке повинні містити записи, що включаються в результуючий набір при застосуванні фільтру..

2.Виділити це значення і натиснути кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet).

Зауваження

Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову застосувати збережений фільтр.

Порада

Фільтр дозволяє відбирати записи, що не містять вибраного значення. Для цього необхідно вибрати значення, натиснути праву кнопку миші і виконати команду Виключити виділене (Filter Excluding Selection).

На мал. 2.57 показаний результуючий набір, одержаний застосуванням фільтру по виділеному до таблиці "Замовлення" (Orders) демонстраційної бази даних (Northwind). Щоб отримати такий результат:

1.Відкрийте таблицю "Замовлення" в режимі Таблиці.

2.Виділіть в стовпці "Клієнт" яке-небудь значення, наприклад Ernst Handel.

3.Натисніть кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів.

Мал. 2.57. Результуючий набір записів після застосування фільтру по виділеному

Щоб відмінити фільтр, необхідно натиснути на кнопку Видалити фільтр (Remove Filter) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet) або скористатися однойменною командою контекстного меню.

Access запам'ятовує останній вживаний фільтр, тому якщо тепер натиснути на кнопку Застосування фільтру (Apply Filter) на панелі інструментів, знов будуть відібрані ті ж записи.

Кнопки Застосування фільтру (Apply Filter) і Видалити фільтр (Remove Filter) є по суті однією кнопкою, стан (натиснута, віджата) і підпис якої міняються залежно від того, встановлений чи ні фільтр для таблиці. Ще однією ознакою, по якій можна дізнатися, що в таблиці відображаються відфільтровані записи, є слово ФЛТР (FLTR) в рядку стану вікна додатку.

Для того, щоб встановити фільтр по виділеному фрагменту, можна скористатися також командою контекстного меню Фільтр по виділеному (Filter by Selection) або вибрати з меню Запису (Records) команду Фільтр, Фільтр по виділеному (Filter, Filter by Selection).

Схожою можливістю фільтрації записів володіє поле Фільтр для (Filter For). Його можна використовувати у тому випадку, коли не вдається швидко знайти зразок відбору в стовпці таблиці.

Щоб використовувати можливості поля Фільтр для (Filter For), необхідно:

1.Відкрити таблицю в режимі Таблиці.

2.Клацнути правою кнопкою миші на полі, для якого потрібно вказати умову відбору, а потім ввести значення умови відбору в поле Фільтр для (Filter For) у контекстному меню (мал. 2.58).

Мал. 2.58. Поле Фільтр для у контекстному меню

Щоб застосувати фільтр і закрити контекстне меню, потрібно натиснути клавішу <Enter>, а щоб застосувати фільтр і залишити контекстне меню відкритим — клавішу <Таb>. При цьому можна вводити в поле Фільтр для (Filter For) нові значення і після натиснення клавіші <Таb> оновлювати вміст вибірки.

Поиск по сайту: