Зауваження. Для таблиці можна вказати тільки один вираз, що визначає умови на значення

Для таблиці можна вказати тільки один вираз, що визначає умови на значення. Якщо ж необхідно накласти більше однієї умови, то в осередку властивості Умова на значення (Validation Rule) вирази можна об'єднати за допомогою оператора And.

Незалежно від того, задані умови на значення поля або запису, при спробі виходу з поточного поля, після введення даних Microsoft Access перевіряє, чи є введені дані допустимими для цього поля. Якщо значення не є допустимим, з'являється застережливе повідомлення. Для того, щоб вийти з поля, необхідно ввести правильне значення або відмінити внесені зміни.

Значення поля може виявитися неприпустимим з наступних причин.

· Значення несумісно з типом даних поля (наприклад, в числових і текстових полях або в полі дати). Якщо введено значення, не відповідне типу даних поля, Microsoft Access намагається перетворити його в правильний тип даних. Проте деякі дані не можна перетворити в дані іншого типа. Наприклад, не можна зберігати текстове значення в числовому полі.

· Дані порушують умову на значення, задана у властивості Умова на значення (Validation Rule) цього поля.

· У поле необхідно ввести дані, а вони не були введені.

Дані перевіряються також при переході на інший запис. Перед збереженням запису Microsoft Access перевіряє всі умови, задані у властивості Умова на значення (Validation Rule) записи. Крім того, якщо таблиця, в яку вносяться зміни, має ключ або унікальний індекс, то перевіряється, що змінний запис не містить в цьому полі або полях значень, співпадаючих із значеннями в інших записах таблиці. Якщо запис не можна зберегти, необхідно внести необхідні зміни або натиснути кнопку Відмінити (Undo) для відміни всіх змін, внесених в запис.

Крім перевірки умов на значення і коректності введення даних в Microsoft Access є можливість перевірки орфографії. Щоб перевірити орфографію в режимі таблиці, необхідно:

1.Вибрати записи, стовпці, поля або частину тексту поля, в яких потрібно перевірити орфографію.

2.Натиснути на кнопку Орфографія (Spelling) на панелі інструментів.

Окрім перевірки орфографії, в Microsoft Access можливо автоматичне виправлення орфографічних помилок при введенні даних. Для цього служить режим Автозаміни (AutoCorrect), який дозволяє автоматично виправляти слова, при введенні яких часто припускається помилки, а також автоматично замінювати скорочення повними значеннями. Тобто можна ввести абревіатуру, а Автозаміна сама підставить розшифроване найменування в полі. Щоб включити режим Автозаміни (AutoCorrect) необхідно:

1.Вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Параметри автозаміни (AutoCorrect Options) (мал. 2.37).

2.Встановити прапорець Замінювати при введенні (Replace text as you type).

3.У полі Замінювати (Replace) ввести зразок, який повинен замінюватися автоматично.

4.У полі на (With) ввести текст, який підставляється замість зразка.

5.Натиснути кнопку Додати (Add).

Мал. 2.37. Діалогове вікно Автозаміна

Поиск по сайту: