 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Висновки. У даному розділі ми зробили побіжний огляд того, з чим вам доведеться працювати, якщо ви хочете створити додаток в середовищі Access
|
Читайте также: |
У даному розділі ми зробили побіжний огляд того, з чим вам доведеться працювати, якщо ви хочете створити додаток в середовищі Access. Ми винесли в цей розділ ті загальні прийоми, які будуть вами використовуватися при роботі з різними об'єктами бази даних Access. У подальших розділах першої частини ви послідовно познайомитеся з кожним з цих об'єктів детальніше. Можливо цих відомостей буде досить для того, щоб вирішити ті завдання, які перед вами стоять і які спонукали вас узятися за цю книгу. Якщо ж це не так, то вам доведеться вивчити і решта" частин, щоб ваше знайомство з СУБД Access було глибшим.
Робота з таблицями
Предметом розгляду в даному розділі є таблиці — основний об'єкт Access. Список таблиць, що становлять базу даних додатку, з'являється у вікні бази даних при першому відкритті додатку. Окрім цього, Access створює системні таблиці, в яких зберігається інформація про всі об'єкти додатку, і ці таблиці при необхідності також можуть відображатися у вікні бази даних.
У даному розділі ми зупинимося на двох найважливіших аспектах роботи з таблицями:
· опис структури таблиць і установка зв'язку між ними;
· робота з даними в таблицях: введення, перегляд, зміна, пошук і т.д.
При описі структури таблиць ми спиратимемося на ті відомості з теорії баз даних, які були приведені на початку попереднього розділу, і в міру необхідності доповнювати їх. Цього буде досить для розуміння висловлюваного матеріалу.
У справжньому розділі будуть розглянуті:
· Різні способи створення таблиць, які надає Access
· Визначення полів в таблиці, властивості полів, а також властивості самих таблиць
· Способи, за допомогою яких можна задати умови перевірки коректності введення даних на рівні поля і на рівні запису
· Визначення ключових полів, установка зв'язків між таблицями, робота з схемою даних
· Створення і використання індексів
· Способи додавання, оновлення, заміни і видалення записів при роботі з таблицями
· Способи сортування даних в таблиці
· Можливості пошуку записів по значенню поля, а також заміни входжень зразка в полі
· Способи відбору даних за допомогою фільтрів, копіювання, експорту і розсилки відсортованих і відфільтрованих даних
Основні режими роботи з таблицями
У новій версії Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Зведеної таблиці (PivotTable View) і режим Зведеної діаграми (PivotChart View).
У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування і т.п. В режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів таблиці і їх типи, поля описуються, задаються їх властивості. У режимах Зведеної таблиці і Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх уявлення. Існує також додатковий режим — режим Попереднього перегляду, який дозволяє побачити розташування даних на листі перед здійсненням друку таблиці.
Для швидкого переходу з одного режиму в іншій служить кнопка Вигляд (View) на панелях інструментів Таблиця в режимі таблиці (Table Datasheet), Конструктор таблиць (Table Design), Зведена таблиця (PivotTable) і Зведена діаграма (PivotChart). Щоб перейти з режиму в режим, досить натиснути цю кнопку.
Відкрити таблицю в режимі Таблиці можна декількома способами:
· двічі клацнути мишею на імені таблиці в списку таблиць у вікні бази даних;
· виділити таблицю в списку таблиць у вікні бази даних і натиснути кнопку Відкрити (Open) у верхній частині вікна бази даних;
· клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці і з контекстного меню вибрати команду Відкрити (Open).
У будь-якому випадку на екрані з'явиться вікно з вмістом таблиці (мал. 2.1).
Мал. 2.1. Таблиця "Клієнти", відкрита в режимі Таблиці
У верхній частині таблиці розташовуються імена полів (осередків, що знаходяться в одному стовпці таблиці), нижче слідують записи (рядки таблиці), у які вносяться дані. Один запис завжди є поточним і поряд з нею розташований покажчик поточного запису (стрілка в полі виділення в лівій частині вікна). У нижній частині вікна розташовані кнопки навігації що дозволяють переміщати покажчик поточного запису по таблиці (на перший запис, на попередній запис, на наступний запис, на останній запис). Там же знаходяться поле номера поточного запису, кнопка створення нового запису і покажчик загальної кількості записів в таблиці. Для створення нового запису також служить останній рядок таблиці, відмічений в полі виділення зірочкою (на мал. 2.1 вона не видно).
Горизонтальна смуга прокрутки полів таблиці дозволяє побачити ті поля таблиці, які не помістилися у вікно таблиці. Аналогічно вертикальна смуга прокрутки записів таблиці дозволяє побачити записи, що знаходяться за межами вікна.
У верхній частині вікна додатку з'являється стандартна панель інструментів Таблиця в режимі Таблиці (Table Datasheet). Призначення кнопок цієї панелі і відповідні їм команди меню описані в табл. 2.1.
Таблиця 2.1. Панель інструментів Таблиця в режимі Таблиці
| Кнопка | Опис | Команда меню |
| Вигляд (View) | Відображення таблиці в різних режимах. Щоб змінити режим відображення таблиці, натисніть стрілку справа від кнопки і в списку ви-, що з'явився діліть потрібний елемент. Якщо просто натиснути цю кнопку, таблиця буде відображення в режимі Таблиці | Вигляд, Режим таблиці(View, Datasheet View) |
| Зберегти (Save) | Збереження активної таблиці | Файл, Зберегти(File, Save) |
| Знайти (Search) | Пошук документів за змістом | Файл, Знайти (File |
| Search) | ||
| Друк (Print) | Друк таблиці без відкриття діалогово-го вікна Друк | Ні |
| Попередній перегляд(Print Preview) | Попередній перегляд розміщення таблиці на листі перед друком | Файл, Попередній перегляд(File, Print Preview) |
| Орфографія(Spelling) | Перевірка орфографії в текстових полях таблиці | Сервіс Орфографія(Tools, Spelling) |
| Вирізувати (Cut) | Видалення виділених об'єктів з таблиці в буфер обміну Windows | Правка, Вирізувати(Edit, Cut) |
| Копіювати (Сміттю) | Копіювання виділених об'єктів в буфер обміну | Правка, Копіювати(Edit, Copy) |
| Вставити (Paste) | Вставка вмісту з буфера обміну | Правка, Вставити (Edit, Paste) |
| Формат за зразком (Format Painter) | Копіювання параметрів форматування з одного виділеного об'єкту в інший такого ж типа | Ні |
| Кнопка | Опис | Команда меню | |||
| Відмінити (Undo) | Відміна останніх дій | Правка, Відмінити (Edit, Undo) | |||
| Додати гіперпосилання (Insert Hyperlink) | Вставка поля типу "гіперпосилання" | Вставка, Гіперпосилання (Insert, Hyperlink Column) | |||
| Сортування за збільшенням (Sort Ascending) | Сортування записів за збільшенням значень в активному полі | Записи, Сортування, Сортування за збільшенням (Records, Sort, Sort Ascending | |||
| Сортування по убуванню (Sort Descending) | Сортування записів по убуванню значень в активному полі | Записи, Сортування, Сортування по убуванню (Records, Sort, Sort Descending | |||
| Фільтр по виділеному (Filter by selection) | Відбір записів, відповідних виділеному фрагменту | Записи, Фільтр, Фільтр по виділеному (Records, Filter, Filter by selection) | |||
| Змінити фільтр (Filter by form) | Відображення діалогового вікна для введення критеріїв відбору записів | Записи, Фільтр, Змінити фільтр (Records, Filter, Filter by form) | |||
| Застосування фільтру (Apply filter) | Відображення відфільтрованих записів | Записи, Застосувати фільтр (Records, Apply filter) | |||
| Знайти (Find) | Пошук запису по заданих критеріях пошуку | Правка, Знайти (Edit, Find) | |||
| Новий запис (New Record) | Додавання нового запису в таблицю | Вставка, Новий запис (Insert, New Record) | |||
| Видалити запис (Delete Record) | Видалення поточного запису з таблиці | Правка, Видалити запис (Edit, Delete Record) | |||
| Вікно бази даних (Database Window) | Відображення вікна бази даних | Вікно, 1 (Window, 1) | |||
| Новий об'єкт (New Object) | Створення нового об'єкту бази даних. Щоб вибрати тип створюваного об'єкту, натисніть стрілку праворуч від кнопки | Ні | |||
| Довідка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) | Виклик помічника і отримання довідки по ACCESS | Довідка, Довідка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help) |
Відкрити таблицю в режимі Конструктора можна одним з двох наступних способів:
· виділити таблицю в списку таблиць у вікні бази даних і натиснути кнопку Конструктор (Design) у верхній частині вікна бази даних;
· клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці і з контекстного меню вибрати команду Конструктор (Design).
Після виконання вказаних дій на екрані з'явиться вікно таблиці в режимі Конструктора, а також панель інструментів Конструктор таблиць (Table Design) (мал. 2.2).
Мал. 2.2. Таблиця "Клієнти", відкрита в режимі Конструктора
Вікно таблиці в режимі Конструктора складається з двох панелей.
· Верхня панель містить таблицю з трьох стовпців: Ім'я поля (Field Name), Тип даних (Data Type) і Опис (Description). У стовпці Ім'я поля (Field Name) містяться імена полів таблиці, в стовпці Тип даних (Data Type) указується тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов'язковим.
· На нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів: Загальні (General) і Підстановка (Lookup), а також область контекстної довідки.
Ключове поле таблиці позначається спеціальним значком — ключик в полі виділення в лівій частині вікна. Щоб виділити поле, достатньо просто клацнути мишею по рядку, в якому описується дане поле. При цьому в нижній частині вікна будуть показані параметри саме для цього поля. Переміщатися між стовпцями у верхній панелі вікна можна за допомогою клавіші <Таb>, а для переміщення за списком полів вгору і вниз користуйтеся клавішами із стрілками. За допомогою клавіші <F6> можна переміщатися між панелями.
У верхній частині вікна додатку з'являється стандартна панель інструментів Конструктор таблиць. Розглянемо основні кнопки цієї панелі інструментів (описуються тільки кнопки, унікальні для даного режиму).
· Ключове поле (Primary Key) — додає в таблицю ключове поле або видаляє його.
· Індекси (Indexes) — відкриває вікно редагування індексів.
· Вставити рядки (Insert Rows) — дозволяє додавати поля в таблицю.
· Видалити рядки (Delete Rows) — дозволяє видаляти поля з таблиці.
· Властивості (Properties) — відкриває вікно властивостей таблиці.
· Побудувати (Build) — відкриває вікно Будівника полів.
Решта кнопок на цій панелі ті ж самі, що і на описаній раніше панелі Таблиця в режимі таблиці (Table Datasheet).
Новий режим — Зведеної таблиці — дозволяє представляти табличні дані в зручнішому і осяжному вигляді. Зведена таблиця дозволяє групувати, підсумовувати або якимсь іншим чином обробляти дані із звичайної таблиці Access. Цей режим є з одного боку аналогом зведених таблиць в Excel, а з іншого боку — розвитком вже давно використовуваних в Access перехресних запитів.
Режим Зведеної діаграми тісно пов'язаний із зведеною таблицею. Це просто графічне представлення зведеної таблиці. У попередніх версіях Access діаграми могли використовуватися тільки в звітах. Тепер вони стали динамічними, і є можливість створювати ці діаграми і управляти ними в інтерактивному режимі прямо на екрані монітора.
Проте хоча можна створити зведену таблицю для звичайної таблиці Access, на наш погляд, найбільш ефективний цей режим для запитів і форм. Таблиці Access, якщо вони правильно спроектовані, як правило, не бувають складними. А ось запити і форми звичайно збирають інформацію з різних таблиць. І тому саме для аналізу цих даних зручно створювати зведені таблиці і діаграми. З цієї причини ми поки відкладемо розгляд справжніх режимів і повернемося до ним в другій частині книги, коли говоритимемо про побудову складних запитів і форм. А в даному розділі ми детально зупинимося на перших двох режимах.
Поиск по сайту: