Визначення полів

При створенні таблиць в режимі Конструктора доводиться задавати імена таблиць і полів в таблицях. При цьому необхідно дотримуватися ряду правил.

· Імена полів в таблиці не повинні повторюватися, тобто повинні бути унікальними.

· Імена полів можуть містити не більше 64 символів, включаючи пропуски.

· Бажано уникати вживання імен полів, співпадаючих з іменами вбудованих функцій або властивостей Microsoft Access (наприклад, Name — ім'я).

· Ім'я поля не повинне починатися з пропуску або символу, що управляє (коди ASCII 00-31).

· Імена полів можуть містити будь-які символи, включаючи букви, цифри, пропуски, спеціальні символи, за винятком крапки (.), знаку (!), оклику, апострофа (') і квадратних дужок ([) (]).

Ці ж правила дійсні і для імен таблиць, а також інших об'єктів Microsoft Access.

Порада

Рекомендується не використовувати дуже довгі імена, оскільки вони погано запам'ятовуються, і не включати в імена велика кількість пропусків, особливо якщо з іменами передбачається працювати за допомогою процедур Visual Basic for Application. Щоб слідувати цій рекомендації і при цьому одержувати зрозумілі імена, можна або використовувати замість пропусків між словами знак підкреслення (_), або писати всі слова злито, але кожне починати із заголовної букви.

Після введення імені поля необхідно задати тип даних, які знаходитимуться в цьому полі. Найбільш зручним способом є вибір типу із списку, але найменування типу можна ввести і уручну. Звичайно при ручному введенні Конструктор автоматично пропонує закінчити назву типу, що вводиться. У Microsoft Access є наступні типи даних:

· Текстовий (Text) — символьні або числові дані, що не вимагають обчислень. Поле даного типа може містити до 255 символів. Розмір текстового поля задається за допомогою властивості Розмір поля (FieldSize), у якому указується максимальна кількість символів, які можуть бути введені в дане поле. При необхідності ввести рядок більшого розміру, ніж вказано в даній властивості, треба значення властивості змінити, оскільки місце під додаткові символи не резервується. Незалежно від довжини текстового поля воно зберігається в базі даних Access в записі змінної довжини. Access не займає пам'ять під невживану частину текстового поля в записі, що зменшує загальний розмір бази даних.

· Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO призначене для введення текстової інформації, що за об'ємом перевищує 255 символів. Таке поле може містити до 65 535 символів. Цей тип даних відрізняється від типу Текстовий (Text) тим, що в таблиці зберігаються не самі дані, а посилання на блоки даних, що зберігаються окремо. За рахунок цього прискорюється обробка таблиць (сортування, пошук і т. п.). Поле типу MEMO не може бути ключовим або проіндексованим.

Порада

Не використовуйте поле типу MEMO, якщо потрібно буде сортувати записи таблиці по даному полю — це неможливо. Якщо 255 символів не достатньо для зберігання всіх даних, доведеться розбити його на два або три текстові поля.

· Числовий (Number) — числовий тип застосовується для зберігання числових даних, використовуваних в математичних розрахунках. Має багато підтипів. Від вибору підтипу (розміру) даних числового типа залежить точність обчислень. Для установки підтипу числових даних служить властивість Розмір поля (FieldSize). Дані цього типа можуть міститися в 1, 2, 4, 8 або 16 байтах. Звичайно за умовчанням використовується підтип Довге ціле (Longlnteger), який займає 4 байти і є числом в межах від -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Але, окрім цього типа, можна вказати Байт (Byte) — 1 байт, Ціле (Integer) — 2 байти, Одинарне з плаваючою крапкою (Single) — 4 байти, Подвійне з плаваючою крапкою (Double) — 8 байтів, Десяткове (Decimal) — 12 байтів, Код реплікації (Replication ID) — 16 байтів.

· Дата/Час (Date/Time) — тип для представлення дати і часу. Дозволяє вводити дати з 100 по 9999 рік. Розмір поля — 8 байтів. Дати і час зберігаються в спеціальному фіксованому числовому форматі. Дата є цілою частиною значення поля типу Дата/Час, а час — його дробовою частиною. Access надає великий вибір форматів відображення дати і часу.

· Грошовий (Currency) — тип даних, призначений для зберігання даних, точність представлення яких коливається від 1 до 4 десяткових знаків. Ціла частина даного типа може містити до 15 десяткових знаків.

· Лічильник (AutoNumber) — поле містить 4-байтний унікальний номер, визначуваний Microsoft Access автоматично для кожного нового запису або випадковим чином, або шляхом збільшення попереднього значення на 1. Значення полів типу лічильника оновлювати не можна. Максимальне число записів в таблиці з полем лічильника не повинне перевищувати двох мільярдів.

· Логічний (Yes/No) — логічне поле, яке може містити тільки два значення, що інтерпретуються як Да/Нет, Істина/Брехня, Включено/Выключено. Поля логічного типа не можуть бути ключовими, але їх можна індексувати.

Увага

Access використовує величину -1 для представлення значення Істина і величину 0 — для значення Брехня.

· Поле об'єкту OLE (OLE object) — містить посилання на OLE-об'єкт (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, малюнок і т. п.). Об'єм об'єкту обмежується наявним у наявності дисковим простором. Тип об'єкту OLE не указується у властивостях поля об'єкту OLE. Він залежить від додатку, використаного для створення об'єктів OLE, які зберігаються в цьому полі. Пакувальник об'єктів дозволяє упроваджувати файли, створені додатками, які не є серверами об'єктів OLE. Наприклад, він дозволяє упровадити текстові файли як об'єкти в таблиці ACCESS. У полі об'єкту OLE можуть зберігатися довільні дані, у тому числі і дані декількох типів. Це дозволяє обійти основне обмеження реляційних баз даних, яке вимагає, щоб в кожному полі зберігалися дані тільки одного типа.

· Гіперпосилання (Hyperlink) — дає позможность зберігати в полі посилання, за допомогою якого можна посилатися на довільний фрагмент даних усередині файлу або Web-сторінки на тому ж комп'ютері, в інтранет або в Інтернет. Гіперпосилання складається з чотирьох частин: текст, що відображається, адреса (шлях до файлу або сторінки), додаткова адреса (положення усередині файлу або сторінки) і текст спливаючої підказки. Кожна частина гіперпосилання може містити до 2048 символів. Поле типу Гіперпосилання не може бути ключовим або індексованим.

У полі типу можна також вибрати значення Майстер підстановок (Lookup Wizard), який запускає Майстра підстановок (Lookup Wizard), що створює поле підстановок. Поле підстановок дозволяє вибирати значення поля із списку, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. (Про поле підстановок ми детально говоритимемо пізніше в разд. "Використання Майстра підстановок" даного розділу.)

Як тільки ви вибираєте тип даних для поля, так на нижній панелі вікна відображається список властивостей цього поля. Даний список залежить від типу поля. Для того, щоб переглянути або змінити властивості конкретного поля таблиці необхідно:

1. Виділити потрібне поле таблиці (тобто встановити курсор в рядок з ім'ям поля) у вікні Конструктора.

2. Розкрити вкладку Загальні (General) для проглядання загальних властивостей поля або вкладку Підстановка (Lookup) для проглядання параметрів підстановки.

Розглянемо основні властивості полів для кожного типу даних.

Поиск по сайту: