Зауваження. Якщо ці ярлики не видно, необхідно відкрити вікно Параметри(Options) (за допомогою команди Сервіс, Параметри(Tools

Якщо ці ярлики не видно, необхідно відкрити вікно Параметри (Options) (за допомогою команди Сервіс, Параметри (Tools, Option),) потім розкрити вкладку Вигляд (View) і встановити прапорець нові ярлики об'єктів (New Object Shortcuts).

Якщо ви не відображаєте ярлики нових об'єктів у вікні бази даних, то для створення нової таблиці потрібно розкрити список таблиць, клацнувши по ярлику Таблиці (Tables) на панелі об'єктів вікна бази даних, і потім натиснути кнопку Створити (New). Тоді з'явиться діалогове вікно Нова таблиця (New Table), у якому ви і повинні вибрати спосіб створення таблиці (мал. 2.4).

Мал. 2.4. Діалогове вікно Нова таблиця

І, нарешті, на панелі інструментів Access розташована кнопка Новий об'єкт (New Object). Якщо клацнути мишею по стрілці, яка знаходиться на ній справа, і вибрати з меню об'єкт Таблиця (Table), то відкриється те ж діалогове вікно Нова таблиця (New Table).

Для створення нової таблиці можна скористатися будь-яким з описаних способів. Звичайно створення таблиць шляхом введення даних використовують тоді, коли структура таблиці дуже проста, наприклад довідник. Тоді Access сама здогадується про те, як встановити властивості полів. Потім можна перемкнути таблицю в режим Конструктора і подивитися, як ці властивості будуть встановлені. Використання Майстра таблиць виправдане, якщо потрібно створити якусь типову таблицю, користуючись шаблонами, які він запропонує. Режим Конструктора найчастіше застосовується користувачами і може вам теж потрібно для проглядання структури таблиці або для зміни даної структури. Тому знати його недаремний.

Створення таблиці шляхом введення даних

Якщо вам важко відразу визначити структуру таблиці, Microsoft Access дозволяє створити таблицю шляхом введення даних у вікно з традиційною табличною формою (мал. 2.5).

Мал. 2.5. Створення таблиці шляхом введення даних

Для цього необхідно:

1.Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в ньому відкрити список таблиць.

2.Виділити в списку таблиць ярлик Створення таблиці шляхом введення даних (Create table by entering data) і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. З'явиться порожня таблиця із стандартними назвами стовпців: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) і т.д. За умовчанням для створення таблиці надається десять полів.

3.У поля цієї таблиці потрібно ввести необхідні дані. Тип даних в одному полі (стовпці) у всіх записах повинен бути однаковим.

4.Можна ввести свої власні заголовки стовпців, для чого клацнути правою кнопкою миші по заголовку стовпця і виберіть з контекстного меню команду Перейменувати стовпець (Rename Column). Після цього стандартне назван-іє стовпця підсвічується, і ви можете вводити свою назву.

5.Після закінчення введення даних натиснути кнопку Закрити (у верхньому правому кутку вікна таблиці).

6.У відповідь на питання Зберегти зміни макету або структури таблиці <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?) натиснути кнопку Так (Yes).

7.У вікні Збереження (Save As) у полі Ім'я таблиці (Table Name) ввести ім'я нової таблиці і натиснути кнопку ОК (мал. 2.6).

Мал. 2.6. Діалогове вікно Збереження

8.Microsoft Access видасть повідомлення Ключові поля не задані (There is no primary key defined) і питання Створити ключове поле зараз? (Do you want to create а primary key now?). Натиснути кнопку Немає (No), якщо одне або декілька полів в таблиці можуть однозначно ідентифікувати записи в таблиці і служити первинним ключем, або кнопку Так (Yes), і тоді Access створить додаткове поле, яке зробить ключовим. До визначення ключового поля таблиці ми ще повернемося в разд. "Визначення ключових полів" даного розділу.

У списку таблиць з'явиться нова таблиця, яка міститиме введені дані. Таблиця при цьому створюється автоматично. Поля її матимуть або стандартні назви, або ті, які ви ввели, а їх типи визначатимуться за введеними даними. У випадку, якщо в один стовпець були введені дані різних типів, наприклад числа, дати і текст, тип поля визначається як Текстовий (Text).

Введення даних в таблицю Access мало чим відрізняється від введення в таблицю Excel. Для переходу між полями ви можете використовувати клавішу <Таb>. Дані, введені в поточний рядок, зберігаються при переході до наступного рядка. Детальніше режим введення і зміни даних в режимі таблиці описаний в разд. "Введення і перевірка даних" даного розділу.

Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць

Тепер ми познайомимося з режимом Конструктора. У режимі Конструктора таблиці створюються шляхом завдання імен полів, їх типів і властивостей. Щоб створити таблицю в режимі Конструктора, необхідно:

1.Двічі клацнути лівою кнопкою миші на ярлику Створення таблиці за допомогою конструктора (Create table in Design View) або натиснути на кнопку Створити (New) у верхній частині вікна бази даних, вибрати із списку у вікні Нова таблиця (New Table) елемент Конструктор (Design View) і натиснути кнопку ОК. У тому і в іншому випадку відкриється порожнє вікно Конструктора таблиць (мал. 2.14).

Мал. 2.14. Вікно нової таблиці в режимі Конструктора

2.У вікні Конструктора таблиць в стовпець Ім'я поля (Field Name) ввести імена полів створюваної таблиці.

3.У стовпці Тип даних (Data Type) для кожного поля таблиці вибрати із списку, що розкривається, тип даних, які міститимуться в цьому полі.

4.У стовпці Опис (Description) можна ввести опис даного поля (не обов'язково).

ПОРАДА

Хоча Access не вимагає, щоб для поля вводився опис, ми рекомендуємо не економити час і описати більшість полів в таблицях. При виборі поля у формі або таблиці цей опис виводиться в рядку стану вікна додатку. Тому воно може служити довідкою для користувача вашого додатку.

5.У нижній частині вікна Конструктора таблиць на вкладках Загальні (General) і Підстановка (Lookup) ввести властивості кожного поля або залишити значення властивостей, встановлені за умовчанням.

6.Після опису всіх полів майбутньої таблиці натиснути кнопку Закрити (у верхньому правому кутку вікна таблиці).

7.На питання Зберегти зміни макету або структури таблиці <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?), натиснути кнопку Так (Yes).

8.У вікні Зберегти як (Save As) у полі Ім'я таблиці (Table Name) ввести ім'я створюваної таблиці і натиснути кнопку ОК.

9.У відповідь на. повідомлення Ключові поля не задані (There is no primary key defined) і питання Створити ключове поле зараз? (Do you want to create а primary key now?) натисніть кнопку Та (Yes) якщо ключове поле необхідне, або кнопку Немає (No) якщо такого не вимагається.

Після вказаних дій в списку таблиць у вікні бази даних з'являться ім'я і значок нової таблиці. Ввести дані в створену таблицю можна, відкривши таблицю в режимі Таблиці.

Існують також і інші варіанти, створення таблиць. Можна, наприклад, створити таблицю за допомогою запиту на створення таблиці (див. гл. 8).

Можна створювати таблиці шляхом імпорту з інших баз даних або створюючи зв'язки з такими зовнішніми таблицями (див. гл. 3).

Поиск по сайту: