Зауваження. Іноді при видаленні даних потрібно видалити пов'язані з ними дані з інших таблиць

Іноді при видаленні даних потрібно видалити пов'язані з ними дані з інших таблиць. Якщо при визначенні зв'язку між таблицями був встановлений прапорець каскадне видалення зв'язаних записів (Cascade Delete Related Records), те це видалення виконується автоматично, інакше Access не дозволить видалити дані в головній таблиці, якщо для них існують зв'язані записи в підлеглій таблиці.

Контроль і перевірка введених даних

Microsoft Access може здійснювати перевірку даних, що вводяться в поле або запис таблиці. Щоб перевірити значення, що вводиться в поле або запис, необхідно задати умову на значення. Крім того, можна вказати текст повідомлення, яке повинне з'явитися на екрані, якщо введені дані не відповідають даній умові. У Microsoft Access існує два типу умов на значення:

· умови на значення поля;

· умови на значення запису.

Дуже важливо, що обидва типу умов вводяться в систему на рівні таблиці. Це означає, що перевірка даних, що вводяться, на відповідність цим умовам виконуватиметься незалежно від способу введення даних, будь то пряме редагування записів в режимі Таблиці, або імпорт (копіювання) з іншої таблиці, або редагування запису у формі (на сторінці доступу до даних). Це дозволяє надійно захищати дані від помилок введення.

Умова на значення поля дозволяє забезпечити введення коректних даних в полі запису. Перевірка введеного значення здійснюється при переході до іншого поля або іншого запису. Якщо введене значення не відповідає заданій умові, на екран виводиться повідомлення, вказане користувачем, або стандартне повідомлення, якщо користувач не визначив своє. Щоб визначити умову на значення поля, необхідно:

1.Відкрити таблицю в режимі Конструктора.

2.У верхній частині вікна вибрати потрібне поле.

3.Відкрити на панелі властивостей поля вкладку Загальні (General) і вибрати властивість Умова на значення (Validation Rule), а потім ввести необхідну умову. Задати умову на значення можна за допомогою Будівника виразів (мал. 2.35), натиснувши на кнопку Будівника справа. Вирази, використовувані в умовах, повертають значення Істина (True), і в цьому випадку дані коректні, або Брехня (False) — дані некоректні. Одним з найпростіших виразів, який може зустрітися в умові, є > 0, тобто в поле можуть вводитися тільки позитивні числа. Для введення складніших виразів потрібно знати правила побудови виразів в Access. Ці правила, а також правила користування Будівником виразів, детально викладені в разд. "Створення виразів за допомогою Будівника виразів" гл. 4.

4.Вибрати властивість Повідомлення про помилку (Validation Text) і ввести повідомлення, яке виводитиметься на екран, якщо дані не відповідають заданій умові.

Якщо умова на значення накладається на полі, яке вже містить дані, то при збереженні таблиці Microsoft Access видасть питання, чи потрібно застосовувати нову умову до існуючих даних.

Поиск по сайту: