Загальна побудова і зміст облікового процесу

За аналогією до виробничого процесу, де з різних вхідних (си­ровинних та інших) даних отримують готовий продукт, обліко­вий процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобто технологічний процес, де з вхідних даних у результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників.

Як відомо з різних курсів бухгалтерського обліку (теорія, фі­нансовий облік тощо), у такому обліку фіксуються виробничі та правові аспекти господарювання. Вони характеризують відповід­ні аспекти суспільних відносин, які виникають у зв'язку з рухом об'єктів господарювання під впливом господарських процесів і дій суб'єктів господарювання. Ось чому потрібна юридична до­казовість бухгалтерських записів, яка досягається спостережен­ням, сприйняттям, вимірюванням і фіксуванням фактів.

За своїм характером технологія бухгалтерського обліку поді­ляється на три етапи доказовості: первинний, вторинний та тре­тинний. Кожному з них притаманні свої елементи й прийоми доказовості та, відповідно, характеристики технологій обліку як процесу. Складові цих елементів на окремих етапах бух­галтерського облікового процесу були докладно вивчені в теорії бухгалтерського обліку, тепер вони потрібні як складові предме­та та об'єктів організації.

Основу технології облікового процесу становлять операції, які поділяються на три види (категорії): ме­ханічні, переробні, творчі. Такий поділ дає змогу вдосконалюва­ти структуру облікового процесу, визначати виконавчі місця, правильно організовувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.

Сукупність операцій формує інформаційну процедуру. Кілька інформаційних процедур утворюють облікову фазу обробки. Фа­зи формують облікові ділянки, що визначають обліковий процес, його етапи. Основними етапами облікового процесу, як уже за­значалося, є первинний, поточний і підсумковий.

При організації технології облікового процесу слід відрізняти технологічні прийоми, які відображають обробку інформації, від методологічних правил, що визначають метод обліку. Це дуже важливо в разі застосування ЕОМ (персональних комп'ютерів), коли значну частку облікових робіт здатна виконати машина (табл. 3.1)

Таблиця 3.1

ВИДИ РОБІТ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ ТА ПИТОМА ВАГА МОЖЛИВОСТЕЙ ЇХ АВТОМАТИЗАЦІЇ

Виконання облікових робіт за допомогою ЕОМ призводить до значних змін у технології, операціях, процедурах, фазах, проте структурна побудова обліку при цьому не змінюється.

Конкретизація технології облікового процесу в кожному окремому випадку залежить від складу об'єктів управління, су­купності операцій, технічних засобів обробки та перетворення даних на систему показників.

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних ас­пектах.

Склад цих блоків та об'єктів управління визначається за галу­зевим принципом (промисловість, сільське господарство, будів­ництво тощо), рівневою ієрархією (бригада, дільниця, цех, фер­ма, підприємство, асоціація) та іншими ознаками господарської ланки.

У межах основних господарських формувань — підприємств середнього масштабу — на організацію технології облікового процесу впливають вид діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (перервна або безпе­рервна).

Водночас у будь-якому господарстві обліковий процес як тех­нологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, по­точного та підсумкового. На кожному етапі основні об'єкти організації облікового процесу такі: 1) облікові номен­клатури; 2) носії облікових номенклатур; 3) рух носіїв; 4) техно­логія облікового процесу забезпечення останнього.

Першим етапом облікового процесу є первинний облік.

Сприйняття та вимірювання як складові етапу можливі лише тоді, коли об'єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових но­менклатур, що є, як відомо, першим об'єктом організації первин­ного обліку.

Організація облікових номенклатур включає два види робіт: вибір (або формування) та складання переліку.

Фіксування облікової номенклатури (даних) відбувається на будь-якому носії (документі або його заміннику), що потребує попереднього їх добору.

Документи з огляду на їх велику кількість і різноманітність потрібно систематизувати. Звідси окремим питанням організації первинного обліку є формування за кожною окремою темою аль­бомів первинних документів.

Сприйняття, вимірювання та фіксування господарських фактів здійснюються виконавцями в різні періоди. Тому, організуючи пер­винний облік, заздалегідь визначають рух первинних документів.

Досвід показує, що на утворення первинних носіїв інформації (документів) витрачають приблизно 40—60 % загального часу, а отже, на цьому етапі облікового процесу слід максимально ско­ротити трудові витрати.

Важливим аспектом організації первинного обліку є забезпе­чення його нормального функціонування, для чого потрібні засо­би організаційної техніки, обчислювальна техніка, носії інфор­мації.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в сис­темі рахунків — в облікових реєстрах) — другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Це свідчить про те, що його організація є дуже важливою.

Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію та за­пис даних первинного обліку, тобто носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та перегрупування їх з метою отримати по­трібну результатну інформацію.

Багато операцій поточного обліку можна умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, відні­мання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегру­пування даних. Кожний вид операцій складається з окремих ро­біт, кількість яких залежить від конкретних умов і насамперед від технічної озброєності працівників обліку, наявності обчислю­вальної техніки, її виду, типу.

Поточний облік як частина облікового процесу містить ті ор­ганізаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт ор­ганізації. Цими елементами є облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники), носії облікових номенклатур (облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу); документообіг та забезпечення облікового процесу.

Кожний об'єкт організації являє собою різні види робіт. їх зміст і відрізняє ці об'єкти від об'єктів організації первинного обліку, які мають ту саму назву. Нового змісту набувають номен­клатури поточного обліку. Основними видами носіїв інформації (номенклатури) є облікові реєстри.

Бухгалтерський облік не лише інформує про стан і зміни гос­подарства, його елементи та здійснює контроль за наявністю, ру­хом, використанням об'єктів господарювання, а й виконує функ­цію оцінювання результативності роботи. Таке оцінювання від­бувається на підставі узагальнення даних на підсумковому етапі. Цей етап облікового процесу дає змогу діставати дані про ре­зультати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балан­совим узагальненням (звітністю). Це завершальний етап обліко­вого процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану су­купність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період.

Організація підсумкового обліку залежить від якості організа­ції перших двох етапів.

Формування підсумкових показників, складання балансу пері­оду та звітних форм — це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

Складність організації цього етапу облікового процесу поля­гає ще й у тому, що, крім облікових даних, показників первинно­го та поточного обліку, необхідні дані планування, нормування, фінансів (бюджетування), оперативного та статистичного обліку, а також попередніх звітних періодів. Наявність цих даних і показ­ників дає змогу не лише оцінити результати роботи господарства, а й виявити тенденцію розвитку. На цьому етапі облікового про­цесу до роботи залучають працівників інших економічних служб господарства — планової, праці, фінансової.

Підсумковий облік як етап облікового процесу визначає об'єк­ти, які мають бути організовані: номенклатуру, носії номенклату­ри, рух носіїв та забезпечення обліку.

Отже, технологія облікового процесу в усіх випадках перед­бачає такі об'єкти організації, як номенклатура, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те, що зазначені об'єкти використовуються на всіх трьох етапах обліко­вого процесу — первинному, поточному і підсумковому.

Поиск по сайту: