Тема 11 ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Современные организации как часть общества разнообразными отношениями связаны с внешней средой.

Можно выделить основные особенности и характеристики влияния внешней среды на организацию:

· Сложность внешней среды – совокупность факторов, на которые организация должна реагировать.

· Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

· Взаимосвязанность факторов – уровень силы, с которой изменения одного фактора воздействуют на другие факторы.

· Неопределенность внешней среды – относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности и достоверности.

·

Внешняя среда – это силы, внешние по отношению к организации, которые воздействуют на ее результативность.

Схема 17 Классификация внешней среды организации

по ее свойствам и средам воздействия

Любая организация существует в тесном единстве с внешним окружением, которое играет большую роль в ее жизни, так как служит источником ресурсов, необходимых для поддержания деятельности. Организация получает сырье, энергию, информацию, человеческие и другие ресурсы из внешней среды, преобразует их в продукты или услуги и передает во внешнюю среду. Она находится в процессе постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность существования и развития.

Внешняя среда оказывает разнообразное влияние на организацию, которое может проявляться в различных формах, предоставляя благоприятные условия и возможности для эффективного функционирования либо создавая угрозы для ее существования.

Можно выделить две составляющие внешней среды, по-разному влияющие на организацию: макроокружение и непосредственное окружение.

Макроокружение является частью внешней среды, общей для всех организаций. К нему относятся факторы косвенного воздействия, которые не оказывают прямого влияния на деятельность организации, но сказываются на ней:

· научно-технический прогресс;

· экологическая среда;

· социально-культурная сре6да;

· политическая обстановка;

· международная жизнь;

· правовая среда;

· природно-географические факторы;

· демографическая ситуация и т.д.

Компоненты макроокружения тесно связаны между собой и оказывают друг на друга взаимное влияние. Изменение состояния одних компонентов оказывает воздействие на другие части макросреды, что может привести к их изменению и усилению влияния на организацию. Так ухудшение экономической ситуации, как правило, приводит к ухудшению социальных условий жизни. Экологическая среда может быть улучшена в результате изменения социальных требований. Федеральное законодательство испытывает влияние со стороны определенных политических сил, заинтересованных в принятии тех или иных решений.

Деловая среда – это часть внешней среды, которая составляет непосредственное окружение организации.

К ней относятся факторы прямого воздействия на организацию:

· потребители продукции и услуг;

· поставщики сырья, материалов, энергии и других природных ресурсов;

· конкуренты;

· деловые партнеры;

· государственные и муниципальные органы;

· страховые компании;

· финансово-кредитные организации;

· профсоюзы;

· деловые партнеры;

· организации инфраструктуры и другие заинтересованные лица и организации.

Помимо факторов менеджеру необходимо знать функциональные области внешней среды:

· Социальная среда – рост населения, развитие культуры, образования определяют характер растущего потенциального рынка; изменение потребностей в количестве и качестве потребляемых благ (продуктов, жилья, комфорта), изменение стиля жизни приводят к трансформации понятий занятости и отдыха, здорового образа жизни, комфорта жилья, а вместе – мотивация для изменения производства благ и услуг.

· Правовая среда – все бизнес-организации работают в юридических рамках, нормы права регулируют поведение бизнес-организаций и разрешают споры, конфликты между ними и обществом в целом. Поэтому развиваются законы, контрактное право, защита потребителя и т.п.

· Государственная среда – государство в экономике может играть три различные роли: невмешательство государства в процессы экономики (свободный рынок); радикальное вмешательство в экономику (социализм и коммунизм); прагматическое вмешательство, т.е. согласование политических воззрений, индивидуальной инициативы, прибыльной мотивации, рыночных сил (регулируемый рынок).

· Политическая среда – внутренний рынок находится под влиянием политических событий и решений, аналогично этому политические факторы могут сказываться на операциях в сфере международного бизнеса.

· Технологическая среда – динамика спроса и предложения на рынке труда, ресурсов и финансов влияет на темпы инновационных процессов в технологии. Силы конкуренции стимулируют процесс развития технологий.

· Экономическая среда – процессы производства продукции и услуг всегда находятся в конкретной связи с экономической средой: уровнем занятости, платежным балансом, темпами экономического роста.

· Ресурсная среда – экономисты считают, что ресурсы, потребляемые человечеством, всегда ограничены. Этот принцип можно считать правильным, если речь идет о ресурсах, не требующих глубокой переработки. В случае, если используются высокие технологии, и ресурсами являются квазичастицы и компоненты энергии, то можно утверждать, что ресурсы на земле не ограничены. Проблемой производства является другой аспект: научиться получать неограниченное количество ресурсов, не нарушая при этом устойчивости и равновесия параметров окружающей среды, которые предопределяют длительность нахождения человечества на Земле [8 - C.41.].

Во взаимоотношениях с деловой средой у организации возникают две основные проблемы – взаимодействия и адаптации, от решения которых во многом зависит эффективность ее деятельности.

Быстрое развитие технологий, усложнение и многообразие предлагаемых товаров и услуг, сокращение их жизненного цикла, появление большого количества конкурентоспособных организаций, возрастание требований покупателей – все эти и другие изменения, происходящие в окружающей среде, усиливают влияние и зависимость организаций от внешних условий, что вынуждает их искать способы для улучшения взаимодействия и развивать способности к адаптации.

Занимаясь вопросами эффективного взаимодействия, менеджеры воздействуют как на саму организацию, так и на деловую среду, стремясь уменьшить ее неопределенность. Это достигается путем создания специальных подразделений, осуществляющих связь с внешним окружением, занимающихся улучшением информированности о состоянии среды, партнерских отношений, сотрудничеством с конкурентами, созданием стратегических альянсов и т.п.

Переход к рыночной экономике в России сопровождается быстрыми изменениями во всех сферах деятельности. Для того чтобы выжить и развиваться в крайне нестабильных условиях, организации должны использовать такие подходы к управлению, которые позволят им наилучшим образом адаптироваться и гибко реагировать на динамику изменений внешней среды. Проведение организационных изменений производственного, технического, экономического, структурного, поведенческого характера, ориентированных как на краткосрочную, так и на долгосрочную перспективу, помогает организации выжить и обеспечить устойчивое функционирование в нестабильных внешних условиях. Использование стратегического управления позволяет спрогнозировать будущие изменения в окружающей среде и заранее подготовить к ним организацию, обеспечивая тем самым условия для ее эффективной работы на достаточно длительный срок.

Управляя процессами взаимодействия, менеджеры сталкиваются с проблемами неопределенности деловой среды. Равно как с проблемами рутинности используемых технологий. В зависимости от этих двух переменных используются два подхода к построению организационных систем, которые обеспечивают разную степень адаптивности организации к изменениям и неопределенности окружающей среды: механистическая и органическая организационные системы. Дадим краткую им характеристику.

Механистическая организационная система

Суть механистического подхода к построению организации состоит в том, что организация рассматривается как система, имеющая сходство с машиной. Она работает по установленному порядку, точно и надежно. Технология выполнения работ достаточно проста и рутинна. Как в любом механизме, в такой организации высокий уровень унификации и стандартизации, который распространяется не только на продукцию, технологию, сырье, оборудование, но и на поведение людей.

Управление механистической организацией имеет следующие характеристики:

· четко определенные стандартные задачи;

· узкая специализация работ;

· централизованная структура;

· строгая иерархия полномочий;

· преобладание вертикальных связей;

· использование формальных правил и процедур, обезличенность взаимоотношений;

· власть основана на положении, которое лидер занимает в иерархии;

· сопротивление изменениям;

· строгая система контроля.

Обычно организацию, которая работает как машина, называют бюрократической. Эффективность ее деятельности обеспечивается за счет экономии времени, высокой производительности и качества выполнения работ на основе специализации труда, разделения функций и полномочий, обучения, рационализации, контроля, т.е. за счет высокой степени организованности системы.

Однако такая организация неспособна быстро адаптироваться к изменяющимся внешним условиям. Поэтому механистический подход эффективен для организаций со стабильной деловой средой и низким уровнем ее неопределенности.

Органическая организационная система

В рыночной среде организация должна быть гибкой, адаптивной, легко приспосабливаться к быстрым и частым внешним изменениям. Организации такого типа относят к органическим системам. Впервые этот термин ввели в 1961 году английские исследователи Т.Барнс и Дж.М.Сталкер для обозначения организаций с гибким менеджментом, для которого характерны:

· гибкая организационная структура управления;

· динамика решаемых проблем, временное закрепление задач и работ за исполнителями;

· децентрализация полномочий и ответственности;

· преобладание горизонтальных связей;

· минимальное использование формальных правил и процедур;

· власть основана на знаниях и опыте;

· готовность к изменениям;

· участие каждого сотрудника в решении общих задач;

· выполнение работ в группах;

· самоконтроль и контроль со стороны коллег.

Развитие взглядов на организацию привело к тому, что ее начали рассматривать как живой организм, к которому применимы принципы и законы сохранения и развития биологических систем. В организации как живом организме происходят процессы саморегуляции: самоорганизации и самоуправления, которые позволяют ей сохранять относительное постоянство состава, обеспечивают устойчивость выполнения основных функций для достижения целей и задач.

Зная два типа организационных систем, попробуем их сравнить по некоторым характеристикам организации.

Таблица 3

Характеристика механистического и органического

типов организационных систем

Организация в своем развитии проходит несколько этапов, или как принято говорить в практике менеджмента, имеет свой жизненный цикл, включающий все стадии от рождения до старения и обновления. Чтобы приспособиться, выжить и существовать в условиях динамичной окружающей среды, организация должна постоянно изменяться, поддерживать внутреннее соответствие между частями системы и адаптироваться к изменениям окружающей среды.

Несколько советов менеджеру по эффективному руководству организационными системами:

· Если для вашей организации определяющим является масштаб деятельности (массовое производство, большая территория), то по мере ее роста и усложнения, если это необходимо, увеличивайте формализацию, вводите правила и инструкции, углубляйте специализацию работ и усиливайте децентрализацию.

· По мере роста организации снижайте долю высшего руководства и увеличивайте долю специалистов и технического персонала. Эти изменения отражают растущую необходимость в разделении труда, увеличении письменной документации, технической поддержке, большей степени самостоятельности среднего и низшего звена.

· Если гибкость является определяющей в деятельности вашей организации, разделите организацию на простые автономные подразделения, пользующиеся значительной самостоятельностью и преимуществами малых организаций.

· Используйте механистические структуры в организациях с массовым производством и простыми технологиями и гибкие органические структуры для единичного или мелкосерийного производства, сложных и высоких технологий.

· Чтобы усилить заинтересованность и сплоченность сотрудников в больших бюрократических организациях, предоставляйте им возможность заниматься новой и интересной работой, продвигаться вверх по служебной лестнице, направляйте усилия на формирование ценностей, разделяемых всеми работниками.

Вопросы по теме:

1. Какие основные составляющие внешнего окружения организации?

2. В чем специфика современной деловой среды организации?

3. На примере покажите взаимосвязь прямых и косвенных факторов внешней среды организации.

4. В чем особенность управления в механистической и органической системах управления?

5. Чем определяется эффективность руководства организационными системами?

Поиск по сайту: