Третий шаг. Разработка схемы презентации

Подготовьте схему презентации, чтобы было видно, как она организована.

Существует хорошо известное правило общения: «Говорите о том, что вы хотите сказать, о том, что вы говорите и о том, что только что сказали».

Схема показывает структуру вашей презентации с самого начала:

- используйте диаграммы для иллюстрации разных разделов;

- обратите внимание на те разделы, которые вы собираетесь представлять.

Используя прямолинейный подход, упомянутый выше, огласите свои выводы по каждой из секций презентации в самом ее начале.

При косвенном подходе схема высвечивает ваши выводы шаг за шагом.

При косвенном подходе используйте схему, чтобы докладывать свои выводы по каждому разделу последовательно.

Схема:

- в самом начале объясняет, на какие разделы разбита презентация и объявляет первый раздел;

- подводит итог каждого раздела путем суммирования всего сказанного. Затем объявляет следующий раздел;

- подводит итог всей презентации путем резюмирования выводов всех трех разделов;

- заключение должно быть нацелено на достигнутые результаты.

Подведите итог всей презентации.

Закончите презентацию так, чтобы она запомнилась. Резюмируйте презентацию с помощью схемы с целью обзора выводов по каждому разделу.

Предложите последующие действия.

Начните обсуждение (после презентации), предложив какие–либо решения или действия. Это поможет сконцентрировать внимание аудитории и ориентирует дебаты на результат. Последним слайдом должен быть:

- список обсуждаемых вопросов и ваши рекомендации;

- план дальнейших действий.

Последующие действия — это, фактически, то, что презентер хочет добиться от аудитории. Как говорится в пословице: «Если ты чего–то хочешь — попроси об этом».

Сделайте обзор всех выводов, чтобы презентация стала более последовательной и логичной.

Убедитесь, что выводы на каждом слайде согласуются с соответствующей информацией. Если в слайд включено несколько диаграмм, проверьте, чтобы они поддерживали один и тот же вывод. Если по каждой диаграмме нужны детальные пояснения, подготовьте вспомогательные слайды для каждого графика.

Убедитесь, что каждый вывод логически вытекает из предыдущего. Если это не так, вам придется либо поменять их последовательность, либо переделать некоторые выводы, либо вставить новые слайды, чтобы заново связать всю логическую цепочку.

Используйте маркировку, чтобы идентифицировать положение каждого слайда в презентации.

Ваш слушатель похож на путешественника в дороге. Даже если он знает путь, ему нужны какие–то вехи, чтобы он мог проверить свое местонахождение. Аналогично, маркировка напоминает, какое место в структуре презентации занимает каждый слайд. Графически маркировка может быть миниатюрной версией схемы, расположенной в правом верхнем углу слайда. Текущий раздел выделяется цветом, а краткая надпись говорит нам о названии раздела.

Рекомендации для простых презентаций.

Для коротких презентаций используйте упрощенную схему.

Короткая презентация (около 10 слайдов) требует меньше слайдов для структурирования. Здесь хватит вступления, одной схемы и заключения.

Для простых презентаций постройте схему в виде «горизонтального листа».

Разделите лист формата А4 или А5 на несколько прямоугольников. Каждый прямоугольник — это слайд. Однако, у этого метода есть недостатки: очень трудно изменить последовательность слайдов или вставить новые.

Законченная схема — это макет для изготовления слайдов.

Окончательная схема, как правило, отличается от первоначального варианта.

Не обязательно, чтобы схема была полностью закончена перед тем, как начать изготовление слайдов. Вы можете сэкономить время, начав производство уже подготовленных слайдов. В этом случае поместите готовые слайды на стену, но будьте готовы изменить их или вообще убрать в процессе анализа.

Четвёртый шаг. Разработка слайдов.

Определите графический фон и стиль слайда.

Все ваши слайды должны быть выдержаны в одном стиле. Предварительные заготовки можно получить вместе с программным обеспечением. Однако, избегайте стиля и фоновой графики, которые будут отвлекать внимание от самой презентации. Полезно будет запомнить несколько правил:

Выберите горизонтальное расположение страниц (альбомная).

Создайте графическую рабочую область (с помощью рамок, границ или заливки), чтобы сфокусировать внимание там, где будет расположена сопровождающая информация.

Определите стиль:

- например, расположение, шрифт и ту информацию, которая будет повторяться от слайда к слайду;

- выводы должны быть заметными (например, жирный шрифт 24 размера);

- шрифт текстов должен быть, по крайней мере, 18 размера;

- расположите несущественную информацию (логотип, ссылки и т.д.) внизу страницы.

Презентация — это не доклад, перенесенный на экран.

Текст на слайде выполняет две задачи:

- он фокусирует докладчика на предмете разговора;

- он заставляет аудиторию сосредоточиться и предоставляет вспомогательную информацию, если внимание аудитории рассеялось. С другой стороны, если текст слишком длинный и детальный, аудитория также отвлекается, так как подобное «чтение» мешает презентации.

Таким образом, текст должен быть кратким и ограничен тремя пунктами.

Пишите кратко…

Короткие фразы привлекают внимание и легче запоминаются:

- удалите ненужную информацию и лишние слова. Например: «повышается степень восприятия и понимания» (понимание включает процесс восприятия);

- используйте формы, призывающие к действию. Заместите существительные глаголами;

- выражайте свои идеи в одном стиле. Например: используйте фразы или предложения, одинаковые по форме (например, все начинаются с глаголов).

… но не теряйте идею.

Краткий текст не должен превращаться в заголовок, его цель — выразить какую–либо идею.

Ограничьтесь тремя пунктами, когда группируете факты.

Опыт показывает, что, если в презентации присутствует пять выводов, то в первый момент люди могут запомнить не более трех. Более того, все запоминают разные выводы. Сфокусируйте внимание аудитории на наиболее важных идеях — ограничьте себя тремя пунктами. Часто, если список длинный, то некоторые пункты являются подпунктами других.

… или выбирайте наиболее важные факты.

Графики — диаграмма более информативна, чем цифры.

Цель графика — поддержать вывод.

Чтобы создать эффективные графики:

Идентифицируйте (однозначно и чётко сформулируйте) вывод.

Из набора данных можно сделать много выводов. График же зависит от того, какой вывод вы хотите проиллюстрировать. Итак, первый шаг — идентифицировать вывод, который необходимо получить из массива данных.

Выберите правильную форму графика.

Существует много видов диаграмм. Каждая диаграмма выражает информацию в виде, свойственном только ей. Лучшая диаграмма — та, которая поддерживает и поясняет определенный вывод.

Подчеркните вывод.

Сфокусируйте внимание аудитории на самом главном. Этого можно достигнуть с помощью творческого подхода к использованию цвета, штриховки, шрифтов, стрелок, линий и т.д.

Из нейтральных диаграмм можно сделать различные выводы.

Создайте диаграмму, которая поддержит вывод.

Пятый шаг. Выполнение презентации.

Хорошая презентация — нечто большее, чем доклад, сопровождаемый картинкам.

Хороший оратор не является автоматически хорошим докладчиком. Презентация со слайдами требует различных навыков устной речи. Будучи неправильно использованы, слайды скорее мешают, чем помогают.

Практика (опыт, тренировки) и планирование — вот способы получения максимальной отдачи от презентации.

Эффективный докладчик:

- репетирует;

- готовит план.

Добросовестный докладчик отрепетирует презентацию, по крайней мере, три раза

Уверенность произрастает из практики. Это означает, что необходимо отрепетировать презентацию, по крайней мере, 3 раза:

Изучите содержание.

Просмотрите каждый слайд и повторите, как вы будете комментировать его содержимое.

Поддерживайте непрерывный ход презентации. Используйте незаметные переходы между слайдами. Для этого придерживайтесь двух простых методик. Идентифицируйте (обозначьте) связь с последующим слайдом (например, «в отличие от вышесказанного»…) или выдвиньте риторический вопрос, который бы представил следующую тему/вывод.

Третья репетиция — это модель презентации, проводимая (если это возможно) перед ненастоящей аудиторией. Это также позволяет вам проверить, успеете ли вы закончить презентацию вовремя.

Сделайте место встречи пригодным для проведения презентации.

Не воспринимайте место проведения презентации как нечто заданное и неизменное. Докладчик должен изменить неподходящие условия

Рассадите зрителей в форме буквы U, если это возможно. Это облегчит общение со всей аудиторией. Кроме того, экран не должен заслоняться никакими помехами.

Удалите ненужные сооружения (например, стол, кафедра), который являются физическим барьером между докладчиком и аудиторией. Пространство перед аудиторией не должно быть загромождено. Используйте маленький стол как подставку для проектора и презентационных материалов.

Проверьте все оборудование и материалы (например, маркеры, указки…). Вы не должны прерывать презентацию для установки/настройки аппаратуры или поиска материалов — это раздражает аудиторию.

Выберите место, где вы будете стоять, обдумайте свои движения.

Позиция.

Стойте рядом с экраном, поясняя что–либо на слайде, используйте при этом указку или руку. Но не поворачивайтесь при этом спиной к аудитории. Некоторые предпочитают проводить пояснения на самом проекторе. Если вы так делаете — не смотрите на проектор. Рассказывая что–либо, положите ручку на проектор и сдвигайте ее по мере необходимости так, чтобы аудитория могла видеть экран.

Движение.

Для того чтобы подчеркнуть что–либо, ответить на вопрос или начать общение, передвиньтесь в центр аудитории.

Ознакомьте аудиторию со всеми слайдами.

Охарактеризуйте слайд перед тем, как показать его.

В нескольких словах объясните связь с предыдущим слайдом или задайте риторический вопрос, предвосхищающий следующую тему (например, «Что же нужно сделать для решения выявленных проблем оказания помощи детям–сиротам?»). Таким образом, аудитория знает, чего ожидать, а это подготовит ее к восприятию нужного вам вывода.

Покажите слайд.

Дайте аудитории некоторое время для ознакомления со слайдом (например, пока вы идете к экрану).

Систематически комментируйте слайд.

Огласите вывод так, как он представлен на слайде или немного измените формулировку.

Дайте краткое объяснение графиков.

Подчеркните наиболее важные моменты. Наиболее распространенная ошибка — быстрый переход к деталям.

Меняйте ритм и средства показа для поддержания интереса.

Выключайте проектор, чтобы привлечь внимание к себе, когда вы не объясняете что–либо на слайде (например, во время вступления или ответов на вопросы).

Маскируйте часть слайда. Обычно аудитории не нравятся подобные действия, так как людям интересна именно «спрятанная» часть. Чтобы эффективно использовать эту технику, сначала покажите весь слайд целиком, а потом частично закрывайте его.

Умейте заинтриговать аудиторию, когда это нужно:

- меняйте средства показа (диаграммы, видео фрагменты, выборки данных);

- делайте неожиданные перерывы;

- спровоцируйте обсуждение или дайте аудитории какое–нибудь задание;

Выберите подходящее средство показа презентации.

Мультимедиа презентации многофункциональны, но могут отвлекать зрителей

В настоящее время применяются компьютерные мультимедиа презентации с использованием жидкокристаллических панелей и проекторов.

Используя их, помните следующее:

- не позволяйте вниманию аудитории фокусироваться на средствах показа;

- используйте больше графики. Текст труднее читать из–за более низкого разрешения и яркости проецируемого изображения;

- заранее проверяйте работоспособность оборудования.

Подготовьте проспект презентации для аудитории.

Многие слушатели могут попросить копию вашей презентации. Однако не раздавайте копии до ее окончания. Имея на руках проспект презентации, люди смогут просмотреть ее содержимое и скорее будут читать, чем слушать. Однако авторефераты могут оказаться полезными, когда аудитория представляет собой маленькую группу, работающую над сложным вопросом.

Поиск по сайту: