Документационное обеспечение системы управления персоналом

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются:

*своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

*доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам;

*регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

*формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

*контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организа­ции работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унфицированные системы документации:

*плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявления молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

* первичной учетной (по учету труда и заработной платы)

*отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

*по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам. социальному страхованию и т.п.);

*организационно-распорядительной и информационно - справочной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представлена приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный ли ток, анкету, автобиографию, копии документов об образовании рекомендации; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты). Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с выше приведенной классификацией.

Билет №21

1. Воспроизводство трудовых ресурсов: формирование, распределение, использование.

2. Сущность, функции и принципы организации труда.

3. Планирование работы с персоналом организации.

Поиск по сайту: