Повсякденний самоменеджмент

Щоденне вирішення різного роду завдань і проблем можна представити у вигляді ряду різних функцій, які знаходяться в певній взаємозалежності між собою і, як правило, здійснюються в певній послідовності. Процес самоменеджмента в аспекті послідовності виконання конкретних функцій може охоплювати шість фаз:

1. постановка мети – аналіз і формування особистих цілей;

2. планування – розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності;

3. ухвалення рішень по конкретних справам;

4. організація і реалізація – складання розпорядку дня і організація особистого трудового процесу з метою реалізації поставлених завдань;

5. контроль – самоконтроль і контроль підсумків (у разі потреби – коректування цілей);

6. інформація і комунікації – фаза, властива певною мірою всім функціям, оскільки і комунікації, і обмін інформацією необхідні на всіх фазах самоменеджмента.

Окремі функції не обов'язково строго слідують одна за одною, а можуть переплітатися.

1. Постановка мети. Для того, щоб добитися успіху необхідно правильно вибрати цілі (рис.12.1). Для цього можуть використовуватися різні технології. Необхідно відповісти для себе на наступні питання:

- Яких цілей Ви хочете досягти?

- Чи узгоджуються вони між собою?

- Чи існують так звана вища мета і певна проміжна мета на шляху до головної?

- Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)?

Ситуаційний аналіз є свого роду реєстром особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що слід заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом аналізу своїх здібностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей ми розташовуємо. З іншого боку, ми повинні ясно уявляти собі свої слабкості, щоб уникати дій, які можуть сприяти прояву подібних «якостей», або прийняти заходи до позбавлення від цих недоліків. Можливо також складання балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення якостей, наслідком відсутності яких вони були.

Ріс.12.1. Процес постановки цілей

В процесі аналізу необхідні для досягнення бажаних цілей засобу (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) порівнюються з реальною ситуацією.

При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про свою культурну освіту. Необхідно не брати на себе дуже багато і встановлювати також короткострокові цілі, узгоджені з досягненням своїх довгострокових глобальних цілей.

2. Планування. Планування означає підготовку до реалізації цілей і впорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи полягає в тому, що планування часу приносить виграш в часі. Практичний досвід говорить, що час витрачений на планування приводить до скорочення часу на виконання і кінець кінцем приводить до економії часу в цілому. Але при цьому не можна рахувати те, що ніж більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо. У часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має сенсу. Відомо, що якщо приділяти плануванню хоч би 10 хвилин в день, то можна заощадити до 2-го годинника.

При плануванні часу необхідно визначити причини дефіциту часу, які часто полягають в наступному:

1. Постійний поспіх. При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку він виконує в даний момент. Отже він не думає про інші способи рішення, які можливо краще, ніж той спосіб, який прийшов на думку першим.

2. Нагромадження робіт. При цьому керівник починає займатися різними дрібними і не такими важливими справами. У нього немає чіткого розподілу робіт по ступеню важливості і він не займається аналізом ключових, перспективних питань.

3. Постійні доопрацювання будинку. При цьому час відведений на відпочинок витрачається на роботу, керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності наступного дня і зрештою веде до занепаду здоров'я.

4. Перевтома. Наслідок тривалої роботи в умовах постійного поспіху.

5. Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсної і особливостей людини.

6. Безплановість роботи. Є результатом способу життя не тільки самого керівника, але і загального стилю життя даної організації.

7. Слабка мотивація праці. Слідством є низька продуктивність, а відповідно вона породжує хронічний брак часу.

Одним з методів визначення причин дефіциту часу є інвентаризація часу.

Необхідно проводити інвентаризацію часу за декілька робочих днів, щоб усунути випадковість втрат часу. Симптоми тимчасової проблеми, що турбує керівника, можна визначити по наступних ознаках:

1) відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що – в другу);

2) секретар не в курсі справ свого шефа (секретар – перш за все помічник свого керівника);

3) невчасність відповіді на ділові листи (тому що керівникові все якось колись);

4) продовження роботи над діловими паперами будинку, вечорами (у службовий годинник не вистачає часу);

5) безперервні перешкоди в роботі, викликані частими телефонними дзвінками і напливом відвідувачів (керівник прагне зі всіма розмовляти сам);

6) постійне виконання роботи за своїх підлеглих (зокрема, і тому, що керівникові здається: так надійніше);

7) великий потік всіляких рутинних справ (керівник буквально «тоне» в дрібницях);

8) частий поспіх при виконанні завдань з боку вищестоящого керівництва (дуже часто викликана невчасністю почала роботи над ними).

Таким чином, техніка самоменеджмента включає:

1) аналіз використання часу;

2) аналіз тимчасових втрат;

3) розбір “поглиначів” часу.

При аналізі використання часу перш за все необхідно проаналізувати всі види діяльності, в яких брав участь керівник. Для цього можуть використовуватися такі таблиці, як аналіз видів діяльності і витрати часу, листок денних перешкод. Аналізувати можна з погляду двох позицій: позитивних і негативних, тобто аналізувати сильні сторони і слабкі сторони.

При аналізі тимчасових втрат необхідно пригадати весь робочий день і постаратися зрозуміти де було витрачено часу більше, ніж потрібно для того або іншого завдання. Тільки при цьому можна зрозуміти які були допущені тимчасові помилки.

Принципи і правила планування часу. Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей ми перш за все повинні чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх завдань. Тоді ми будемо готові передоручати менш важливі справи і зменшувати їх число.

При плануванні слід дотримуватися деяких основних правил:

1) При складанні плану дня краще залишити 40% робочого часу вільними. Таким чином, 60% - це запланований час, 20% - непередбачений час, 20% - час на вирішення спонтанно виниклих проблем.

2) Необхідно документувати згаяний час. При цьому треба указувати як і на що воно було витрачене.

3) Зведення завдань воєдино – план дій. Щоб скласти хороший план необхідно мати уявлення про майбутні справи, наприклад, розділити їх на довгострокові, середньо- і короткострокові справи.

4) Регулярність – системність – послідовність.

5) Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той об'єм завдань з яким ми реально можемо справитися.

Мал. 12.2. Система планування часу

Складання планів дня за допомогою методу “Альпи”. Цей метод включає 5 стадій:

а) складання завдань;

б) оцінка тривалості акцій;

в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

г) ухвалення рішень по пріоритетах і передорученні;

д) контроль (облік незробленого).

Щоденник часу – є найважливішим робочим засобом самоменеджмента. Це і календар-пам'ятка, і записник. А також щоденник є хорошим інструментом планування, довідником і інструментом контролю.

Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються не здійснимими або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну.

3. Ухвалення рішень припускає вибір першочергових справ і завдань.

Питання ухвалення рішень встало із-за появи у керівник проблем таких як: спроба виконання відразу великого об'єму робіт, розпилювання своїх сил на не окремих істотних, але таких, що здаються необхідними поділа. І до кінця дня керівники приходить до висновку, що вони виконали величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними.

Для вибору першочергових справ і завдань необхідно:

- дотримувати встановлені терміни;

- отримувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

- уникати конфліктів;

- уникати стресових ситуацій і перевантажень.

Черговість справ можна визначати за допомогою наступних методів:

Принцип Парето (співвідношення 80:20). Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значущість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі. Згідно цієї теорії можна зробити вивід застосовно для робочої ситуації керівника: за 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів. Останні 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку результатів.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ. Це техніка виходитиме з досвіду, що долі у відсотках важливіших і менш важливих справ в сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Би і В завдання підрозділяються на три класи, відповідно до їх значущості. Аналіз АБВ грунтується на наступних трьох закономірностях:

- Найважливіші завдання складають приблизно 15% всієї кількості справ, якими займається керівник. Внесок цих завдань для досягнення мети складає близько 65%.

- На важливі завдання доводиться близько 20% загального числа справ, значущість яких також близько 20%.

- Менш важливі і неістотні завдання складають близько 65% всіх справ, а у свою чергу значущість їх складає всього лише близько 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати наступним пунктам:

- скласти список всіх майбутніх завдань.

- систематизувати їх по важливості і встановити черговість

- пронумерувати ці завдання

- оцінити свої завдання відповідно до категорії А, Би, Ст.

- завдання категорії А не підлягають передорученню.

- завдання категорії Б (20% всіх завдань) підлягають передорученню.

- завдання, що залишилися, самі маловажні і підлягають обов'язковому передорученню.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауєра. Цей принцип є простим допоміжним засобом в тих випадках, коли необхідно швидко ухвалити рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Пріоритети встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість справи. Вони підрозділяються на 4 групи:

1) Срочниє/ важливі справи – необхідно виконати їх самому керівникові.

2) Срочниє/менєє важливі справи.

3) Менш срочные/важные завдання. Необов'язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому.

4) Менш срочные/ менш важливі справи.

Від завдань менш термінових і неістотних слід стримуватися. Завдяки принципу Ейзенхауєра можна істотно збільшити продуктивність, продуктивність і результативність.

Для того, щоб навчитися правильно делегувати необхідно ознайомитися і прийняти до уваги наступні правила:

- підібрати відповідних співробітників;

- розподілити сфери відповідальності;

- координувати виконання доручених завдань;

- стимулювати і консультувати підлеглих;

- здійснювати контроль робочого процесу і результатів;

- давати оцінку своїм співробітникам;

- присікати спроби зворотного або подальшого делегування.

У жодному випадку не можна делегувати таку роботу як визначення цілей, керівництво співробітниками, завдання високого ступеня риски, і так далі

4. Реалізація і організація - це складання розпорядку дня і організація трудового процесу в цілях досягнення поставлених цілей.

Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 25 правив, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початки дня:

1) починати день з позитивним настроєм;

2) добре поснідати і без поспіху на роботу;

3) починайте роботу по можливості в один і той же час;

4) повторна перевірка плану дня

5) спочатку – ключові завдання;

6) приступати без розгойдування;

7) погоджувати план дня з секретарем;

8) вранці займатися складними і важливими справами.

Правила основної частини дня:

9) Хороша підготовка до роботи;

10) Впливати на фіксацію термінів;

11) Уникати дій, що викликають зворотну реакцію;

12) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;

13) Уникати незапланованих імпульсних дій;

14) Своєчасно робити паузи / дотримувати розмірений темп;

15) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями;

16) Раціонально завершувати почате

17) Використовувати тимчасові проміжки;

18) Працювати антициклично;

19) Викроювати спокійну годину;

20) Контролювати час і плани.

Правила завершення робочого дня:

21) Завершити незроблене;

22) Контроль за результатами і самоконтроль;

23) План наступного дня;

24) Додому з гарним настроєм;

25) Щодня повинен мати свою кульмінацію.

При організації свого робочого дня необхідно також враховувати природний денний ритм. У різних людей різна психологія і організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивно працюють вранці, деякі вдень, а деякі увечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей доводиться на різні періоди дня. Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей – так це відносні, ритмічні коливання!

5. Контроль передбачає самоконтроль і контроль підсумків.

Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Всі вищеперелічені функції самоменеджмента будуть не такими ефективними якщо не проводитиметься відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

- осмислення фізичного стану;

- порівняння запланованого з досягнутим;

- коректування по встановлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани і організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.

В кінці робочого дня необхідно контролювати і відображати не тільки виконання поставлених цілей, але і особисту ситуацію.

6. Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджмента, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, чим це необхідно. Для того, щоб економити свій час керівникові необхідно розробити раціональний підхід до оволодіння інформацією.

Раціональне читання. Раціональне читання припускає перш за все визначення те чи треба цей матеріал читати взагалі, якщо так, то в якому об'ємі.

1) при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію ми хочемо з нього отримати;

2) треба проглянути назву розділів і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмова і введення;

3) з'ясувати, що б ми хотіли прочитати інтенсивніше;

4) не затримуватися на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом;

5) слідувати смисловому змісту і ідеї тексту, а не словам;

6) відшукувати всілякі виділення і таблиці.

Читати можна також швидше якщо позбавлятися від шкідливих звичок і відволікаючих чинників і удосконалювати методику читання.

Необхідно також звикнути і до того, що важливі тексти потрібно не тільки читати, але і обробляти після читання.

Також бажано розробити свою систему маркіровок і робити позначки, вказуючі на важливість або якість того або іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше і в кротчайшей формі.

Метод sq3r є методом 5-ти ступенів, які передбачають:

1. Огляд. Треба дізнатися яку інформацію несе книга в цілому.

2. Постановка питань. Це критичне читання.

3. Читання. Цільове і концентроване сприйняття.

4. Узагальнення. Необхідно, щоб упевниться, що матеріал засвоєний.

5. Повторення. Завершуюче повторення служить зведенню в єдине ціле окремих результатів, отриманих в ході опрацьовування тексту.

Раціональне проведення нарад. Наради забирають у керівника і у підлеглих дуже велику частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат найближчої наради з обліком: витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, витрат на відрядження і втраченого часу. Пам'ятаєте, що «самі кращі наради ті, які взагалі проводити не треба!». Порядок денний складайте з вказівкою часу

необхідного для обговорення окремих тим. Для кожного пункту намічайте час відповідно до його значущості. Можна використовувати для цього наступний формуляр.

«План обговорення»

Тема

Дата

Час Місце проведення

Документи для обговорення

Учасники

Після наради повертайтеся, хоч би час від часу до ходу і результатів наради, що відбулася, наприклад шляхом опиту учасників:

а) чи були достатньо ясні тема і мета наради;

б) чи отримав кожен з учасників порядок денний;

в) чи почалася нарада вчасно, чи дотримувалися порядок денний і регламент;

г) чи була досягнута мета наради;

д) скільки часу було використано неефективно.

Іноді слід складати укорочений протокол з найважливішими даними і результатами наради, які лунають учасникам.

Контролюйте чи виконуються ухвалені рішення всіма кого вони стосуються.

Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступного порядку денного.

Переговори по телефону. Телефон є найбільш часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Але його можна і використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації. Його можна використовувати також і як новий вигляд: «Інтернет».

Раціональне ведення кореспонденції. можна досягти, використовуючи наступні рекомендації:

1) підготуйте стандартні відповіді;

2) прагніть писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;

3) не захоплюйтеся розмноженням документів;

4) своєчасно знищуйте архіви;

5) довіряйте секретареві в розборі пошти;

6) удосконалюйте документообіг;

7) прагнете до простій системі документообігу.

Таким чином, використовуючи методологію самоменеджмента, необхідно проаналізувати навики і здібності, якими володіє менеджер, визначити обмеження, що перешкоджають успішній діловій кар'єрі і спробувати ліквідовувати їх вплив.

Поиск по сайту: