Указание на копии

сс: J. Smith

1. Дата

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полно­стью, а не в цифровом выражении.

Вот варианты написания одной и той же даты:

10th October, 2002; 10 October, 2002;

October 10th, 2002; October 10, 2002

Названия месяцев можно писать в сокращении. Названия месяцев, кроме March, May, June и July, сокращаются следующим образом:

January — Jan. September — Sept.

February — Feb. October — Oct.

April — Apr. November — Nov.

August — Aug. December — Dec.

В американских деловых письмах дата пишется иначе чем в русских, так как обозначается сначала месяц, затем день и год.

Дату не следует писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, 2 сентября 2015 года в американском варианте будет Sept. 10, 2015.

2. Внутренний адрес

Внутренний адрес (название и адрес фирмы-получа­теля письма) пишется от начала поля слева, с тем, что­бы его было видно в прозрачном окошке конверта (при наличии такого конверта), если письмо сложено пра­вильно.

3. Вступительное обращение (приветствие)

Вступительное обращение предшествует тексту пись­ма, печатается через 2 интервала от внутреннего адре­са и начинается от поля слева.

Если письмо адресуется организации или фирме, то перед ее названием принято ставить обращение Messrs., что является сокращением французского слова Messieurs - господа, и употребляется в том случае, если в названии фирмы есть фамилии каких-либо лиц. Например:

Messrs. John Smith & Co.,Ltd.

Если неизвестно, является получатель письма муж­чиной или женщиной, то вступительное приветствие всегда пишется во множественном числе, т. е.

Dear Sirs,

Таковы приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen:» Если получатель письма известен лично, или если фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, мож­но использовать более дружественную форму обраще­ния:

Dear Mr.Wright!

Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности — Mr. John D. White, Manager, должност­ному лицу без указания имени - Advert. Manager, или самой фирме — Omega Company. Приветствие может меняться в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адре­се и характеру заключительной формулы вежливости.

Если отправитель письма, адресованного какой-ни­будь организации, обращается к определенному лицу, то перед вступительным обращением ставится надпись: Attn: Mr. D. Smith или Attention: Mr. D. Smith или Attention of Mr. D. Smith Это означает — For the Attention of Mr. D. Smith — Вниманию господина Д. Смита, сотрудник, разбираю­ щий почту в данной организации, направит письмо соответствующему лицу.

4. Указание на содержание письма

Между вступительным обращением и основным тек­стом письма иногда кратко сообщается его содержа­ние или пишется тема. Это указание иногда подчерки­вается и все слова кроме артиклей, предлогов и со­юзов, пишутся с большой буквы:

Например:

Dear Sirs, Уважаемые господа!

Слово Re — это сокращение латинского выражения in re — по делу, означающего касательно, относительно.

5. Текст письма

Письма обычно пишутся только на одной стороне листа. Если письмо не помещается на одной стороне листа, оно пишется на двух или нескольких листах, причем используется также лишь одна сторона каждо­го листа. Текст письма располагается ниже вступитель­ного обращения через 2 интервала.

Если заголовки в письме печатаются обычными бук­вами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Order No. 12/21 for Vacuum Cleaners Referring to your letter... или

Dear Sirs,

Re: Vacuum Cleaners We have received your letter...

Заказ № 12/21 на

пылесосы

Согласно Вашему письму...

Уважаемые господа! Кас. пылесосы Мы получили Ваше письмо...

Вторая и последующая страницы печа­таются без заголовка письма.

При ссылках на письма, телефонные переговоры, факсы и документы обычно употребляются следующие выражения:

• With reference to your (our) Ссылаясь на Ваше letter of... (наше) письмо от...

• Referring to your (our) Ссылаясь на Ваше letter of... (наше) письмо от...

• We refer to your (our) Мы ссылаемся на letter of... Ваше (наше)письмо от...

© We revert to our letter of... Мы возвращаемся к

нашему письму от...

• Reverting to our letter of... Возвращаясь к наше­ му письму от...

При повторной ссылке обычно употребляются вы­ражения:

• With further reference Снова ссылаясь на Ваше to your (our) letter of... (наше) письмо от...

• Further to our letter of... В дополнение к нашему письму от...

В нижнем правом углу каждой страницы текста, включая первую, кроме последней, пишется слово Continued или сокращенно Contd. (или Cont'd) продол­жено. Многие фирмы пользуются дополнительными листами без этой надписи. В этом случае они должны быть пронумерованы. В левом углу каждого листа дол­жны быть напечатаны фамилия или инициалы полу­чателя, а под номером страницы — дата письма.

6. Заключительная формула вежливости

Заключительная формула вежливости располагает­ся через 2 интервала от содержания письма. Это про­сто вежливая форма окончания письма. Чаще всего используются обороты:

Yours faithfully, С уважением,

Sincerely yours, Искренне Ваш

Yours truly,

Yours very truly

7. Подпись

Подпись располагается справа под заключительной формулой. Иногда сначала пишется название органи­зации. Под названием уполномоченное фирмой или организацией лицо ставит рукой свою подпись.

На той же строке или ниже следует название долж­ности лица, подписавшего письмо, или название отде­ла. Под рукописной подписью часто также печатается фамилия лица, подписавшего письмо.

Строки в подписи обычно не разделяются запяты­ми.

Например:

Brown & Co., Ltd. Браун и Ко., Лимитед

D.Green Manager Д. Грин Управляющий

(Sales Department) (Отдел продаж)

(D.Green) (Д. Грин - подпись)

Подпись на важных финансовых документах или на договоре может выглядеть так:

For and on behalf of... За и от имени...

(name of the firm) (название организации)

A.Collins President А. Коллинз Председатель

D. Stewart Manager Д. Стюарт Директор

Если письмо составлено одним человеком, напри­мер директором, а подписано другим, например, сек­ретарем, то подпись будет выглядеть так:

Per pro. (или рр) Mary Smith D. Stewart Manager

Где pp (per procurationem, лат.) означает по дове­ренности, за кого-то.

8. Указание на приложения

При извещении о посылке документов, каталогов, образцов и т. п. обычно используются следующие вы­ражения:

® We are sending (herewith)...

® We send you (herewith)...

® We are pleased to send you...

® We are glad to send you...

® We have pleasure in sending you...

© We enclose...

• We attach...

Посылаем Вам (с этим письмом), Посылаем Вам (при сем)...

С удовольствием посылаем Вам...

С удовольствием посылаем Вам С удовольствием посылаем Вам... Мы прилагаем... Мы прилагаем...

Часто употребляются следующие выражения:

• We are sending you Посылаем Вам enclosed (attached)... приложенным/и)...

• Enclosed (attached) Приложенным

is (are)... (и является) являются...

• Enclosed you will find... Мы прилагаем...

Please, find enclosed: Мы прилагаем:

Если к письму прилагаются документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется Enclosure — при­ложение (сокращенно — Encl.) Если есть больше одно­го приложения, то указывается их количество:

2 Enclosures или 2 Encl. — 2 приложения.

9. Указание на копии

Указываются получатели копий письма.

Поиск по сайту: