АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Учетные документы архива

Читайте также:
  1. III. Ведомственные ( отраслевые ) нормативные документы.
  2. Архиваторы
  3. Безналичные расчеты предприятий: формы, способы, применяемые расчетные документы.
  4. Буддизм и вероисповедная политика правительства Российской империи (по материалам Российского Государственного Исторического Архива)
  5. Вопрос № 20. Какие документы рассматривает комиссия до пуска в работу ПС на ОПО?
  6. Все документы см. по адресу: http://vk.com/docs
  7. Все документы см. по адресу: http://vk.com/docs
  8. Выдержки из освенцимского архива
  9. Выходные документы.
  10. Документы
  11. ДОКУМЕНТЫ АЭРОНАВИГАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
  12. Документы в области стандартизации.

К учетным документам архива относятся:

? книга учета поступлений;

? книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния;

? список фондов;

? список фондов с особо ценными документами;

? лист фонда;

? архивная опись;

? опись особо ценных документов;

? опись страхового фонда;

? реестр описей;

? реестр описей особо ценных документов;

? инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

? паспорт архива;

? паспорт архивохранилища;

? сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

? карточка фонда;

? дело фонда;

? внутриделовые описи и листы-заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов яв­ляются:

? книга учета поступления и выбытия документов;

? список фондов;

? лист фонда;

? опись дел;

? реестр описей;

? паспорт архива;

? паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;

? опись особо ценных дел;

? книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

? опись страхового фонда;

? дело фонда.

В книге учета поступлений документов фиксируются все пос­тупления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступле­ний, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в те­чение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него запи­сываются фонды при их первом поступлении в архив. В соот­ветствии с данным списком, фонды получают порядковые но­мера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется ана­логично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их ди­намике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваи­вается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в де­ло фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных докумен­тов архива, архивным справочником, содержащим систематизи­рованный перечень единиц хранения архивного фонда и предна­значенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального на­личия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Ито­говая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хра­нения в описи не должно превышать 9999. Последующие еди­ницы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не переда­ется другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страхо­вым. При пересоставлении описи старая опись включается в но­вую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составля­ются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, коли­чество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движе­ния описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

 

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отме­чается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных доку­ментах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным докумен­том и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составля­ются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих ар­хивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизо­ванного государственного учета архивных документов. Она со­ставляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее переза­полняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным до­сье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фон­да, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения измене­ний во все учетные документы архива. Дело фонда оформляет­ся согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка ар­хивных данных.

 

 


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)