Сроки исполнения документов

Принципиальным вопросом в организации контроля является срок исполнения документа.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Полезно знать!

Во внутренних распорядительных документах и в решениях коллегиальных органов управления сроки исполнения принято указывать по каждому вопросу или пункту принятого решения.

Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков - от 3 до 30 дней.

Например, поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения.

Обратите внимание, что срок установлен не с даты получения документа исполнителем, а с даты подписания документа.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока. В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок. В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за 2-3 дня до его истечения. Инициативу должен проявить исполнитель, которому поручено исполнение, он обязан обосновать и согласовать с руководителем изменение срока. Он же должен сообщить об изменении срока в контрольное подразделение службы ДОУ.

В типовых регламентах установлен четкий порядок переноса срока исполнения документов. При этом стоит обратить внимание на то, что действие по переносу срока должно быть документировано. Руководитель (или структурное подразделение), которому было поручено исполнение, обязан представить соответствующий документ. Это может быть:

· предложение о переносе срока, если задание не может быть исполнено в установленный срок;

· предложение о привлечении соисполнителей, если у первоначально назначенных учреждений или органов управления не хватает полномочий на исполнение;

· проект доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

При этом важно отметить, что эти предложения представляются в течение 7-10 дней с даты подписания поручения, а не за два-три дня до окончания срока.

Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководству федерального органа исполнительной власти руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными, как правило, это перечень неисполненных документов. Наиболее привычной формой является справка.

В такой справке работник делопроизводственной службы указывает наименования структурных подразделений, сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, сроке исполнения, фамилии исполнителя и др.

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.

В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2-3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Последняя операция по контролю входящих документов - снятие с контроля после завершения исполнения. Однако и эта операция не регламентирована действующими нормативными документами по делопроизводству. Служба контроля не должна самостоятельно снимать документы с контроля, это могут делать только те должностные лица, которые ставили документы на контроль.

На практике снятие с контроля осуществляется и на основе устных сообщений об исполнении и на основе соответствующим образом оформленного и подписанного ответного документа.

При этом специалист группы контроля службы ДОУ делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной форме (карточке), а ответственный исполнитель на входящем документе ставит отметку об исполнении, удостоверяя ее своей подписью.

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти установлен порядок снятия документов с контроля структурным подразделением, которое осуществляет контроль. Процедура снятия с контроля проводится только после представления в контрольное подразделение документированной информации об утверждении соответствующего акта, принятом решении, заключений о согласовании проектов актов или проведенных экспертиз. Таким образом, и в завершающей процедуре контроля основная роль принадлежит документам, подтверждающим исполнение. Контроль за исполнением обращений граждан прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителям.

В заключение хотелось бы отметить, что цель контроля за сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба, - содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.

Типовые регламенты, которые мы проанализировали, являются основой разработки Регламентов федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов. Они не могут рассматриваться как нормативный документ для негосударственных структур управления. Однако детальная разработка процедуры контроля за сроками исполнения документов вполне может быть использована секретарями, отвечающими за делопроизводство небольших и средних фирм, службами делопроизводства (службами ДОУ) при регламентации "своего" делопроизводства. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству. Такой путь нам представляется наиболее целесообразным, т. к. инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом.

Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов: контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

Контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами. Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

Поиск по сайту: