Традиционная технология контроля

Контроль исполнения (реквизит 18) осуществляют руково­дители предприятий и организаций, структурных подразделе­ний, а также уполномоченные ими лица (помощники, рефе­ренты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руково­дители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).

Контроль за сроками(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структур­ных подразделениях — секретарями, инспекторами, делопроизводителями.

Сроковый контроль исполнения документов, относящих­ся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических ра­ботников соответствующих структурных подразделений.

Основными задачами контроля за сроками исполнения документов являются:

- запоминание (учет) всех поставленных на контроль до­кументов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и со­хранение их до фактического исполнения;

- корректировка массива хранимой контролируемой ин­формации при изменении реальной ситуации, связанной с из­менением сроков исполнения, состава ответственных испол­нителей и движения документов в процессе работе с ними;

- информация руководителей, специалистов и сотрудни­ков службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения до­кументов, реализация оперативного поиска сведений о доку­ментах по запросам;

- напоминание руководителям, специалистам и инспек­тирующим (контрольным) подразделениям о наличии неис­полненных документов и поручений;

- регистрация фактов исполнения или неисполнения кон­тролируемых документов;

- анализ уровня исполнительской дисциплины по орга­низации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В практике отечественных предприятий накоплен опыт применения коэффициентов исполнительности в оценке каче­ства труда управленческого персонала (подсистема управления персоналом в системах качества).

Основными функциями служб ДОУ в процессе реализа­ции обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (ито­гового) контроля.

Предупредительный контроль имеет активное управлен­ческое влияние на ход исполнения документа и осуществляет­ся путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организа­ции) о приближении срока исполнения и необходимости за­вершения работ.

Последующий контроль проводится периодически (ежене­дельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обоб­щение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов.

Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недо­статочно эффективно.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и де­централизованного учета (регистрации) документов. Зареги­стрированные документы контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (спе­циально выделенным персоналом) и в структурных подразде­лениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель).

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения оп­ределенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нор­мативные, методические, инструктивные и другие документы.

Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Сама же процедура контроля должна вклю­чать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты. Так, обязательному контролю исполнения подле­жат обращения граждан, запросы депутатов и решения колле­гиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомле­ния исполнителей с документами.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых до­кументов с указанием типовых сроков их исполнения или пред­ставления закрепляется в специальном перечне-приложении к инструкции по делопроизводству и в табеле документов. Указа­нием руководителя организации или конкретного подразделе­ния на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, в том числе зафиксированные устные и письменные поручения.

Срок исполнения документа исчисляется календарными дня­ми с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с даты его подписания и утверждения.

Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

В организационно-распорядительных документах срок ис­полнения оговаривается каждым пунктом, содержащим зада­ния и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще все­го определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руко­водителей и организаций. Продление срока оформляется пись­менно после получения документа или за 2—3 дня до истече­ния срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей.

Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:

- постановку документа на контроль;

- непосредственное ведение контроля;

- снятие документов с контроля;

- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.

Постановка документов на контроль состоит из следую­щих операций:

1. выявление объема и номенклатуры документов, подле­жащих контролю;

2. заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;

3. контроль сроков документации, находящейся на рас­смотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и переда­ча документа исполнителю;

4. размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.

Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержа­ние самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость кон­троля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.

Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.

При контроле исполнения сложных документов (прика­зов, программ, актов экспертизы, технико-экономических зак­лючений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнитель­ные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в слу­чаях контроля исполнения устного поручения или при возвра­те к исполненному ранее документу.

Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (для кар­точек, просроченных и переходящих на следующий месяц зада­ний и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям от­ветственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для карто­теки целесообразно и создание рубрик (подрубрик).

Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окон­чания) пополняется РКК дополнительного отделения, отра­жающими документы, исполнение которых намечено на сле­дующий месяц.

Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование ра­боты и самоконтроль специалиста проще организовать на ос­нове предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты - документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта мож­но достигнуть даже от подвесного хранения документов».

Непосредственное ведение контроля заключается в выпол­нении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса ис­полнения:

1) внесение в РКК отметок о перемещении документа;

2) устное (письменное) напоминание исполнителю о при­ближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;

3) составление сигнальных перечней документов и зада­ний, находящихся в подразделении и подлежащих исполне­нию в текущем или последующем периоде времени;

4) регулярное информирование руководителей о ходе ис­полнения заданий и поручений, причинах задержек в испол­нении, мерах по обеспечению своевременного исполнения до­кументов;

5) внесение в РКК отметок об изменении сроков испол­нения, состава работающих с документами специалистов, со­держания задания и т.п., перестановка РКК в массивах ин­формации;

6) выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.

Снятие документов с контроля представляет собой сово­купность следующих операций:

1) принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;

2) внесение отметки об исполнении документа в РКК;

3) информирование службы ДОУ об исполнении контро­лируемого (централизованного) документа;

4) перемещение РКК из контрольной в справочную кар­тотеку;

5) формирование контролируемого документа в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контро­ля после реального и окончательного выполнения всех зада­ний, поручений и решений, содержащихся в документе (резо­люции руководителя), сообщения результатов заинтересован­ным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внут­реннего документа.

На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении доку­мента (поручения) переносится секретарем из контролируе­мого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.

При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.

Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справоч­ного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.

Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из сле­дующих операций:

- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квар­тал, год);

- передачи итоговых документов по результатам конт­рольной работы и материалов анализа исполнительской дис­циплины на рассмотрение руководства;

- выработки и осуществления мер стимулирования повы­шения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).

Анализ состояния исполнения документов — важная фун­кция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопостави­мое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управле­ния и эффективности управленческих процессов.

Поиск по сайту: