Применение текстового документирования

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лица, постоянно меняющихся социально-экономических условиях Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003. -с.441

.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения.

Техническое изобразительное документирование и область его применения. Чертежнографическое документирование. Комплексы технической документации. Проектно-сметная, технологическая, научно-исследовательская и др. документация. Документирование картографической, инженерно-геологической, метеорологической, топографо-геодезической информации. Виды и применение технических документов.

Фотодокументирование, область применения. Микрофотокопирование (микрофильмирование) документов. Понятие «фотодокумент» в государственном стандарте.

Перспективные способы и средства документирования. Критерии сохранения бумажного документа. Электронное документирование.

3.2. Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название докумен­тов, отражающих результат строительного и технологического проектирова­ния, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленно­го производства.

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации про­изводства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим образом:

1. Технические документальные материалы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отве­чающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного произ­водства (изделие) или объект капитального строительства.
2. Технические документальные материалы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие и построить объект капитального строительства.

3. Технические документальные материалы, в группу которых входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

4. Технические документальные материалы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. материалы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию тех­нических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материа­лы, проектные документы и др.
Начиная с XIX века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно (аудио) документирование. Создаваемые таким путём документы получили название аудиовизуальных, т.е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах. Фоноаудиовидеодокументирование, его область применения. Понятие «фонодокумент» в государственном стандарте. Область применения и средства кинодокументирования, видеодокументирования. Понятие «кинодокумент» в государственном стандарте. 3.3. Фотодокументирование

Появление фотодокументов относится к первой половине XIX века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе – светопись). Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и выз­вало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах дей­ствием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплени­ем в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитив­ное изображение – отпечаток. Кроме того, во второй половине XX века для лю­бительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датиру­ется 1839 годом, когда появилась публикация об изобретенном во Франции ху­дожником Дагером первом технически разработанном фотографическом про­цессе, названном дагерротипией.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотогра­фическим способом (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Фотодокументы отличаются существенной особеннос­тью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике, например рентгеновские снимки в медицине, фо­тографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получе­ния копий документов и т. д.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобрете­ние кино.
3.4. Кинодокументирование

Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. В ГОСТе Р 51141–98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” кинодокумент определяется как “изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом”. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент со­бытий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы. Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие собы­тия жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три груп­пы:

1. кинолетопись;
2. киножурналы;
3. документальные фильмы.

Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаётся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее в документоведении и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов.

3.5. Фоно- и аудиодокументирование

К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “до­кумент, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой сис­темой звукозаписи” (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (ва­лики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.
В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой, и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в раз­ной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.

3.6. Документирование с применением электронно-вычислительной техники

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.). Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и раз­витием вычислительной техники. Появляются термины “машино-ориентированный документ”, “документ на машинном носителе”, “машинограмма” и другие, определения которых записываются в стандартах. Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили из­дание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель­ной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”. В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

2.2 Средства документирования. Понятие «средства документирования». Классификация средств документирования. Средства текстового документирования. Ручные пишущие средства. Пишущие машины. Диктофонная техника и область ее применения. Печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители. Специализированные программные продукты для ПК. Фото- аудио - видеотехника. Организационная техника. Новейшие средства документирования.

Основные способы и средства копирования и тиражирования документов. Светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрография. Способы размножения документов с помощью оперативной полиграфии, трафаретная печать, офсетная печать, гектографическая печать. Средства передачи документированной информации.

Поиск по сайту: