ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

46.1 Регламентация работы с документами в Инструкции по кадровому делопроизводству, номенклатуре дел, Табеле и Альбоме унифицированных форм кадровой документации. Назначение инструкции по кадровому делопроизводству. Структура инструкции и методика проектирования. Разделы инструкции. Оформление, удостоверение. Сроки хранения кадровых документов. Номенклатура дел кадровой службы, порядок ее разработки, составления и оформления. Назначение, содержание, оформление Табеля и Альбома унифицированных форм кадровых документов организации, методика составления, разделы текста. Функциональный признак структурирования текста.

46.2 Технологии работы с документами, применяемыми в службе управления персоналом. Регистрация и систематизация хранения кадровой документации. Организация работы с трудовыми книжками. Подготовка дел кадровой службы к архивному хранению. Работа с документами по личному составу в архиве организации. Выдача документов из архива по запросам граждан и организаций. Выдача справок, копий документов о трудовой деятельности работников.

46.3 Автоматизация кадрового учета. Ведение кадровых баз данных. Правовые базы данных. Программное обеспечение для кадровой службы. Специализированные программы для службы управления персоналом.

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. К сожалению, из-за некомпетентности секретари иногда не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство или специально выделенные сотрудники. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь (секретарь-референт).

Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

• Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);

• Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров".

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые-справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее-указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью.

Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

♦ лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

♦ в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

♦ сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

♦ копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

♦ фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

Поиск по сайту: