Автоматизированный контроль исполнения документов

Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также под­система АС ДОУ предназначались в основном для оперативно­го обеспечения руководства полной и достоверной информа­цией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении пре­дупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в кон­кретных подразделениях.

Внедрение автоматизированных рабочих мест специалис­тов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документ­ной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполни­тельской дисциплины и его широкого использования в разви­тии интегрированных систем управления с ведением различ­ных баз данных и знаний (БД и БЗ).

Так, основными задачами АС КИД являлась реализация следующих технологических процессов:

- формирования и ведения БД по всем массивам доку­ментов, поставленных на контроль;

- сигнального информирования руководителей и специа­листов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения;

- периодической выдачи информации о состоянии выпол­нения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационно-распорядительными документами;

- выдачи целевой (фактографической) информации по ра­зовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий);

- справочно-информационной работе по исполненным до­кументам;

- выдачи итоговых или промежуточных результатов конт­роля исполнительской дисциплины (коэффициентов испол­нительности) по подразделениям и конкретным исполнителям.

Функционирование АС КИД обеспечивалось не потеряв­шим актуальности пакетом прикладных программ в составе:

- ввода и контроля исходной информации;

- обработки и формирования машинного архива (БД) до­кументов;

- ведения (корректировки) информационного массива;

- обработки запросов, в том числе в режиме диалога («зап­рос — ответ»);

- формирования выходных массивов данных и др.

Разработке автоматизированной системы контроля испол­нительности должно предшествовать создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих фор­матов: машино- и видеограмм для реализации предупредитель­ного и итогового контроля.

В практике информационно-документационного обеспече­ния широко распространены классификаторы:

- корреспондентов;

- структурных подразделений;

- руководителей и специалистов;

- тематики (содержания) контролируемой документации и др. Составлению классификаторов должно предшествовать

глубокое изучение государственных классификаторов технико-экономической информации. При этом сохраняется основное требование к комплексу входных и выходных документов, фик­сирующих контрольную информацию, — информационная совместимость документов по составу и номенклатуре форма­лизованных показателей. Состав информации входных докумен­тов должен быть минимизирован, но при этом должен обеспе­чивать совокупность потенциальных запросов потребителей и информативность (содержательность) выходных документов.

Достаточно распространенным на практике условием ре­ализации АС КИД является совмещение традиционной, руч­ной (в подразделениях) и автоматизированной (в службе ДОУ) систем управления документопотоками.

Входные документы АС КИД несут, как правило, пере­менную информацию и включают в себя машиноориентированные РКК и контрольные карточки (с зоной «обратная связь»), перечни документов, подлежащих контролю и другие документные формы, предназначенные для формирования машинного массива документной информации и его необхо­димой корректировки.

Наиболее эффективным для формирования БД автомати­зированных систем контроля является типовая РКК с набором оптимального количества реквизитов, входящая в состав уни­фицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентируемой соответствующим ГОСТом. Применение типовой РКК позволяет избавить контрольную группу специалистов от составления других входных докумен­тов, сводя операции корректировки (внесения изменений) и снятия документа с контроля к составлению новой РКК и вво­ду ее непосредственно с дисплея.

Разумеется, ввод в качестве входных самих контролируе­мых документов, унифицированных по форме и содержанию, является более перспективным.

Выходные документы систем автоматизации контрольных процедур фиксируют как промежуточную, так и результатив­ную информацию о функционировании самой системы (пе­речни, сводки, напоминания). Бумажный носитель в виде машинограммы — типичная форма выходного документа. Вы­ходная информация по запросам отображается на дисплее и распечатывается в формате, предпочтительном для пользова­теля. Однако во многих случаях бывает достаточно видеограм­мы для оценки результатов контроля исполнения.

Выходная информация автоматизированного контроля ис­полнения по интервалам выдачи делится на регламентируемую(периодическую) и не регламентируемую (непериодическую).

Регламентируемая информация выдается, как правило, в определенные сроки (по графику). Потребность в не регламенти­руемой информации возникает хаотично и отображается зап­росом, который реализуется либо письменно, либо вводится с помощью клавиатуры дисплея. Запросы могут мотивироваться срочностью, важностью, приоритетностью и другими крите­риями управления.

Обилие информационных потребностей пользователя объясняет широту номенклатуры и тематики выходных доку­ментов (традиционных и безбумажных). Это касается, к приме­ру, выходных документов регламентируемого (за 30, 15, 10, 3 дня) предупредительного контроля, включающего в себя: на­поминание исполнителю о приближении срока окончания ра­боты, перечень контролируемых документов со сроками окон­чания работ в следующем отчетном периоде; перечень (свод­ка) документов с истекшими сроками исполнения; машино­грамма заполненной РКК на исполненный документ.

Другой группой выходных документов АС КИД является достаточно представительная совокупность регламентируемых и нерегламентируемых перечней и сводок о состоянии испол­нения заданий, поручений, отраженных в документной инфор­мации за определенный период времени. Аналитические при­знаки документов при этом могут быть самыми различными.

Группировочными признаками сведений о состоянии ис­полнения документов могут быть:

- сроки исполнения;

- неисполнение (просроченное и непросроченное);

- своевременность (непросроченное исполнение);

- содержание документов;

- фамилии специалистов, работающих с документами;

- структурные подразделения;

- авторство документов;

- виды (типы) документов.

Разумеется, поиск документной информации по группировочным признакам проще вести с помощью дисплея, на кото­ром в процессе машинного диалога высвечивается их типовой состав («меню») с указанием последовательности дальнейше­го поиска по подпризнакам.

Технология обработки и движения документной инфор­мации в автоматизированных системах контроля исполни­тельской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последо­вательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использую­щих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) дома­шинный и послемашинный этапы содержали комплекс руч­ных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией.

Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содер­жал: отбор и систематизацию документов (с учетом приорите­тов важности и срочности); регистрацию документной инфор­мации на машиноориентированных РКК; заполнение карто­чек с изменениями данных, оформление бланков и т. д.

Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении акту­альных вопросов.

Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности дан­ных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предва­рительной оценки.

На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям струк­турных подразделений.

Подсистема АС ДОУ «Контроль исполнения документов» позволяла максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов, вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное техно­логическое достоинство подсистемы — безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации.

В отдельных крупных организациях накоплен опыт обес­печения руководства итоговыми документами АС КИД по прин­ципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информа­ции («обратной связи») рассматривается как реальное сооб­щение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это по­зволяет не отягощать руководителей избыточной информаци­ей и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии испол­нителя и пр.).

При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность из­бирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа.

Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения конт­рольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее.

Поиск по сайту: