Глава. Теоретические и методические основы организационного развития и организационного проектирования систем документационного обеспечения управления

· 1.1. Эволюция подходов к проектированию системы документационного обеспечения управления.

Теоретические основы построения организаций как часть общей науки об управлении разрабатывались на стыке разных отраслей знаний – менеджмента, социологии, антропологии, психологии, юриспруденции и др. Изменения объективных условий функционирования организаций, характерные для XX века, внесли немало нового в развитие взглядов, научных концепций и управленческой практики. Это вызвало к жизни множество научных идей и школ, изучающих закономерности построения организаций, их основные черты и стимулы функционирования – формальные и неформальные организации, человеческие отношения, социальные системы, разделение функций и ответственности, принятие управленческих решений, математический аппарат процессов управления.

Для решения вопроса о том, какая схема организации является оптимальной для данных конкретных условий, необходимо принимать во внимание различные подходы, предлагаемые теориями формирования организаций. Теории, которые утверждают, что существует единственный рациональный способ построения организации, называются универсальными. Теории, согласно которым оптимальная структура может различаться от ситуации к ситуации в зависимости от таких факторов, как изменение технологии и внешней среды, называются ситуационными (22, с. 20).

Существующие теории различаются также по способу их разработки. Например, некоторые из них являются результатом логической дедукции, тогда как другие сформулированы на основе исследовательских разработок. Одни теории ведут главным образом поиск базовых характеристик для описания организаций, другие же пытаются описывать «лучшую» организацию. В экономической литературе различают также теории, в которых сделан акцент на задачах подразделений фирмы, рассматриваемых в качестве важнейшей основы анализа, и теории, которые пытаются анализировать организацию в целом. Эти различия в подходах и предмете анализа затрудняют разработку общей теории формирования организаций. Основные факторы, оказавшие влияние на становление и развитие научных школ управления XX века, сгруппированы в таблице (Приложение 1).

Делопроизводство возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, то есть определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление - это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.

По существу делопроизводство - это технология управления, "кухня" управления.

Это отчетливо прослеживается впервые в генеральном регламенте Петра I - первом организационном документе. Создавая по сути новый государственный аппарат (Сенат, Коллегии и т.д.), Петр I пытается и по-новому организовать его работу: заставить работать более оперативно, с большим результатом. Работу Коллегии определял Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии "...також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют" от 28 февраля 1720 г. Он стал первым законодательным актом, в котором детально был прописан весь порядок работы Коллегий. Его анализ показывает, что по существу две трети этого документа посвящены делопроизводству: созданию документа и всему порядку работы с ним, начиная с получения, регистрации, ознакомления, подготовки доклада на Коллегию и заканчивая составлением ответного документа и его отправкой. Рассмотрение вопроса начиналось с получения документа, затем каждый этап его передачи по инстанциям учитывался в регистрационных книгах, решения коллегии протоколировались, оформлялся и отправлялся ответный документ. Таким образом, мы видим, что в Регламенте расписана технология работы Коллегий с документами, что практически и составляет суть делопроизводства.

Еще более отчетливо делопроизводство, как технология управления, описано в "Общем учреждении министерств" 1811 г. С точки зрения управленца и особенно документоведа это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.

Большую часть и этого документа занимают параграфы, детально расписывающие порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.

В соответствии с "Общим учреждением министерств" работа с документами начинается с "вступления дел" и далее подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается ревизией дел.

Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же как и в Генеральном регламенте, прежде всего расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы управленческого аппарата.

И в генеральном регламенте, и в Общем учреждении министерств через делопроизводство по сути устанавливается порядок в самой системе управления.

После революции 1917 г. в советский период два фактора начинают влиять на стиль работы советского управленческого аппарата. Во-первых, на смену старому чиновнику приходят наиболее грамотные рабочие и солдаты, преданные Советской власти, но не знавшие азов работы бюрократической, что сразу же повлекло за собой резкое падение культуры работы аппарата.

Во-вторых, что имеет особое значение, сразу же начинает устанавливаться командно-административная система, при которой даже порядок подготовки вопроса и указание, кто и как готовит любой документ, исходит от руководителя. Делопроизводство превращается в советский период в чисто техническую, понимаемую как второстепенная, функцию. Оно рассматривается как отдельные операции по обработке документов: курьерская доставка, обработка получаемых и отправляемых документов, их учет в журнале.

Однако, как указывалось выше, у делопроизводства есть и вторая сторона — оно, как в зеркале, отражает саму систему управления так как взаимосвязано с ней. И постановка делопроизводства в различных организациях отражает сегодня чаще всего плохо организованную систему управления с расплывчатыми задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий на нижестоящий уровень. Процесс управления не прописан тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI веке (16, с. 12).

Последние десятилетия, ознаменовавшиеся стремительными переменами в технологии, возрастающей сложностью и наукоемкостью производства, его глобализацией и распространением современных информационных технологий, дали новый мощный толчок теоретическим обобщениям и прикладным научным исследованиям в управлении.

Следует отметить, что именно делопроизводство сегодня, предлагая разработку табеля форм документов, пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления и согласования документов при решении определенных вопросов.

В последние годы идет массовое внедрение автоматизированных технологий в процесс управления. И здесь сразу же препятствием становится неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Наиболее часто предлагаются программы автоматизации документооборота. Как известно, документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. И именно автоматизация документооборота требует особенно тщательной подготовки. Прежде всего, надо решить чисто управленческие вопросы: распределение обязанностей, делегирование полномочий для решения задач, определение, кто какие задачи решает, на каком уровне, установление порядка согласования документа, его подписания (16; с. 13).

· 1.2. Сущность и задачи организационного проектирования

Научно обоснованное формирование организационных структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода (22, с. 178).

Под проектированием вообще понимается прикладная деятельность по созданию моделей определенного объекта или процесса (24, с. 72). Вновь создаваемые или усовершенствованные различные объекты и процессы являются продуктом проектирования.

В результате проектирования разрабатываются проекты по созданию новой, либо целенаправленному изменению существующей технологической или социально-экономической системы, либо создание или развитие различных видов процессов (технологических, информационных и т.п.).

Понятие «проект» используется как в «узком», так и «широком» смыслах. В «узком» смысле проект представляет собой документально оформленный план (модель) сооружения, конструкции, технологии, системы управления и т.п. В «широком» смысле проект рассматривается как единое целое, включающее основные фазы его жизненного цикла: формирование замысла и постановка целей; подготовка и разработка проекта; реализация проекта; завершение проекта (ввод в эксплуатацию, выход на заданную мощность, внедрение в производство и т.п.) (27, с. 308).

Наиболее сложным является проектирование производственных систем, предприятий в целом, либо отдельных производств и подразделений. Проектирование производственной системы предполагает разработку и взаимную увязку проектов технической, организационной, информационной, социальной и др. систем, обеспечивающих функционирование предприятия по производству и реализации продукции и услуг.

Важнейшим средством повышения эффективности производственно-сбытовой деятельности предприятий на рынке, сохранения его конкурентоспособности в долгосрочном периоде времени является уровень его «организационного развития», способности приспособления организационной системы к изменениям во внешней и внутренней среде.

Организационное развитие рассматривается и как философская концепция и методология внутрифирменных изменений при рассмотрении предприятия как «открытой системы», и как всеобъемлющая, последовательная и многоуровневая стратегия, нацеленная на средне- и долгосрочные перспективы, и как подход к управлению сложными изменениями на корпоративном уровне и т.п.

Процесс организационного развития включает семь этапов (14, с. 32):

1) определение миссии организации;

2) оценка внешних и внутренних условий;

3) сбор данных;

4) обеспечение вовлеченности персонала в процесс перехода;

5) постановка целей изменения;

6) осуществление изменений и развивающие мероприятия;

7) оценка и закрепление изменений.

В зарубежной литературе в рамках организационного развития системы выделяют понятия «организационный инжиниринг» и «реинжиниринг бизнес - процессов».

«Организационный инжиниринг» направлен на рациональные (инжиниринговые) решения широкого комплекса организационных задач. Задачей организационного инжиниринга является выделение и типизация ключевых компонентов производственной системы и их «настройка» (согласование) для достижения поставленных целей в процессе изменений. Ключевыми компонентами организациипредприятия как открытой системы, подлежащих изменению (совершенствованию), являются (14, с. 34):

структура – организационная, юридическая, финансовая и т.д.;

бизнес-процессы (как способ реализации функций системы);

системы менеджмента (механизмы, регулирующие бизнес-процессы в организации, и способы взаимодействия структурных элементов) – системы внутрифирменного планирования и контроля, мотивации, управления качеством, внутрифирменная нормативная база и т.д.

« Реинжиниринг бизнес-процессов » (РБП или англ. BPR – business process reengineering) представляет радикальную перестройку деловых (бизнес)-процессов для значительного улучшения показателей работы действующих бизнес-организаций. Реинжиниринг бизнес-процессов является составной частью и инструментом организационного инжиниринга и направлен на создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов, часто без учета того, что было ранее на предприятии.

Важным являются рассмотрение организационного проектирования как неотъемлемой функции организации производственной системы, обеспечивающей ее постоянное развитие и совершенствование.

Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности» (22, с. 41).

Объектом организационного проектирования является производственная организационная система, а предметом – комплексное моделирование организационной системы (24, с.13).

Пузыревский Л. С. определяет организационное проектирование предприятия как моделирование организационной системы, осуществляемое либо перед строительством, либо накануне значительных организационных преобразований действующего объединения, предприятия (24, с. 15). При этом им выделяются следующие основные задачи:

1) подобрать элементы системы в количественном и качественном отношениях;

2) разместить элементы в пространстве;

3) установить структуру системы как горизонтальную (технологическую), так и вертикальную (управляющую);

4) разработать регламент процессов, происходящих в системе;

5) установить характер информационных взаимосвязей элементов системы;

6) спроектировать технологию управленческих процессов.

Американский экономист Дж. Гелбрейт под проектированием организации понимает постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных.

Авторы работы «Системология организации» считают, что в процессе организационного проектирования осуществляется решение следующих задач:

1) разделение труда и специализация;

2) депертаментализация и кооперация;

3) связи между частями и координация;

4) масштаб управляемости и контроля;

5) иерархия организации и ее звенность;

6) распределение полномочий и ответственности;

7) централизация и децентрализация;

8) дифференциация и децентрализация;

9) дифференциация и интеграция (10, с. 22).

· 1.3. Производственная система как объект проектирования

Предприятие или производственная система как объект организационного проектирования является сложной организационной динамической системой, функционирующей в органическом единстве и взаимодействии объекта и субъекта управления. Предприятия создаются для удовлетворения общества в конкретных продуктах и услугах. Основным элементом предприятия как организационной системы являются люди, поэтому важнейшей задачей организационной системы является координация и осуществление деятельности людей, направленную на производство и реализацию требуемых обществу (потребителям) товаром и услуг. Наиболее полным определением организационной системы дано Абдуловым П. В.: «Организационной системой называется такая система, структурными элементами которой являются люди, осуществляющие преобразование ресурсов этой системы. Как правило, – это сложные многоуровневые системы, состоящие из множества взаимодействующих элементов и подсистем. Характерной особенностью организационной системы, отличающей ее от систем другого типа, например от технических систем, является то, что каждый элемент организационной системы принимает решение по организации действий, т.е. является решающим элементом. Некоторые из них принимают решения по организации только своих собственных действий – это исполнительные элементы. Элементы, принимающие решения по организации не только своих собственных, но и действий некоторых других элементов, объединенных или не объединенных в коллективы или организации, – это руководящие элементы системы» (9, с. 8 – 9).

Предприятие как сложная система состоит из большого количества элементов с их отношениями, объединяемые в различные подсистемы и подразделения, коллективы которых с помощью комплекса различного рода сооружений, оборудования, устройств, технологии и т.п., выполняют конкретные задачи. Построение таких систем имеет иерархический характер. Подсистемы различного уровня могут состоять из подсистем и элементов нижестоящего уровня.

Организационный проект предприятия включает оргпроекты входящих в него подсистем и элементов. При этом в системе «Предприятие» выделяются четыре группы подсистем (24, с. 17):

1) подсистемы общего управления – линейное руководство, технико-экономическое планирование, оперативное планирование, интегрированная обработка информации, подсистема комплексного развития;

2) комплексные подсистемы – заготовительные, обрабатывающие и сборочные цехи;

3) функциональные подсистемы – конструкторская и технологическая подготовка, обслуживание, материально-техническое снабжение, сбыт, персонал;

4) организационно-технические подсистемы – планировка в пространстве, схема грузопотоков, состав оргоснастки, условия труда.

В целом управляющая система предприятия включает подсистемы общего управления и управляющие блоки комплексных и функциональных подсистем (Приложение 2).

Предприятие является открытой системой, поэтому при организации его функционирования требуется учитывать условия внешней и внутренней сред.

Внешняя среда предприятия – это его окружение: экономическое (состояние экономики страны, региона), политическое, правовое, социальное, технико-технологическое (научно-технический прогресс), ресурсы (наличие и доступность материальных, трудовых, финансовых, информационных ресурсов), социальное, организационное, международное, а также региональная среда (состояние спроса и предложения, покупатели, поставщики, посредники, конкуренты, инфраструктура рынка).

Предприятие должно вести постоянный анализ внешней среды, своевременно выявлять изменения условий внешней среды и принимать эффективные меры, как при разработке стратегии своего развития, так и при принятии решений в текущей производственно-сбытовой деятельности.

Таким образом, «развитие для бизнес–корпораций стало необходимой формой их существования — ведения социально–экономической деятельности. В данной связи меняется роль такого вида деятельности как управление (28, с.186).

Внутренняя среда предприятия – это его производственная и организационная структура, наличие и состояние основных фондов, уровень технологии, организации производства, труда и управления, номенклатуры, объем и качество производимых товаров и услуг, обеспеченность и уровень использования материальных энергетических, трудовых, финансовых, информационных и других ресурсов. Внутренняя среда представляет собой производственный и сбытовой потенциал предприятия.

Эффективность деятельности предприятия на рынке определяется организационной способностью предприятия использовать свой производственный потенциал, умением адаптироваться к постоянным изменениям во внешней среде и внутренним изменениям. Если изменения во внешней среде требуется учитывать, то изменениями во внутренней среде можно управлять, обеспечивая организационное развитие предприятия. Разработка и внедрение мероприятий по организационному развитию предприятия является содержанием организационного проектирования.

При проектировании предприятий следует учитывать основные тенденции и закономерности их развития в современных условиях:

возрастает сложность производственных систем, увеличивается количество подсистем и элементов и взаимосвязей между ними; а, соответственно, уменьшается устойчивость;

увеличивается разнообразие производственных и организационных структур;

возрастает эмерждентность производственных систем.

Для подробного описания предприятия целесообразно выделить основные элементы и их взаимосвязи, обеспечивающие процесс материального производства, такие как: предметы труда, средства труда, рабочую силу, конструирование и технологию создания продукта, транспорт, энергохозяйство, здания и сооружения (29, с.61).

При проектировании организационной системы предприятия необходимо учитывать:

связи и взаимоотношения между элементами производственной системы при решении технических, организационных, управленческих, экономических, социальных и других задач;

состояние отдельных элементов, их нахождение на конкретной стадии воспроизводства;

длительность стадии воспроизводства отдельных элементов, а также требуемые ресурсы для обеспечения кругооборота или его ускорения.

· 2 глава. Этапы организационного проектирования.

· 2.1. Предпроектная подготовка

В процессе организационных преобразований возникает необходимость пересмотра планов и проектов развития бизнес–корпорации. В данной ситуации крайне важным является выбор методов планирования организационных преобразований. Так как ходе организационного проектирования становятся значимыми следующие моменты:

-Изменение факторов развития среднесрочной перспективы: возможность реализуется либо становится неактуальной, проблема разрешается, трансформируется либо изменяется степень ее значимости;

-Изменение интересов и позиционирования субъектов бизнес–корпорации: возникают новые цели и идеи, изменяются приоритеты, развиваются деловые связи (13, с.19).

Для проектирования организационных структур управления используются методы, которые можно отнести либо к организациям бюрократического (метод аналогий, метод структуризации целей),либо к органическому(метод организационного моделирования) типам, либо к тому и другому(экспертно-аналитический метод) (30, с.24).

Предпроектная подготовка включает три этапа: организационную подготовку, проведение предпроектного обследования производственной системы и разработку технического задания.

Организационная подготовка обеспечивает создание необходимых организационных условий для проведения проектных работ и включает:

1) определение объекта и цели проектирования;

2) определение источников финансирования;

3) формирование проектной группы или специализированного подразделения, выполняющего проектные работы, назначение ответственных руководителей;

4) разработку системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы;

5) разработку и утверждение плана выполнения работ (11, с. 48-49).

На этом этапе создается программа исследования.

Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат.

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат и эффективность (26, с. 82-83).

Предпроектное обследование объекта оргпроектирования (предприятия, подразделения)

В процессе предпроектного обследования производственной системы проводятся следующие работы:

1) разработка методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования;

2) диагностическое обследование;

3) рабочее детальное обследование.

В процессе диагностического обследования анализируется динамика показателей технического уровня производства, показателей уровня организации производства, труда и управления (11, с. 50).

Большинство методов, применяемых обследовании, — это методы, заложенные в 20-е годы и получившие дальнейшее развитие, некие, детализацию в настоящее время.

В предпроектном обследовании используются следующие методы: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, самофотография и хронометраж, опрос /интервьюирование/, анкетирование, графический, статистический (18, с. 18-19).

Рабочее обследование проводится в трех направлениях: 1) организация производственных процессов; 2) организация труда; 3) организация управления.

Рабочее обследование состояния организации производственных процессов включает: характеристику производственной структуры, специализации и кооперации подразделений и производств, характеристику организации основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов, их особенности, обеспеченность трудовыми и материальными ресурсами.

Обследование организации труда состоит в изучении вопросов разделения и кооперации труда, организации рабочих мест, определения уровня их механизации и автоматизации, нормирования труда, оплаты труда, материального и морального стимулирования рабочих, ИТР и служащих, подготовки и повышения квалификации кадров, использования различных форм организации труда, состояния условий труда (11, с. 51).

Примерная структура системы оценки эффективности управленческого труда специалистов и работников организации

1. Общие положения.

2. Цели и задачи системы.

3. Оценка эффективности труда руководства организации, руководителей структурных подразделений.

4. Оценка эффективности труда коллективов специалистов и работников структурных подразделений.

5. Оценка эффективности индивидуального труда специалистов и работников.

6. Организация работ по оценке эффективности управленческого труда.

7. Порядок использования результатов оценки (12, с.14).

На этапе анализа используется ряд методов, часть которых совпадает с методами сбора материала и впоследствии с методами проектирования (графический, статистический).

Обработка результатов обследования требует прежде всего систематизации собранного материала (группировки, классификации), сравнения (сопоставления, обобщений) с помощью графиков, схем, таблиц, диаграмм, текстового описания.

Систематизация материалов означает приведение их в определенный порядок путем классификации (группировки) собранных данных. Классификация (или группировка) представляет собой распределение данных, полученных при сборе, по родственным группам. Например, документов - по корреспондентам или видам, срокам хранения; служащих - по категориям; средства оргтехники но технологии обработки документов; данных ФРД, хронометража, анкет — по видам операций и т.д. Основания для классификации могут быть самые различные в зависимости от поставленных задач.

Метод сравнения — это сопоставление данных с целью выявления черт сходства или различия между ними. Например, существующей организации делопроизводства с требованиями законодательных и нормативно-методических документов или существующей организации делопроизводства в обследуемом объекте с организацией делопроизводства в образцовом учреждении. Нормы выработки по различным делопроизводственным операциям конкретных работников сравниваются с типовыми нормами времени на делопроизводственное обслуживание, оформление конкретного документа в соответствии с требованиями ГОСТ и т.д.

Результаты сравнения являются важнейшей предпосылкой для обобщений и выводов.

При анализе обобщаются результаты визуальных единичных наблюдений, опросов, ФРД, анкетирования и т.д. путем составлений сводных таблиц, графиков, схем.

Графический метод наиболее широко применяется при анализе результатов обследования, так как позволяет выразить собранные данные в виде схем, диаграмм, графиков, рисунков, чертежей, т.е. в наиболее наглядной форме. Графический метод тесно сочетается состатистическим методом, позволяющим при анализе расположить исходные данные в форме таблиц и графиков (17, с. 19).

Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами;

в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма – механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем (21, с. 118).

При проектировании организационных структур необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с экспортно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала формулируются цели, а затем – механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики (7, с. 143).

Разработка технического задания (ТЗ)

Техническое задание является исходным документом для разработки проекта организации производства, труда и управления.

Разработка ТЗ на выполнение работ по оргпроектированию включает:

1) изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления: приказа по предприятию о начале работ, документов по обеспечению финансирования проектирования, и формировании проектной группы (подразделения), плана выполнения работ;

2) изучение материалов и рекомендаций предпроектного обследования организации производства, труда и управления на предприятии;

3) изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте лучших аналогичных предприятий по оргпроектированию;

4) составление технического задания;

5) утверждение технического задания.

В техническом задании должны быть отражены следующие положения:

1) основание для разработки оргпроекта;

2) цели разработки оргпроекта;

3) краткая характеристика предприятия;

4) результаты предпроектного обследования и анализа;

5) основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6) рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7) технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8) состав разделов оргпроекта;

9) содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10) источники финансирования работ;

11) порядок приемки проекта;

12) источники информации для разработки проекта (методические и нормативные документы, источники информации о передовом опыте, теории и практике) (11, с. 54-55).

· 2.2. Проектирование информационной подсистемы управления

Комплексный проект рационализации делопроизводства в учреждении представляет собой описание организации делопроизводства, технологии выполнения работ на научной основе с учетом последних достижений в этой области (прежде всего компьютерных технологий).

Составляется проект по разделам.

Проект выполняется методами текстового описания, графического, математического моделирования.

Практика работы по проектированию организации делопроизводства в аппарате управления показала, что комплексный проект по рациональной организации делопроизводственного обслуживания состоит из следующих разделов.

1. Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводственному обслуживанию.

2. Доставка и экспедиционная обработка документов.

3. Регистрация документов и информационно-справочная служба.

4. Контроль за исполнением документов и поручений.

5. Составление и оформление документов, унификация и трафаретизация документов.

6. Текущее хранение документов, номенклатуры дел.

7. Архив учреждения.

8. Организация рабочих мест, оснащение оборудованием и средствами вычислительной техники и оргтехники.

Все разделы выполняются сегодня на базе новейших компьютерных технологий. Количество разделов в проектах может определяться в зависимости от потребностей заказчика, его возможностей и уровня организации делопроизводства на конкретном объекте. Часто ряд разделов объединяются и даются в совокупности. Например, регистрация и контроль исполнения, экспедиционная обработка и регистрация документов и т.д. Но независимо от таких объединений все вышеназванные вопросы могут входить в комплексный проект.

Разделы проекта всегда предусматривают все взаимосвязанные законченные части: рациональная организация участка делопроизводственной службы и расчет эффективности предлагаемых мероприятий.

Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводственному обслуживанию