 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Цели, задачи и функции
В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет определение ее целей и задач, в уже упоминавшемся примерном положении о службе ДОУ этот раздел называется "Цели и задачи службы ДОУ". В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: "Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления". На наш взгляд, данную формулировку ("организация, руководство, координация, контроль и реализация работ") можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.
| На заметку Неудачным названием для службы делопроизводства является название "общий отдел", поскольку из слова "общий" никак не вытекает, что речь идет о подразделении, обеспечивающем работу с документами. |
| Мнение эксперта А.Н. Назаров, начальник отдела корпоративного электронного документооборота и методологии Управления делами ООО "Газпром межрегионгаз", канд. ист.наук В качестве цели своей статьи "Служба ДОУ: цели, задачи и деятельность в современных условиях" В.Ф. Янковая обозначила "рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом подразделении" и тут же оговорилась, что "документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельности". Данное противоречие более или менее очевидно прослеживается на протяжении всей статьи. Особенно ярко это видно на примере приведенного В.Ф. Янковой сравнительного анализа терминов "делопроизводство", "документационное обеспечение" и "управление документами" и краткого изложения истории их появления, на основании которых делаются выводы о том, что, по сути дела, ни один из этих терминов "не несет ничего принципиально нового в своем определении, что позволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание" и все три термина можно рассматривать как синонимичные. На наш взгляд, данный пример очень показателен, потому что большая часть изменений, происходивших за последние годы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), касалась не столько целей и задач, стоящих перед службами ДОУ, сколько технологий, применяющихся для решения данных задач. Безусловно, эти изменения в значительной мере были связаны с "применением в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизацией делопроизводственных процессов, внедрением и применением систем электронного документооборота и электронных документов", однако, несмотря на это, основные задачи служб ДОУ остались почти неизменными. И здесь В.Ф. Янковая опять соглашается с тем, что перечень задач, стоящих перед службами ДОУ, в целом был сформулирован верно еще в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданной Главархивом СССР в 1991 г. В.Ф. Янковая отмечает только, что в настоящее время задачи служб ДОУ, перечисленные в ГСДОУ, нуждаются в более четкой формулировке. Кроме того, у автора статьи вызывает сомнения задача, связанная с сокращением документооборота, т. к., по мнению В.Ф. Янковой, говорить о ней "в условиях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, некорректно. Можно говорить лишь об оптимизации документооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифицированного документирования". Однако и в данном случае речь в большей степени идет о вопросах терминологии, чем о принципиальных различиях. Например, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет документооборот как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". Таким образом, если считать, что рациональная маршрутизация документов направлена на ускорение их движения и соответственно сокращение сроков их исполнения в организации, а исключение случаев неквалифицированного документирования нацелено, помимо всего прочего, на приведение количества подготавливаемых в организации документов к оптимальному, то грань между сокращением документооборота и его оптимизацией перестает быть слишком яркой. Вероятно, можно говорить о том, что цели и задачи служб ДОУ в своей основе остаются традиционными и в наше время, но применение новых технологий и инструментов позволяет сделать решение этих задач более эффективным. |
Представляется, что при формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд - совокупность всех документов, образовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений. Жизнь документа в делопроизводстве заканчивается тогда, когда документ по истечении срока хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или постоянному хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т. е. в архив организации. Следовательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформулировать таким образом: формирование полноценного документального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.
Это утверждение можно воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие "документального фонда" - это новое понятие. Ни в одном словаре или стандарте, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не зафиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нормативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, - это Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447.
В пунктах 26 и 27 этого документа говорится: "Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов <...> Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти".
Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытекают из цели или определяются целью. В свою очередь, цели и задачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.
Для того чтобы сформулировать задачи службы ДОУ, нужно ответить на вопрос: что необходимо сделать для того, чтобы сформировать полноценный документальный фонд организации?
В примерном положении о службе ДОУ задачи подразделения сформулированы следующим образом: "...Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации".
| Мнение эксперта В.М. Козлова, документовед Бюро организациидокументооборота ОАО "ОКБ Сухого" В деятельности любой организации без четко поставленных целей и задач невозможно добиться эффективных результатов в работе. Поэтому необходимо ответственно подходить к разработке локальных нормативных актов организации, которыми будут руководствоваться сотрудники при выполнении своих служебных обязанностей. Положение о структурном подразделении позволяет четко определить место подразделения в организационной структуре компании, отразить цели, функции и задачи, выполняемые сотрудниками. В данной статье В.Ф. Янковая подробно описала требования к содержанию разделов Положения о службе ДОУ. Автор определила цель деятельности службы ДОУ, ее основные актуальные на сегодняшний день в условиях развития информационных технологий задачи и функции, которые можно дополнять и уточнять в зависимости от специфики деятельности организации. Информация, предоставленная в статье, поможет разработать Положение о структурном подразделении, соответствующее современным требованиям к специалистам в области документационного обеспечения управления. В условиях динамично развивающегося бизнеса, при регулярной оптимизации бизнес-процессов компании сотрудникам необходимо отслеживать актуальность информации, предоставленной в локальных нормативных актах. Все изменения, происходящие в процессах деятельности компании, необходимо вовремя закреплять во внутренних управленческих нормативных документах и контролировать их выполнение всеми сотрудниками компании. |
Перечень задач, на наш взгляд, в целом сформулирован верно, но вызывает сомнение п. 2.1.3, поскольку ставить задачу "сокращения документооборота, количества форм документов и документов" в условиях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, не корректно. Можно говорить лишь об оптимизации документооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифицированного документирования. Кроме того, задачи службы ДОУ нуждаются в более четкой формулировке.
Исходя из сформулированной нами цели службы ДОУ, формирование полноценного документального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации, - мы можем задачи службы ДОУ выстроить следующим образом:
· обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
· разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с документами и контроль за применением;
· совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами;
· организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.
Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: организация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.
| Полезно знать! Функции подразделения -это фактически конкретные виды работ, которые должно выполнять подразделение для достижения поставленных задач. |
Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:
· организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфере управления документами;
· контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, хранения и использования документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
· контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обеспечением их сохранности) в структурных подразделениях организации;
· контроль за состоянием организации работы с документами в подведомственных организациях.
К специфическим функциям службы ДОУ относятся следующие:
· разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, административных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов организации;
· проектирование образцов бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования в структурных подразделениях организации;
· разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем административных и бизнес-процесов по управлению документами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);
· осуществление экспедиционной обработки документов;
· организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации;
· организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документооборота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
· формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, ведение информационно-справочной работы по документам, создание, хранение, поиск и использование документов в организации;
· организация контроля за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
· ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине;
· обеспечение документирования деятельности коллегиальных (совещательных, координационных, методических и др.) органов;
· организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
· рассылка документов (копий документов) по структурным подразделениям организации и подведомственным организациям;
· разработка и согласование номенклатур дел структурных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;
· проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
· подготовка предложений о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота;
· повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.
Предлагаемый перечень функций службы ДОУ можно рассматривать как универсальный, т. е. такой, который в полном объеме может использоваться в организации, независимо от содержания и характера ее деятельности, организационно-правовой формы, объема документооборота и других особенностей.
| Мнение эксперта Г.В. Подкорытова, начальник отдела делопроизводства ЗАО "ФИНЭКС Качество", член Гильдии управляющих документацией В очередной раз с интересом к изложенной тематике и огромным уважением к конкретному автору публикации ознакомилась со статьей журнала. Как практик с многолетним опытом работы, в т. ч. в организациях различных форм собственности, могу уверенно сказать - цели статьи, обозначенные автором как анализ изменений, происходящих в деятельности служб ДОУ, и документирование этих изменений созданием (корректировкой) положения о подразделении, являются более чем важными и актуальными в работе организации. К сожалению, руководство высшего уровня на практике, как правило, о подобных публикациях не ведает или просто не хочет вникать в суть вопроса. Причины этого разные: первоочередные куда более важные и насущные, на их взгляд, задачи -выпуск продукции, оказание услуг, а в отдельных случаях - отсутствие предложений по оптимизации документирования бизнес-процессов со стороны специалистов ДОУ. Более того, на вопрос, как обстоит в организации дело с постановкой делопроизводства, многие руководители ответят положительно. Хотя надо отметить, что в последнее время руководители все чаще ставят вопрос о качественном улучшении делопроизводства в организации, понимая высокую степень его важности и значимости. В своей практике мне посчастливилось работать с директором, впоследствии с ним же - генеральным директором, который более чем внимательно относился к документационному обеспечению управления, доверял специалистам ДОУ, а также поддерживал службу ДОУ во всех ее инновациях с предварительным анализом предлагаемых изменений. Необходимо подчеркнуть, что он также равно уважительно относился к специалистам иных служб организации. И вот этим отношением он вырастил немало прекрасных специалистов. Что же мы имеем в отдельно взятых организациях сегодня? Я думаю, то, о чем я скажу, знакомо многим. Что такое специалист-делопроизводитель, будь он руководитель службы или рядовой работник? Что такое проблемы службы по отношению к иным, на взгляд руководителя, наиболее важным подразделениям? Зачастую наша служба и ее работники оказываются "на задворках". Кого сокращают в первую очередь? Делопроизводителей. Кого в последнюю очередь мотивируют на результат? Делопроизводителей. Кому не считают важным выделять денежные средства на повышение квалификации, участие в коллегиальных мероприятиях по обмену опытом? Делопроизводителям. Кого не назначают в структурных подразделениях? Опять же ответственных за ведение делопроизводства. И что же мы тогда должны ждать в плане оптимизации документооборота, исключения случаев неквалифицированного документирования? Да почти ничего. Отсюда и конечный результат: · длительное, в т. ч. возвратное, движение безграмотно оформленных документов; · низкий уровень исполнительской дисциплины в работе с документами; · выполнение рутинных простых операций по обработке документов высококвалифицированными работниками службы ДОУ по причине нехватки работников вместо выполнения ими задач внедрения и поддержания современных технологий в работе с документами. И это далеко не полный перечень упущений в организации документационного обеспечения управления. В заключение хочется сказать следующее. Уважаемые руководители, коллеги! Наша служба ДОУ занимает не последнее место в работе организации. Обратите еще раз пристальное внимание на наши проблемы, задачи, и результат не заставит себя ждать. А экономия средств на нуждах службы сегодня, в т. ч. на автоматизации документирования, завтра может явиться одной из причин ослабления рыночных отношений со всеми вытекающими отсюда последствиями. |
Однако данный перечень функций не является исчерпывающим, в отдельных случаях он может дополняться иными функциями, например для служб ДОУ органов власти важно выделить в качестве отдельных функций организацию работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан, запросов юридических и физических лиц, запросов депутатов законодательных (представительных) органов власти и др.
Поиск по сайту: