АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
|
ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД
Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которомудолжна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства.Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа ворганизации - от его первичной регистрации до списания в дело.Жизненный цикл документа [2] состоит из двух основных стадий:1. Стадия разработки документа, которая может включать:· собственно разработка содержания документа;· оформление документа;· утверждение документа.В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считаетсянеопубликованным, и права на документ определяются правами доступаконкретного пользователя.2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:· активный доступ;архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;· уничтожение документа.Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогдаправа на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примераопубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланкапредприятия.Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационноеобслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководствомвопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы(докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.)содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтомуоперативную и максимально полную подборку можно получить только используякомпьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУДпредусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, ненадо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, принеобходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела –осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедурыавтоматизируются.Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратногообеспечения, предназначенный для решения следующих задач:· Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронныхдокументов на разнообразных носителях. Носители электронных документовхарактеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одногомегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти двапараметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемыхзадач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенныйноситель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации.Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоитиз разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуетсяприменение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранениядостаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно длятаких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работыданных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов междуносителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системыадминистратором (например после истечения 90 дней со дня создания документаон должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носительинформации), либо автоматически в зависимости от частоты обращенияпользователей к тому или иному документу.· Организация учета бумажных и микрографических документов.Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитыватьбумажные и микрографические документы - система должна хранить толькоэлектронную карточку на документ данного типа и поддерживать контрольстандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.· Организация поиска документов.Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективноискать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятияэффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подходак поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поискаищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том,чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов.Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит втом, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подходаприсущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденнымидокументами по данному запросу и действительному списку документов и шум -соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.· Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудитаработы.Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документдолжен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих правосовершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующиевиды доступа [3] (набор полномочий зависит от конкретной СУД):полный контроль над документом;право редактировать, но не уничтожать документ;право создавать новые версии документа, но не редактировать его;право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;право читать документ, но не редактировать;право доступа к карточке, но не к содержимому документа;полное отсутствие прав доступа к документу;· Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которыепорождают документ.Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра,позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузкиресурсоёмких приложений.· Поддержка аннотирования документа.Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволятьнаносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания.Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могутбыть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.· Поддержка коллективной работы с документом.Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны бытьреализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/cредактирования, что предотвращает одновременное редактирование одногодокумента несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты.Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременнонескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа -один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколькоподверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии)документа может существовать несколько представлений документов (в разныхформатах).· Поддержка составных документов.Каждый документ может представлять собой совокупность других документов.Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстветакой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогиченпростому документу. Документы могут быть объединены в составной документ спомощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версииобъединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняяотредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будетосуществляться сборка документа в составной документ. Для составныхдокументов должно существовать приложение, которое будет осуществлятьокончательную сборку такого документа.· Поддержка распространения опубликованных документов.Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Этопроисходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты,путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных сдокументами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) ипереводом их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на дваосновных класса.· Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количестваразнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных илиперсональных сканеров. После операции сканирования документ вручнуюиндексируется путем заполнения карточки документа.· Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие отпредыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипныхдокументов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретныхпредметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежныхпоручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, системуобработки результатов голосования.При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать дваосновных класса задач.Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма срезультатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет,извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае насинтересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображениядокументов.Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображениядокумента. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежноепоручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранитьизображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходногодокумента.При организации систем документооборота одной из основных составляющихявляются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируютдокументами, хранящимися в архиве.· Свободная маршрутизация.Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательнаямаршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя задругим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходитьпо истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них.Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всемисполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо всепользователи завершат работу с документом.· Системы электронной почты.Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документовявляется система электронной почты, которая осуществляет параллельноераспространение документов (маршрутизация отличается от распространения илирассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута,например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю безконтроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений системаэлектронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизациюдокументов.· Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что егозадание достигло места назначения (исполнителя).Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с егозаданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что заданиевыполнено.Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчасделает с его заданием.Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота можетизвестить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретнымсотрудником.История выполнения заданий.Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит отом, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительноисполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить илинет исполнение.Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящихи исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системойинициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.· Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам сконтролем исполнения (жесткая маршрутизация).Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные илипараллельные:комбинированные из последовательных и параллельных элементов;условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменныхмаршрутов.Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в этомслучае используется специализированный графический редактор, позволяющийсоздать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут иприкрепляет к нему документы - инициирует его. Система маршрутизации должнабыть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы сдокументами не могут быть основаны только на файловой системе. И вот почему.Любой процесс маршрутизации документов - это движение одного документа, а немножества его копий, как это происходит в системах электронной почты.Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономиипространства, но и в основном для поддержания его целостности - в процессемаршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ.Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частнойсистемы документооборота на любом предприятии в любой предметной области.Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционалсистемы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | Поиск по сайту:
|
