Основные технологические операции разработки и принятия управленческого решения

Операции гипотетического технологического процесса разработки, принятия и реализации управленческого решения по тесноте и логике их взаимосвязи можно сгруппировать в три этапа (рисунок 2.1):

1. Подготовительный.

2. Разработка и принятие управленческого решения (УР).

3. Реализация принятого управленческого решения.

Рассмотрим более подробно состав и содержание операций каждого из этапов и особенности их реализации.

Подготовительный этап. Главное здесь – решаемая проблема, и то, ради чего разрабатывается управленческое решение – цель. Четкая формулировка решаемой проблемы позволит определить, в каком направлении должен идти поиск решения. Следующим шагом является определение цели, ее уточнение и увязка с проблемой. Если выявленная проблема позволяет определить направление поиска, то сформулированная цель показывает, куда идти в этом направлении – каким путем. После этого может быть сформулирована выбранная для решения задача и выполнена ее постановка.

Для определения пути решения и необходимых для этого ресурсов, нужно установить, с помощью какого инструментария можно решить поставленную задачу. При этом формируется набор тех методов, которые могут быть использованы при решении поставленной задачи, а также отрабатывается информационное обеспечение. Особое внимание следует уделить определению места решаемой задачи в совокупности поставленных задач, т.е. необходимо увязать весь комплекс решаемых задач с учетом их взаимозависимостей и зависимостей. Для такой увязки можно рекомендовать, как указывалось ранее, использовать ориентированные графы – деревья.

Рисунок 2.1. Этапы разработки, принятия и реализации управленческого решения: состав и содержание

Далее строится модель и рассматриваются альтернативные методы решения задачи.

Построение модели – достаточно сложная и трудоемкая процедура, характеризующаяся своей спецификой, поэтому более детально состав и содержание приемов ее реализации рассматривается в отдельном параграфе данного учебного пособия.

Для отбора наиболее предпочтительных методов решения необходимо сформулировать критериальные (для оптимизационной задачи) и ограничительные условия. При этом рекомендуется учитывать возможности применения методов, в частности, подготовленность разработчиков решений, наличие методической, информационной и технической базы и т.д. Например, если организация не располагает соответствующей технической базой, не имеет необходимого информационного и программного обеспечения, невозможно будет воспользоваться методами статистики, математического программирования и т.п. В этом случае, очевидно, придется прибегнуть к эвристическим методам и из их числа выбрать наиболее подходящие для решения конкретной задачи.

В подготовительный этап включается также сбор и формирование данных об объекте управления, т.е. информационное обеспечение разработки и принятия конкретного УР – количественные и качественные характеристики объекта управления, которые в свою очередь обеспечат возможность:

· объективной оценки реального состояния объекта или системы;

· определение величины различных видов ресурсов, имеющихся в распоряжении организации;

· обоснованного отбора методов решения поставленной задачи с точки зрения возможностей организации.

Имеющееся информационное обеспечение системы управления позволяет также решать задачу целесообразности расширения информационного поля для использования при разработке УР большего набора методов.

Подготовительный этап включает также постановку задачи: раскрытие ее организационно-экономической сущности (определение места задачи в системе управления) и обоснование выбора способа решения, то есть осознание реальной ситуации, формулировку задачи и определение способа ее решения. От правильности фор­мулировки задачи зависит эффективность разработанного управленческого решения.

По сформулированной задаче необходимо отработать ряд моментов:

1. Раскрыть ее организационно-экономическую сущность.

2. Разработать модель ее решения.

3. Построить дерево решений – альтернативных вариантов реализации модели.

4. Разработать алгоритм решения задачи.

Рассмотрим подробнее состав и содержание работ первого из перечисленных выше моментов – раскрытие содержания организационно-экономической сущности решаемой задачи. Остальные достаточно подробно будут характеризоваться далее в соответствующих главах и параграфах данного учебного пособия.

Организационно-экономическая сущность задачи включает:

· формулирование цели решения задачи – определение конечного результата реализации УР, принимаемого по данной задаче. Например, для задачи разработки графика освоения производства нового изделия целью будет построение такого графика, который обеспечит оптимальную очередность обработки в производстве деталей и узлов изделия или при максимальной загрузке оборудования, или (и) при минимальном совокупном цикле его изготовления, или (и) минимальном уровне оборотных заделов и т.п.

· определение объекта (круга объектов), для которого решается задача (разрабатывается данное УР). Например, для задачи разработки графика освоения нового изделия таким объектом будет собственно производство и подразделения, осуществляющие материальное обеспечение производства; для задачи разработки эффективной модели оценки профессиональной пригодности персонала с учетом профессиональных качеств конкретного работника организации – подразделение, осуществляющее управление персоналом и формирующее кадровую политику организации, и т.п.

· определение места этой задачи в системе управления организацией, которое можно характеризовать либо с помощью схемы, отражающей организационно-экономические связи (функциональные, информационные, методические и др.), либо в текстовом изложении;

· определение особенностей решения задачи: тип решаемой задачи – вариантная оптимизационная или прямого счета, одно- или многокритериальная; частота решения задачи; ограничительные, дополнительные условия и т.п. При этом следует иметь в виду, что чем более подробно и всесторонне характеризованы особенности решаемой задачи, тем легче построить модель и выбрать необходимый для ее решения инструментарий (используемые методы, приемы, сформировать состав процедур и т.п.);

· общую характеристику методов, методик или их элементов, используемых для разработки управленческого решения по данной задаче;

· характеристику или описание информационного обеспечения – входной и выходной информации. Особое внимание следует уделить описанию способов организа­ции сбора, передачи, накопления и обработки данных, проверке их достоверности и форм представления;

· временные ограничения на разработку управленческого решения и выдачу выход­ных данных.

Качественное описание организационно-экономической сущности задачи играет важную роль в разработке управленческого решения. В качестве аргументации этого положения рассмотрим следующий пример. Необходимо решить две задачи:

1) проанализировать использование полезного фонда времени персонала организации;

2) исследовать величину потерь рабочего времени персонала.

Отметим, что объект анализа в обоих случаях один – табели отработанного времени, служебные записки и т.д. Однако цели и ме­тоды анализа различны, а, следовательно, будут различны и результаты. Небрежность при описании организационно-экономической сущности решаемой задачи может привести к разработке неверного УР, реализация которого может привести не только к существенным ресурсным потерям, но и к получению совершенно другого не ожидаемого результата.

В общем виде операционную предпроцессную логику можно представить в следующем виде:

1) формулирование проблемы и моделирование взаимосвязей между элементами проблемы;

2) постановка целевых задач под конкретного потребителя результата;

3) определение периода, в рамках которого разрабатывается и принимается УР;

4) выявление особенностей разработки УР с учетом специфики объекта управления;

5) выбор методов решения поставленных целевых задач.

На этапе «Разработка и принятие управленческого решения» с помощью ранее выбранных методов решается поставленная задача. Для объективной оценки полученных результатов задаются признаки, по которым будет вестись отбор наиболее предпочтительных вариантов решения – задаются критериальные и ограничительные условия. Полученные на базе этих признаков оценки являются определяющими при выборе наилучшего варианта решения. На основе полученных оценок принимается окончательное управленческое решение. Разработанное УР нужно реализовать.

Организационное обеспечение реализации УР может осуществляться двумя путями:

1. Используется тот контингент работников и то распределение обязанностей, которые уже имеют место в организации, при этом кому-то из исполнителей вменяется выполнение дополнительной функции или комплекса работ. Организационная структура и состав персонала не изменяются.

2. Организуется новое структурное подразделение или вводятся новые сотрудники, в функциональные обязанности которых входит выполнение соответствующих дополнительных работ.

И в том, и в другом случае необходимы изменения в положениях о подразделениях и в должностных инструкциях, регламентирующих организацию выполнения работ по разработке и реализации принятых решений. Особое внимание на этом этапе уделяется обратной связи, ее надежности, оперативности. Бесперебойность этой связи гарантирует своевременность получения учетной и отчетной информации, а, следовательно, объективность контроля, анализа и, при необходимости, корректировки ранее принятых управленческих решений.

На этапе реализации УР особое место занимает контроль. Это одна из функций управления, которая отвечает на вопрос: сколь велико отклонение реального состояния объекта управления от ожидаемого (предусмотренного разработанным управленческим решением). Для контроля нужны данные, то есть требуется установить и обеспечить не только прямую, но и обратную связь для отслеживания динамики состояния объекта. Эта информация позволит вовремя улавливать формирующиеся тенденции в состоянии объекта, в том числе и негативные, и своевременно принимать меры для изменения этого состояния, то есть своевременно разрабатывать корректирующие управленческие решения. Прямая и обратная связи дают объективную характеристику объекта управления и обеспечивают процесс разработки управленческого решения необходимым знанием реального состояния управляемого объекта. Если уже на первых шагах реализации принятого УР получены отклонения, сразу можно оценить его качество.

При подготовке, разработке, принятии и реализации УР следует обратить особое внимание на выполнение некоторых операций.

1. Операции подготовительного этапа.

· Формулирование (выявление) проблемной ситуации. Анализируют проблемную, ранее не встречавшуюся ситуацию. При этом выявляются, учитываются и анализируются факторы, которые сформировали или потенциально могут сформировать проблемную ситуацию. Для учета факторов, формирующих проблемную ситуацию, используются методы регрессионного и дисперсионного анализа. Метод дисперсионного анализа позволяет устанавливать взаимосвязи между различными факторами. Метод регрессионного анализа – установить строгие количественные взаимосвязи между этими факторами. Следует иметь в виду, что проблемная ситуация может иметь место не только при принятии решений ранее не встречавшихся в практике лица, принимающего решение, но и при решении типовой задачи, если сложившаяся или формируемая ситуация резко отличается от базовой.

· Сбор информации для решения проблемной ситуации, подготовка информации, выбор технологии ее обработки и т.п. включает и мониторинг по имеющимся ресурсам.

· При построении модели определяются основные параметры объекта управления, устанавливаются зависимости между ними, выбирается тип модели, формализовано описывается объект управления с позиции решаемой задачи.

· Формирование набора методов, которые могут быть использованы при выработке управленческого решения. Осуществляется на базе знаний управленцев и экспертов, имеющихся у организации инструктивных и методических материалов, использования специальной литературы.

2. Операции принятия управленческого решения.

· Разработка альтернативных решений.

· Формирование критериев оценки альтернатив.

· Оценка полученных альтернативных решений и выбор наиболее приемлемого.

· Оформление выбранного решения (приказы, распоряжения, ссылки на постановления, законодательные и нормативные акты различных организационно-экономических систем и т.п.) (см. рисунок 2.2).

3. Операции реализации управленческого решения.

· Доведение заданий до исполнителей: исполнитель должен знать, что делать, как делать, каким образом, когда и т.д. Это осуществляется на основе разработки планов, сетевых графиков, и т.п.

· Обязательная отработка механизма мотивации исполнения решения. Используются методы: экономические, административн0-правовые и социально-психологические.

· Отслеживание (учет и контроль) реализации УР.

Рисунок 2.2. Варианты оформления разработанного управленческого решения

· Анализ хода реализации управленческого решения для своевременной его корректировки с целью достижения нужных результатов (заданных целей).

Основные операции технологического процесса подготовки, разработки, принятия и реализации управленческого решения с результатами их выполнения представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Поиск по сайту: