Оптимизация выбора альтернативного управленческого решения на основе банка ситуаций и решений с учетом результатов диагностики деятельности организации

Альтернативность управленческих решений обусловлена двумя факторами:

§ либо использованием различных методов решения задачи управления, дающих определенный разброс значений искомых результатов (показателей) – для вариантных оптимизационных задач;

§ либо использованием различных (альтернативных) технологий решения управленческой задачи (применимо также и для задач прямого счета).

Таким образом, альтернативность присутствует там, где имеет место набор путей решения – будь-то применяемые приемы, методы или технологии.

Использование альтернативных вариантов решений позволяет разумно творчески соединить профессионализм управленцев и их интуицию, оптимально сочетать расчетное обоснование, опыт и интуицию при принятии управленческого решения, создать своеобразный банк ситуаций и соответствующих им решений (БСР), кроме того, альтернативные решения позволяют очертить набор возможных результатов реализации разработанных управленческих решений. Состав таких альтернатив – это своего рода варианты возможных «исходов», а их интеграция (объединение) в единую систему даст тезаурус ситуаций и альтернативных управленческих решений для самых разнообразных производственных, хозяйственных, финансовых и других ситуаций [37]. Решения, принимаемые в соответствующих ситуациях, а также результаты реализации этих решений могут накапливаться, не только расширяя, но и актуализируя БСР. Его использование при выборе приемлемого решения значительно сокращает затраты на разработку и принятие УР уже имеющиеся и обоснованные объективными расчетами, а также проверенные и подтвержденные практикой. Таким образом, использование БСР – весьма перспективное направление в организации управленческой деятельности. Использование таких решений позволяет с меньшими затратами ресурсов (временных, трудовых и др.) принять управленческое решение в соответствии со сложившейся ситуацией, минимизировать риск, осознанно готовиться к нему, а, следовательно, уменьшить связанные с ним возможные потери.

Если в БСРесть реальная или желаемая ситуация, следовательно, можно выбрать соответствующее решение с минимальными затратами ресурсов. Проверка такого решения на эффективность в привязке к конкретной реальной ситуации позволит либо его использовать, либо отказаться от готовых решений и разрабатывать новое, а затем внести его в БСР.

Если сложившаяся реальная ситуация не представлена в БСР (ни на абсолютное соответствие параметров, ни на их допустимое отклонение), тогда разрабатываются альтернативные управленческие решения для этой ситуации, проверяются на эффективность, вносятся в БСР, а наиболее приемлемые выбираются для реализации).

При принятии управленческих решений, таким образом, можно воспользоваться уже имеющимися в БСР решениями; разработать оригинальные решения, всесторонне исследуя реальную ситуацию, или, не прибегая к полному анализу, диагностировать деятельность организации (сложившуюся ситуацию) и на этой основе принять соответствующее решение.

Особенно это перспективно при принятии оперативных УР.

Диагностирование деятельности организации (ДДО) требует, прежде всего, формирования набора показателей, характеризующих эту деятельность (назовем их ориентирующими показателями), а также выбора продолжительности условно-отчетных периодов и отрезков времени для оперативного отслеживания ситуации и получения значений указанных показателей.

В качестве условно-отчетного периода () можно принять наиболее часто используемый в практике оперативного управления временной интервал, равный одному календарному месяцу, а отрезок времени () – одному календарному дню [37]. Тогда в пределах календарного года:

= 1,…, 12; = 1,…, 365 или = 1,…, 366 (високосный год).

В общем виде:

– номер отчетного периода с начала календарного года;

– номер отрезка времени с начала календарного года.

Исходя из принятой периодичности, значения показателей при диагностировании можно рассчитывать либо на конец выбранного момента времени (конец -го месяца) или (конец -го дня), либо за выбранный период или . Для оценки ситуации в отслеживаемом периоде необходимо также учитывать то количество таких же по продолжительности периодов, которое прошло со стартового момента – с начала года в месяцах – , или в днях – , (или високосный год). Тогда:

[ , ]; < ;

[ , ]; < ;

= 1,2…, 11; = 1,2,…, 364 (или = 1,2,…, 365).

Значения, принимаемые и , определяют продолжительность периода времени, охватываемого диагностированием: от одного дня до одного года.

Если принять = 1, а (количество дней, истекших с начала анализируемого месяца), то [ -1, ] и [ , ]. В этом случае диагностированием охватывается промежуток времени от начала текущего месяца по текущий день () или полный календарный месяц () по его завершению. Выбранная продолжительность условно-отчетного периода делает его равным отчетному периоду, традиционно используемому большинством организаций.

Состав показателей, по которым можно диагностировать деятельность организации, желательно ограничить.

Внимание административно-управленческого персонала непрерывно может быть направлено на ограниченный состав показателей. Это объясняется психофизиологическими особенностями восприятия информации, ввиду которых лишь ограниченное количество объектов может быть воспринято человеком одновременно без потери целостности восприятия картины.

При определении наиболее предпочтительного числа объектов в одном из экспериментов каждому испытуемому поочередно показывали листы бумаги с различным числом нанесенных на них символов (точек или полосок). Оказывалось, что если число показываемых знаков не превышало семи, то испытуемые, не считая их, в большинстве случаев сразу интуитивно называли верное число. Иными словами, происходило так называемое «мгновенное схватывание», или, как говорят психологи, симультанное (одновременное) восприятие (иногда его называют «объемом восприятия») информации. Таким образом, итоги описанных экспериментов, позволили психологам рассматривать в качестве числа, ограничивающего количество мгновенно воспринимаемых человеком объектов, цифру 7 2. Причем, речь может идти как об отдельных символах и числах, так и о довольно крупных информационных блоках.

Рекомендации, данные психологами, можно использовать и при выборе ориентирующих показателей, применяемых в диагностике деятельности организации (ДДО), т.е. их число должно находиться в пределах 7 2.

Далее предлагается примерный перечень ориентирующих показателей деятельности организации, который может быть рекомендован в качестве типового для использования в диагностике деятельности организаций:

1. Объем реализованной продукции или оказанных услуг (РП).

2. Себестоимость продукции или услуг (С).

3. Сумма краткосрочных обязательств организации: текущей (КЗ) и просроченной (КЗ’) кредиторской задолженности, текущей (З) и просроченной (З’) задолженности по кредитам и займам.

4. Сумма текущей (ДЗ) и просроченной (ДЗ’) дебиторской задолженности.

5. Сумма денежных средств организации (Д).

6. Стоимость основных фондов (ОФ), оборотных средств (ОбС) и нематериальных активов (НМА) организации.

7. Сумма фонда оплаты труда (ФОТ); численность персонала организации (Ч).

8. Сумма средств, выделенных на развитие – инновационную деятельность организации (С_разв).

Предложенные показатели могут быть использованы для оценки деятельности организации, характеризующейся значительным объемом оказываемых услуг, большой сложностью применяемых расчетов и методов работы с информацией; повышенными требованиями к ее точности, предъявляемыми предприятиями-клиентами; большим числом клиентов с одной стороны и организаций-поставщиков с другой. Однако, даже абстрагируясь от этих особенностей организации, можно, с необходимой долей уверенности говорить о высокой универсальности перечисленных выше ориентирующих показателей, которая делает их пригодными для применения с незначительными уточнениями в диагностировании деятельности большинства коммерческих организаций.

Универсальность выбранных показателей обусловлена их способностью отражать так называемые базовые объекты внимания административно-управленческого персонала, а также важнейшие целевые установки современной организации, к числу которых справедливо отнести:

- расширение рынка сбыта продукции, выполняемых работ или услуг (РП);

- интенсивное развитие организации (РП, С, ОФ, ОбС, НМА, С_разв);

- активное и гибкое взаимодействие с клиентами (РП, ДЗ, ДЗ’, Д);

- обеспечение обоюдного исполнения обязательств (КЗ, КЗ’, З, З’, ДЗ, ДЗ’, Д);

- повышение удовлетворенности сотрудников, включая административно-управленческий персонал, уровнем оплаты труда (ФОТ, Ч).

Приведенный выше перечень показателей является примерным и может быть модернизирован: соответственно сокращен или расширен, исходя из специфики деятельности конкретной организации.

Расчеты, выполняемые при диагностировании деятельности организации с учетом указанных выше условий, предопределяют следующие действия:

1. Нахождение абсолютных значений показателей:

а) на моменты Т: ОФ_Т, ОбС_Т, НМА_Т, ФОТ_Т, Ч_Т, КЗ_Т, КЗ’_Т, З_Т, З’_Т, ДЗ_Т, ДЗ’_Т; Д_Т; РП _Т, С _Т, С_{разв Т};

б) на моменты t: КЗ_t, КЗ’_t, З_t, З’_t, ДЗ_t, ДЗ’_t, Д_t, ОбС_t, РП _t, С _t.

2. Расчет темпов измерения показателей (индексов):

за период Т – индексы: , ∆Т/Т-l, ОФ_Т/(Т-1), ОбС _Т/(Т-1), НМА _Т/(Т-1), ФОТ _Т/(Т-1), КЗ _Т/(Т-1), КЗ’ _Т/(Т-1), З _Т/(Т-1), З’ _Т/(Т-1), ДЗ _Т/(Т-1), ДЗ’ _Т/(Т-1), Д _Т/(Т-1), РП _{Т/ (Т-1)}, С _{Т/ (Т-1)}, С_{разв Т/ (Т-1)}; за период t [ t-dt ]– индексы: КЗ_t/(t-d), КЗ’_t/(t-d), З_t/(t-d), З’_t/(t-d), ДЗ_t/(t-d), ДЗ’_t/(t-d), Д_t/(t-d), ОбС_t/(t-d), РП _{t/ (Т-1)}, С _{t/ (Т-1)}; за короткий отрезок времени [ t-j, t ] – индексы: КЗ_t/(t-j), КЗ’_t/(t-j), З_t/(t-j), З’_t/(t-j), ДЗ_t/(t-j), ДЗ’_t/(t-j), Д _t/(t-j), ОбС_t/(t-j), РП _{t/ (t-j)}, С _{t/ (t-j)}.

Оценка значений показателей на моменты времени , за периоды [ t-d, t ], а также за короткие отрезки времени [ t-j, t ] является наиболее оперативной. Ее выполнение позволяет выявить ключевые моменты складывающейся хозяйственной ситуации на ранних стадиях ее формирования и на базе этой информации разработать и реализовать адекватные УР, снижающие возможность получения неудовлетворительного результата.

Переход от периодов Т к периодам t и отрезкам времени [ t- d, t ] наряду со своевременным информированием административно-управленческого персонала об особенностях складывающейся ситуации преследует и другие цели: оценка равномерности формирования показателей в течение месяца, установления нормативных значений показателей, выявления взаимосвязей между результатами деятельности и формирующими их факторами.

Предложенные в рамках диагностических расчетов действия на практике могут быть реализованы при внесении в них некоторых изменений, определяемых спецификой деятельности конкретной организации и, соответственно, выбранными для использования в диагнозе деятельности организации ориентирующими показателями.

Целесообразность выполнения конкретных действий может претерпевать некоторые изменения, диктуемые стоящими перед администрацией организации приоритетными задачами и отмечаемыми изменениями в условиях деятельности организации.

Диагностические расчеты можно выполнять в разрезе перечисленных ниже процедур [37]:

1. Ежедневное отслеживание динамики значений показателей (на момент времени t), исключая нерабочие дни.

Решаемые задачи:

· определение характера поведения ориентирующих показателей при максимальной частоте их наблюдения;

· трендовый анализ показателей;

· классификация показателей по степени стабильности их поведения.

Содержание: Ежедневное (на каждый момент времени t, исключая выходные и праздничные дни; t = 1,…, 365) нахождение показателей КЗ_t, КЗ’_t, З_t, З’_t, ДЗ_t, ДЗ’_t, Д_t, ОбС_t, РП _t, С _t.

Данная процедура позволяет установить целесообразную частоту отслеживания показателей деятельности организации.

Процедура может реализовываться:

а) на начальных стадиях применения ДДО в управлении организацией;

б) на стадиях активного использования ДДО для настройки параметров функционирования системы диагностирования.

Требуемая периодичность настройки обусловливается динамикой отрасли, включающей организацию, а также степенью стабильности ее деятельности самой организации.

2. Оптимизация частоты отслеживания диагностируемых показателей.

Решаемые задачи:

· предотвращение вероятных потерь, понесенных из-за несвоевременного выявления угрожающих тенденций и, как следствие, запаздывание осуществления необходимых управляющих воздействий (решается при определении максимально необходимой частоты отслеживания показателей);

· рационализация ресурсных затрат на осуществление диагностирования (ориентация на минимально допустимую частоту выполнения процедур диагностирования).

Обе задачи вариантные оптимизационные. Их решение требует использования специальных инструментальных средств.

Содержание: Определение целесообразной периодичности (частоты) отслеживания показателей.

3. Оценка динамики ориентирующих показателей за периоды Т, t [ t- d, Т ] и короткие отрезки времени [ t-j, t ].

Задачи:

· определение краткосрочных и среднесрочных перспектив развития организации;

· установление влияния ранее принятых управленческих решений на исследуемые (ориентирующие) показатели через анализ вызванных этими решениями изменений;

· разработка и уточнение нормативных значений ориентирующих показателей.

Содержание: Нахождение темпов роста (индексов) или темпов прироста показателей за выбранные периоды времени.

Выбор периода определяется принятой в результате выполнения предыдущей процедуры частотой отслеживания показателей, а также интервалом времени, приближенным к периоду проявления последствий управленческих решений, подлежащих количественной оценке.

4. Установление допустимых значений ориентирующих показателей.

Задачи:

· установление целевых ориентиров развития организации;

· описание условий функционирования организации;

· отслеживание влияния ранее принятых управленческих решений на ориентирующие показатели.

Содержание: Установление нормативных значений для нормируемых показателей и допустимых значений для ненормируемых. Последние могут устанавливаться на любой момент или отрезок времени, продолжительность которых обусловливается наличием необходимой информации и профессионализмом административно-управленческого персонала организации. Установление допустимых значений требует учета специфики работы организации (в частности, сезонности работы, спроса на продукцию и т.п.), а также выявленных при реализации первой процедуры особенностей динамики показателей за короткие отрезки времени.

5. Оценка напряженности функционирования организации как одна из характеристик качества управления.

Задачи:

· оценка напряженности выполнения диагностирования деятельности организации;

· оценка напряженности выполнения аналитико-диагностического поиска;

· оценка напряженности оперативного управления.

Содержание: Определение напряженности функционирования организации за выбранный период времени.

Рассмотренные процедуры (1-5) представляют собой завершенный цикл диагностических расчетов. Однако следует отметить, что при проведении очередного цикла результаты, полученные на предыдущем этапе, могут для некоторых процедур оставаться неизменными. В организационном плане выполнение перечисленных процедур может осуществляться параллельно-последовательно т.е. отдельные расчеты могут параллельны.

Конкретные формы и временные рамки реализации рекомендованных процедур зависят от особенностей деятельности организации и от результатов, достигаемых в результате выполнения каждой процедуры.

Далее более подробно рассмотрены универсальные особенности применения диагностических расчетов в разрезе принятых для использования ориентирующих показателей.

Рассмотрим в качестве объекта диагностирования объем реализованной продукции или выполненных работ (услуг) – РП.

Используемые показатели:

- абсолютные (РП _Т, РП _t);

- индексы, характеризующие темпы роста (РП _{Т/ (Т-1)}, РП _{t/ (T-1)}, РП _{t/ (t-1)}).

Абсолютные значения показателей подлежат расчету с периодичностью, определяемой в соответствии с представленными выше процедурами.

Показатели объема реализации, исчисленные за каждый месяц (РП _Т), традиционно применяются в анализе деятельности организации и характеризуют ее развитие и достижения в завоевании рынка. Сужение периода отслеживания показателей реализации (переход от Т к t) позволяет:

а) по истечении анализируемого месяца дифференцировать достигнутый показатель РП _Т на составляющие с целью подробной оценки позитивных и негативных факторов его формирования, идентификация которых создаст основу для совершенствования механизма управления функционированием организации, а также для накопления и формализации опыта эффективного управления;

б) в любой текущий момент времени отслеживать показатели РП _t и на этой базе оценивать перспективы достижения определенных результатов в отчетном периоде (заданных значений показателей РП _Т), а также выявлять на ранних стадиях угрожающие проявления нестабильности деятельности организации.

Каждая дополнительно полученная единица реализованной продукции определенного наименования не только вносит вклад в формирование результатов деятельности организации, но и воздействует на сам механизм ее функционирования. В связи с этим, наряду с абсолютными показателями реализации, особое место должны занять показатели темпов их изменения (РП _{Т/ (Т-1)}, РП _{t/ (t-1)}):

РП _{Т/ (Т-1)} = РП _Т / РП _(Т-1) × 100 (%); (2.3.1)

РП _{t/ (Т-1)} = РП _t / РП _(Т-1) × 100 (%); (2.3.2)

РП _{t/ (t-1)} = РП _t / РП _(t-1) × 100 (%). (2.3.3)

Формула (2.3.2) применяется, если необходимо определить, насколько реальным (на момент расчета) является выполнение планового задания по реализации продукции (услуг) на конец месяца и оценить соотношение показателей анализируемого и предыдущего месяцев (РП _(Т-1)). Расчет по формуле (2.3.3) служит оценке «вклада» каждого отрезка времени [ t -1, t ] в текущий показатель РП _t или в отчетный РП _Т.

Нахождение темпов роста с помощью (2.3.1), (2.3.2) и (2.3.3) может быть использовано при установлении допустимых значений ориентирующих показателей, в рамках изложенных ранее процедур. Допускается их расчет, как в текущий момент времени, так и в ретроспективе при оценке принятых в соответствующий период управленческих решений. Кроме того, показатели роста и прироста представляют интерес для проверки соблюдения в организации важнейших экономических пропорций, например, превышения темпа роста объема реализованной продукции над ростом себестоимости (С), средней списочной численности персонала организации (Ч), дебиторской задолженности (ДЗ), фонда оплаты труда (ФОТ) и т.д.

Для своевременного отслеживания складывающейся ситуации на ранней стадии формирования можно применить прием искусственного сужения рассматриваемого периода.

Вопросы для оценки «остаточных» знаний

1. Что понимается под технологией разработки и принятия УР?

2. Назовите этапы технологического процесса разработки и принятия УР.

3. Что включает организационно-экономическая сущность задачи?

4. Назовите операции подготовительного этапа.

5. Назовите операции этапа принятия УР.

6. Назовите операции этапа реализации УР.

7. Какие классификационные признаки, используемые в классификации технологий по выработке УР, Вы можете назвать?

8. Приведите факторы эффективного поведения руководителя в процессе разработки и принятия УР.

9. Сформулируйте правила оптимального выбора модели поведения в процессе разработки и принятия УР.

10. Какие варианты ситуаций встречаются при разработке и принятия УР.

11. Что представляет собой Банк ситуаций и решений (БСР)?

12. Как обеспечивается учет диагностики деятельности организации при использовании БСР?

Поиск по сайту: