Подготовка презентаций

Здесь работает тот же самый принцип – учитесь у лучших, перенимайте их приемы. Скачивайте и изучайте презентации крупных и солидных компаний вроде Shell, IBM, McKinsey, Intel, AMD, J’Son Partners, Goldman Sachs, J.P. Morgan, Coca-Cola, British Petroleum, Ernst & Young, KPMG, Deloitte & Touch, и других. В этих презентациях (особенно в презентациях западных компаний - их нужно искать на английском языке, потому что на русском можно не найти) содержится огромное количество идей оформления, подачи материала, компоновки графиков, игры со шрифтами и геометрическими фигурами, подачи ключевых мыслей и выводов. Презентации крупных компаний делают «специально обученные» дизайнеры, у простого маркетолога, без хорошо развитого творческого мышления, сделать такие не получится. И никаких «рюшечек», «завитушечек», петушков и самоваров, цветочков и горшочков! Деловая презентация должна выглядеть строго и мощно, как Empire State Building или Chrysler Tower. Видел я как-то раз SWOT-анализ (анализ угроз и возможностей, сильных и слабых сторон), оформленный какой-то девочкой с развитым творческим мышлением. Причем видел уже на его презентации. И видел не только я, но и мой шеф, и вся наша команда. В шоке были все. Настолько неуместно смотрелось все ее художество с цветочками и букашками, обилием декоративных элементов, перегружающих презентацию и усложняющих ее восприятие аудиторией. Основная задача презентации – это донести до слушателей (зрителей) определенную информацию. Но донести так, чтобы они ее поняли. Поэтому на слайдах должно быть мало информации и только основные графики. Там должны содержаться только основные мысли и выводы, показаны ключевые изменения изучаемого рынка или товара. Для детального представления результатов существует совершенно другой формат – формат отчета о проведении исследования, который делается в MS Word и содержит большой объем информации.

Если есть участки презентации, к которым необходимы дополнительные пояснения, можно давать ссылку на соответствующую страницу основного документа исследования. Слайдов не должно быть слишком много. Все, конечно, зависит от темы презентации, но нужно дозировать количество подаваемой информации так, чтобы люди не уставали. А когда люди начинают уставать (обычно это хорошо заметно), нужно обязательно делать перерыв. Если в презентации 100 слайдов, то внимания аудитории следить за тем, что вы говорите, хватит слайдов на 30 в лучшем случае, а то и на меньшее количество, при условии, если слайды сложные, с обилием данных. Никаких строгих рекомендаций по количеству слайдов, по количеству текста на одном слайде, по количеству графиков и диаграмм на одном слайде нет и быть не может. Все определяется на месте и в ходе практической работы по созданию презентаций. Многие книги вполне уважаемых авторов дают четкие рекомендации – сколько слов должно быть на листе, где должно располагаться заглавие, куда помещать графики. Но, как мне кажется, это неверно. Все зависит от ситуации, формата презентации, статуса присутствующих на ней лиц, темы презентации, и многих других факторов. Здесь можно как пример упомянуть тот факт, что часто презентации делаются не так, как нужно, то есть правильно и удобно для восприятия и понимания, а так, как нравится начальнику, даже если это неправильно. Многие начальники любят презентации, где на один слайд помещено огромное количество информации – большие таблицы данных, уменьшенные до состояния нечитабельности, несколько графиков, и между ними еще какие-то выводы и пояснения, стрелки, указатели, сноски и пр.

Как можно догадаться, аудитория и половину не поймет из того, что вы будете ей докладывать, потому что банально не сможет разобрать, что там написано (соколиным зрением обладают очень немногие люди). В этом случае нужно аргументированно убеждать начальника в том, что для формата проводимого мероприятия будет лучше сделать так, как предлагаете вы. И если начальник хотя бы немного прислушивается к словам подчиненных, то у вас есть шанс сделать правильную презентацию. Один мой знакомый коммерческий директор очень крупной компании всегда делал презентации для своего выступления самостоятельно. Его главным принципом при создании материала в MS Power Point было выражение «чем проще – тем лучше». Он никогда не гнался за «красивостями», что очень любят делать молодые сотрудники. Никогда не злоупотреблял декоративными элементами оформления и интерактивными компонентами презентации. И его презентации всегда были понятны практически без пояснений. Большая ошибка очень многих начинающих создателей презентаций – это сильная перегрузка слайдов разными деталями оформления, когда в этих деталях «тонет» та информация, которую планировалось донести до аудитории. Особенно в этом неблагодарном деле преуспевают любители программы Adobe Photoshop, которые специально делают нарезку из большого количества графических файлов, а потом весь этот веер кусков изображений вставляют в презентации. Им кажется, что после этого презентация будет выглядеть «круто», и все сразу начнут уважать ее создателя за техническую продвинутость.

Также старайтесь не делать очень сложных графиков с обильным количеством цифр и подписей, двумя шкалами и пр. Они должны быть легки для восприятия даже не очень хорошо подготовленной профессионально аудиторией (а аудитория практически всегда подготовлена довольно посредственно). Нужно понимать, что сложные графики (всякие там биржевые свечи, паутины, слои и так далее) делают для подготовленной аудитории, когда докладчик выступает где-нибудь вроде Гарвардской школы бизнеса, где все слушатели отлично разбираются в предмете доклада и свободно владеют необходимым инструментарием. А в обычной российской жизни вполне достаточно простых графиков и диаграмм. Не нужно делать так, чтобы было «круто». Например, разные 3D-графики, на которых непонятно, где заканчивается одно, и начинается другое. Нужно делать так, чтобы аудитории было понятно даже без ваших подсказок и пояснений. Если в ходе выступления аудитория вас постоянно просит пояснить то одно, то другое, то третье в вашей презентации, значит, вы сделали ее плохо. Проанализируйте свои ошибки, исправьте их, и старайтесь не допускать в будущем.

Но, если уж зашла речь о программах, Adobe Photoshop изучить хотя бы на начальном уровне все-таки рекомендую, даже если вы аналитик. Потому что иногда оказывается, что нужно срочно подготовить какой-то графический документ, а вы – единственный в пределах досягаемости человек, умеющий обращаться с Adobe Photoshop. MS Power Point лучше всего изучается методом «научного тыка», причем, в моем случае это было прямо в ходе подготовки презентации. Когда у вас есть конкретное задание, вы над ним работаете, и думаете на ходу, как и что можно сделать. А если у вас нет конкретного задания, и вы просто учитесь по книжке с примерами, ничего сильно толкового не получится. Любой практик, который учился непосредственно в процессе создания презентации, всегда даст 100 очков вперед любому человеку, который учился по книжке. Книжки по программным продуктам всегда пишутся с огромным количеством «воды» и небольшим количеством практических упражнений. Анимация в MS Power Point – хорошая штука. Позволяет красиво акцентировать внимание на каком-то участке теста или графика, красиво выдать на экран какой-то дополнительный фрагмент, и т.д. Но все должно быть в меру, не нужно перегружать анимацией слайды – ведь это презентация, а не компьютерная игра! Экспериментируйте с различными стилями, фигурами MS Power Point, чтобы понять, как они могут изменяться. Тогда вы научитесь создавать фигуры и схемы, которых не будет больше ни у кого – то есть уникальные по формату, что позволит визуально выделиться из ряда презентаций конкурентов.

Самое главное, что нужно себе уяснить – что презентация (создание слайдов и собственно выступление) – это сугубо практическое занятие. Есть много книг о том, как проводить презентацию, как к ней готовиться. Авторы дают огромное количество советов вроде «стойте там-то», «смотрите туда-то», «говорите так-то», «отвечайте тому-то», и так далее. Научиться делать хорошие презентации в MS Power Point (или в других инструментах вроде Flash) и хорошо выступать перед аудиторией можно только опытным путем. Это как раз тот случай, когда некто пытается научиться боксу по переписке. Он добросовестно изучает теорию бокса, положение рук, ног, основные удары, положения противника. Но если человек не будет иметь живой спарринг с живым партнером, он никогда не научиться хорошо боксировать, даже если прочитает все имеющиеся в мире книги по данному вопросу. Чем больше вы сделаете презентаций, тем выше будет качество создаваемых материалов. Чем чаще вы будете выступать перед аудиторией, тем лучше у вас это будет получаться. Основной полезный совет, который можно вынести из книг по презентации – к презентации нужно готовиться. Вот, собственно, и все. Сильно не рекомендую копировать стиль выступления каких-либо известных людей вроде Стива Джобса из Apple. Так, как Стив, выступать вы все равно не сможете, но то, что сможете повторить, будет смотреться очень натужно и нелепо. Из хороших чужих выступлений можно лишь подсмотреть какие-то «фишки», чтобы потом попробовать их применить у себя. Но только отдельные элементы, а не всю презентацию и особенности выступления. То, что хорошо получалось у Стива Джобса, гарантированно не получится у вас.

Всегда приходите раньше, чем соберется аудитория, настраивайте технику (проектор, ноутбук и прочее), проверяйте, чтобы все работало. В моей практике случались очень неприятные технические накладки – проектор упорно не желал показывать нужное изображение, в ноутбуке «наглухо» завис файл презентации (или файл презентации был в формате MS Office 2007, который упорно не хотел открывать установленный на ноутбуке MS Office 2003), отказывалась работать «мышка» и так далее. Один раз вообще Windows продемонстрировал «синий экран смерти» - это значит, что, вероятнее всего, Windows придется переустанавливать, так как критическая системная ошибка вызвала сбой, который не удается устранить. И это когда собрался весь коллектив и начальники всех отделов, которые в своем сверхзагруженном графике выкроили время на посещение презентации! В общем – такого быть не должно.

Работа над созданием презентации состоит из 2 этапов:

1. Сбор информации, обработка, сортировка, построение графиков и диаграмм, формулирование выводов и рекомендаций (в MS Word и MS Excel)

2. Размещение основной информации и выводов на листах MS Power Point

Здесь нужно иметь в виду, что этап №2 только кажется формальным и быстро реализуемым. Вроде бы, что там делать – скопировал графики на листы и все. Но не тут-то было. Обычно именно эта часть работы отнимает больше всего времени, причем иногда даже заставляет переделывать исходные данные, на основе которых строится презентация. Именно на оформление презентации уходит больше всего времени – на подгонку размеров графиков, «ужимание» растянувшихся за пределы листа пояснений или выводов, принятие решений о том, сколько графиков разместить на листе, чтобы он не выглядел перегруженным, и так далее. Графики и диаграммы лучше вставлять в листы MS Power Point в виде изображений. Это значительно уменьшит размер вашего файла презентации. Однако в виде минуса будет тот факт, что при изменении данных в файле источника, откуда вы берете данные для презентации, ваш график не поменяет данные. Он будет автоматически менять данные при изменении в файле источника, только если вы вставите связь, то есть обеспечите обмен данными между файлом источника MS Excel и файлом презентации MS Power Point.

Еще одна важная деталь, которую всегда упускают начинающие – каждый слайд презентации должен быть выполнен в едином стиле. Шрифты на всех слайдах должны быть одного размера и цвета (в смысле – заголовок на всех слайдах одного размера, шрифта и цвета, пояснения на всех слайдах – одного размера, шрифта и цвета), графики и диаграммы должны быть расположены строго по сетке и должны быть также одного размера, выводы должны быть на каждом слайде в одинаковых местах (например, внизу). Когда презентация выполнена в едином стиле – начиная от оформления заглавного листа, и заканчивая размером шрифта номера страницы на каждом слайде – она смотрится солидно и профессионально. И наоборот – если на разных листах шрифты разных размеров, графики разных размеров, распложены в разных местах (на одном листе – справа, на другом – слева, на третьем – вообще снизу) – все это смотрится нелепо и непрофессионально, воспринимается как «халтура», а не как работа. Опять же, здесь отсылаю изучать презентации, созданные крупными западными компаниями независимо от сектора работы (добыча нефти, FMCG, банки, другое).

Тема собственно выступления достаточно большая, поэтому желающих узнать все детали отсылаю к роликам на Youtube – на них учиться проще всего, причем это бесплатно. Книги же по искусству выступления сегодня стали писать так, что хорошо, если в них наберется 10% полезной информации. Если читать, то лучше читать разные старые тексты о выступлениях, с тех пор в этом искусстве мало что изменилось. Не буду много говорить о важности в работе маркетолога умения хорошо излагать свои мысли – в презентациях, отчетах, исследованиях, выступлениях. Умения выделять главное, систематизировать материал и делать обобщения, проводить аналогии. Все это нарабатывается далеко не сразу, а в процессе практической работы. В целях совершенствования умения понятно и грамотно излагать свои мысли лично я рекомендую читать художественную литературу, главным образом русскую и зарубежную классику, которая писалась до того, как появился ЕГЭ и образование окончательно испортилось. Человек, который читал русскую классику, прекрасно видит разницу между поистине потрясающим языком и стилем изложения этих произведений и современными творениями охотников за быстрыми деньгами.

Поиск по сайту: