Облік розрахунків по відрядженню за кордон

Службове відрядження за кордон – поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний термін в іншу країну для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

При направленні працівника у відрядження підприємство зобов’язане забезпечити його авансом у національній валюті тієї країни, в яку він прямує, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, що відповідають встановленим нормам.

Вільно конвертована валюта –це валюта, яка широко вико­ристовується для здійснення платежів по міжнародних опера­ціях, продається на головних валютних ринках світу і вказана в групі 1 Класифікатора валют НБУ.

Аванс працівнику може бути виданий в таких формах:

- у готівковій – через касу підприємства;

- у безготівковій – із застосуванням платіжних карток.

Постановою КМУ від 20.05.09 р. № 483 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663» внесено зміни щодо норм відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон, в результаті чого зазнали змін розміри добових при відрядженні за кордон.

Зараз граничні норми добових витрат для відряджень за кордон встановлено в доларах. При цьому розрахунок робиться в гривнях за офіційним курсом гривні до долара США, встанов­леним НБУ на день видачі авансу. Отже, норми відшкодування витрат на відрядження за кордон складатимуть:

- 50 доларів США (у разі коли до рахунків на оплату вар­тості проживання у готелях не включаються витрати на харчування);

- 40 доларів США (включаються витрати на одноразове харчування);

- 27,5 доларів США (включаються витрати на дворазове харчування);

- 17,5 доларів США (включаються витрати на триразове харчування).

Добові витрати виплачують працівнику в іноземній валюті в сумі, яка в гривневому еквіваленті за курсом НБУ на день видачі з каси уповноваженого банку не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

Керівник підприємства має право ухвалити рішення про виплату працівнику добових в розмірі, меншому вказаних норм, але не нижче за норми, наведені в додатку № 1 до Постанови № 663 для працівників бюджетних організацій.

Власник або уповноважена ним особа має право встановлю­вати додаткові обмеження щодо інших сум і цілей використання засобів, наданих на відрядження. Наприклад, можуть вста­новлюватися обмеження на проїзд тим чи іншим видом транс­порту, на витрати, пов’язані з наймом житла, інші.

Із письмово оформленим рішенням про обмеження витрат працівник повинен ознайомитися до від’їзду у відрядження.

Приймаюча сторона може забезпечувати працівника додатко­вими валютними засобами у вигляді компенсації поточних витрат (окрім транспортних витрат на проїзд в країну приз­начення і назад та наймання житла) або добових витрат. У цьо­му випадку, відряджаючи працівника, підприємство при виплаті йому добових витрат зменшує їх суму на суму одержаної працівником компенсації. Якщо ж сума компенсації дорівнює або більше встановленої суми граничних норм добових витрат, то добові такому працівнику не виплачуються.

У випадку, якщо сума авансу в іноземній валюті має дробову частину, застосовується арифметичне округлення до цілої одиниці.

Видачу наявної іноземної валюти на витрати для відряджен­ня здійснюють уповноважені банки. Підставою для цього слу­жить надана підприємством заявка, в якій містяться такі відомості:

- номер і дата наказу (розпорядження) про відрядження;

- прізвище, ім’я, по батькові працівника, що виїжджає за кордон;

- термін перебування за кордоном;

- розрахунок витрат в іноземній валюті.

Одержавши аванс в іноземній валюті, відряджений праців­ник при перетині кордону здійснює наступні види декларування:

- усне – якщо сума іноземної валюти, яка вивозиться, і/або дорожніх чеків складає до 3 000 дол. США або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленому НБУ на день перетину митного кордону України;

- письмове (з обов’язковим заповненням митної декларації) – якщо загальна сума іноземної валюти, яка вивозиться, і/або дорожніх чеків складає до 10 000 дол. США або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленому НБУ на день перетину митного кордону, з представленням довідки уповноваженого банку за ф. № 01-с.

Граничний термін знаходження у відрядженні за кордон згідно з п. 5 Постанови № 663, не може перевищувати 60 ка­лендарних днів.

Проте при направленні працівника у відрядження за кордон згідно із зовнішньоекономічними угодами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проект­них, проектно-дослідницьких, будівельних, будівельно-монтаж­них і пуско-налагоджувальних робіт, шефмонтажу і авторського нагляду під час будівництва граничний термін відрядження не повинен перевищувати одного року.

Для таких випадків прийнятий наступний поряд відшкоду­вання добових витрат:

- протягом 60 днів добові виплачуються згідно з нормами;

- починаючи з 61-го дня – в розмірі 80 % граничних норм.

Наприклад, якщо добові працівнику виплачувалися в розмірі 50 дол. США в день, то починаючи з 61-го дня йому відшкодо­вуватиметься сума 40 дол. США (50 дол. США · 80 %).

Максимальний термін – 60 днів – передбачений також і для випадків затримки працівника у відрядженні з таких поважних причин:

- захворювання працівника, який відряджається;

- відсутність транспортних квитків;

- відміна авіарейсів;

- ремонт транспортних засобів або інші, не залежні від пра­цівника причини, підтверджені документально.

Якщо ж затримка у відрядженні відбулася без поважних причин і/або документально підтвердити причину такої затрим­ки працівник, що направлений у відрядження, не може, то за час затримки йому не виплачується заробітна плата, не відшкодо­вуються добові витрати, витрати на наймання житла та ін.

Рішення про продовження терміну відрядження у разі затримки з поважних причинприймає керівник підприємства, оформляючи відповідний наказ або розпорядження після при­буття працівника до місця роботи на підставі його доповідної записки і представлених підтверджуючих документів.

Для правильного розрахунку суми добових, що підлягає від­шкодуванню працівникові, направленому у відрядження, бух­галтер повинен визначити фактичну кількість днів знаходження даного працівника за кордоном.

Фактична кількість днів визначається на підставі відміток:

- контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в загранпаспорті або документі, що його замінює, – у разі відряджень у країну, з якою встановлений повний при­кордонний контроль;

- сторін, які відряджають і приймають, у відрядному посвідченні – у разі відрядження в країни, з якими прикор­донний контроль не встановлений або спрощений.

За відсутності вищезгаданих відміток добові витрати (як і інші витрати) працівнику не відшкодовуються і до складу валових витрат підприємства не включаються.

Від’їзд працівника у відрядження за межі країни і повернення в один і той же день вважається одним днем відрядження і добові в такому разі відшкодовуються за нормами, встановлени­ми для відрядження за межі.

Якщо працівник, направлений у відрядження, при виїзді або поверненні в країну, прикордонний контроль з якою не встанов­лений або спрощений, здійснює пересадку на інший транспорт­ний засіб або зупинку в готелі (мотелі) на території України, то в такому разі застосовується особливий порядок відшкодування добових витрат. Добові за час проїзду через територію України відшкодовуються відповідно до норм, передбачених для відря­джень по Україні. При цьому добові витрати згідно з нормами, встановленими для відряджень за кордон, відшкодовуються:

- з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю) на території України під час напряму того, хто відряджається за межі;

- до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі) під час повернення до України.

Повернути залишок виданих на відрядження грошових коштів в касу підприємства або зарахувати їх на відповідний рахунокпідприємства, яке направило його у відрядження, працівник зобов’язаний у встановлені законодавством терміни.

На сьогодні встановлені єдині терміни звіту, а саме: звіт про використання грошових коштів, одержаних на відрядження, представляється формою, встановленою податковим органом, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податків завершує таке відрядження.

За несвоєчасне повернення або неповернення надмірно витрачених засобів передбачена відповідальність:

- якщо працівник повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного строку, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку, то такий платник податку сплачує штраф у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів;

- якщо платник податку не повертає суму надміру витра­чених коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню подат­ком з доходу фізичних осіб за ставкою 15 % і платник податку сплачує штраф у розмірі 15 %.

Дебіторська заборгованість в іноземній валюті, що утвори­лася в день видачі авансу підзвітній особі, є немонетарною статтею, відображається за курсом НБУ, який діяв на день її виникнення (первинного відображення), і не підлягає перера­хунку у зв’язку із зміною курсу НБУ до іноземної валюти.

Поиск по сайту: