Создание и сохранение документов

Создать документ MS Word можно несколькими способами.

1) Открыть нужную папку в проводнике и, кликнув правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать команду Создать / Документ Microsoft Word. Затем ввести имя файла.

2) Нажать на кнопку Создать панели инструментов Стандартная.

3) Использовать команду меню MS Word Ф айл / Созд а ть....

Если первые два способа выполняют только непосредственно создание документа, то последний способ является самым гибким инструментом, так как позволяет использовать различные дополнительные параметры.

После выбора команды меню Ф айл / Созд а ть... на экране появляется диалоговое окно, изображенное на рис. 3.28. В MS Word 2003 при выборе этой команды справа открывается дополнительная панель (рис. 3.29), с помощью которой можно вызвать показанное на рис. 3.29 окно, выбрав команду На моем компьютере... из раздела Шаблоны. В правом нижнем углу окна Создание документа указывается тип создаваемого документа: документ или шаблон.

Как уже упоминалось ранее, шаблон – специальный тип файлов MS Word, имеющий в имени расширение.dot. Данный тип файлов предназначен для хранения как различного рода пользовательских настроек, так и, при необходимости, некоторого отформатированного текста. Любой документ MS Word создается на базе того или иного шаблона (по умолчанию используется шаблон Normal.dot, который соответствует элементу Новый документ в представленном на рис. 3.29 окне), при этом все настройки и текст шаблона переносятся в документ с точно такими же параметрами и форматированием, с какими он введен в шаблоне.

На вкладках диалогового окна (рис. 3.28) располагаются имена шаблонов, сгруппированные по типу создаваемого с его помощью документа. Так, на вкладке Записки расположены различные варианты оформления служебной записки, на вкладке Отчеты – варианты оформления отчетов и т. д.

При выборе того или иного шаблона его оформление загружается в область просмотра. Для создания нового документа на основе выбранного шаблона достаточно нажать кнопку OK. Далее можно вносить в документ любые необходимые изменения.

Для сохранения документа или шаблона на диске в MS Word существуют две команды меню:

1) Ф айл / С охранить (Ctrl + S) сохраняет документ;

2) Ф айл / Со х ранить как... перед сохранением позволяет присвоить или изменить файлу имя, для чего используется диалоговое окно, показанное на рис. 3.30.

При использовании команды Ф айл / Со х ранить как... можно указать не только новое имя файла, но также его новое месторасположение на диске и формат. Ранее говорилось, что файлы, содержащие документы MS Word, имеют в имени расширение.doc. Однако в некоторых случаях (например когда требуется перенести файл на другой ПК, но нет уверенности, что на нем установлен MS Word) удобно использовать другой формат документа. Например, формат RTF, который поддерживается многими текстовыми процессорами, в том числе работающими под управлением отличных от MS Windows операционных систем. Для сохранения документа в ином формате следует указать этот формат в области Тип файла: (рис. 3.30), выбрать папку для сохранения, ввести имя файла и нажать кнопку С охранить. Если для сохранения документа требуется создать новую папку, то это можно легко выполнить командой

Для того чтобы открыть документ MS Word, достаточно дважды кликнуть мышью на имени файла документа. Однако если MS Word уже запущен, новый документ можно открыть вызвав команду меню Ф айл / О ткрыть … или нажав сочетание клавиш Ctrl + O. При этом на экране появится диалоговое окно Открытие документа, которое функционально и внешне очень похоже на окно Сохранение документа, представленное на рис. 3.30. Далее следует найти нужный каталог, выбрать интересующий файл и нажать кнопку О ткрыть, после чего указанный файл будет загружен в MS Word.

Поиск по сайту: