Справочная система MS Office

Организация справочной системы для всех приложений, входящих в состав MS Office (на примере MS Office 2003), выполнена одинаково, поэтому, изучая ее в данной главе, не будем уточнять какое-либо конкретное приложение, за исключением случаев, когда это принципиально важно. То есть будем приводить примеры использования справки в любых из рассмотренных в пособии приложений MS Office.

Вызов справки осуществляется нажатием клавиши F1 или
с помощью команды меню С правка / Справка: Microsoft < приложение >. Здесь < приложение > определяет название активного приложения (Word, Excel, PowerPoint и др.), с которым пользователь работает в данный момент. Выбор названной команды приводит к появлению окна Справка < приложение >. Чтобы завершить работу со справкой, достаточно нажать кнопку Закрыть, расположенную в строке заголовка. Рассмотрим возможности справочной системы.

1) Навигационная панель предназначена для просмотра истории работы с областями задач. Кнопка Назад позволяет перейти к предыдущей области задач (кнопка не активна (серая), если достигнут конец истории), а кнопка Вперед – вернуться к следующей (кнопка не активна (серая), если достигнуто начало истории). Нажатие кнопки Домашняя страница приводит к активизации области задач Приступая к работе.

2) Поле ввода ключевых слов позволяет задать тему поиска.

3) Нажатие кнопки Начать поиск приводит к запуску процедуры поиска. Инициировать поиск также можно, нажав клавишу Enter в момент, когда курсор мыши находится
в поле ввода ключевых слов.

4) Команды Office Online представляют собой мощный инструмент получения обновленной справочной информации по MS Office, однако для их использования требуется подключение к интернету. Следует отметить, что информации инсталлированной справочной системы MS Office чаще всего достаточно для поиска ответов
на возникающие вопросы.

5) Ссылки на дополнительную информацию, как правило, содержат информацию о новых функциях, реализованных
в данной версии MS Office.

Полезным элементом области задач Справка является Оглавление (расположено под полем ввода ключевых слов), при использовании которого в текущую область задач загружается оглавление справочной системы, включающее в себя все существующие разделы справки активного приложения MS Office. Раскрыть содержимое раздела справки можно двойным кликом мыши на его имени. Имена разделов отмечены картинкой в виде книжки, а страниц справочных данных – вопросительным знаком, заключенным в кружок. После двойного клика мышью на имени страницы открывается дополнительное окно с ее содержимым.

Возможны два способа взаимного размещения окна справочной системы MS Office и активного приложения:

1) отображать с перекрытием окон (активизируется кнопкой Разобрать панели инструментов окна справочной системы);

2) уместить окна на экране (активизируется командой Автомозаика панели инструментов окна справочной системы).

В первом случае активное приложение MS Office и справочная система представлены на экране как два независимых окна MS Windows. Во втором случае размеры окна активного приложения и справочной системы автоматически подбираются таким образом, чтобы вся информация этих двух окон полностью отображалась пользователю (умещалась) на экране.

Информация в справочной системе MS Office представлена в виде гипертекста – текста, содержащего ссылки на другие разделы. Если кликнуть по ссылке, то, в зависимости от ее типа, возможны две реакции:

1) система перейдет к другому разделу, отвечающему данной ссылке;

2) ссылка представляет собой некий термин, и в этом случае пользователю будет отображена дополнительная информация, поясняющая выбранный термин (повторный клик мыши по ссылке скроет эту информацию).

Перемещаться по ранее просмотренным страницам справочной системы можно с помощью кнопок Назад и Вперед панели инструментов окна справочной системы MS Office. Данные кнопки неактивны, когда достигнуты конец или начало списка истории просмотренных страниц соответственно.

Вывод текущей страницы справки на печать возможен при нажатии на кнопку Печать, расположенную также на панели инструментов окна справочной системы.

Имея представление об общих способах работы со справочной системой MS Office, рассмотрим некоторые ее дополнительные возможности.

С помощью кнопки Другие области задач можно переключаться между доступными различными областями. После нажатия на эту кнопку появляется контекстное меню, состоящее из нескольких групп команд (группы команд меню разделены горизонтальной сплошной линией). Верхняя часть (группа команд) этого контекстного меню для любых приложений MS Office одинакова, так как в ней располагаются названия рабочих областей, относящиеся к справочной системе.

Для переключения между рабочими областями следует кликнуть мышью на имени нужной области рассматриваемого контекстного меню. В приложениях MS Office доступны следующие области задач.

1) Приступая к работе – активизируется при запуске приложения и содержит команды Office Online, а также имена последних открытых файлов и команду создания нового файла открытого приложения MS Office.

2) Справка.

3) Поиск – позволяет выполнить расширенный поиск информации.

4) Коллекция клипов – предназначена для поиска картинок и клипов из коллекции MS Office.

5) Справочные материалы – данная область задач позволяет искать произвольную информацию, используя соответствующие серверы интернета.

6) Буфер обмена – отображает пользователю содержимое буфера обмена MS Windows и предоставляет средства управления им, такие, как удаление и изменение хранящейся информации.

Особого внимания заслуживает область задач MS Office
Поиск. В ее центральной области отображаются результаты поиска либо информационные сообщения справочной системы. Область Поиск включает два элемента: непосредственно строку ввода ключевых слов (снизу) и область определения границ поиска. Выделяются следующие границы поиска:

1) Office в интернете;

2) Автономная справка;

3) Картинки и мультимедиа;

4) Справочные материалы.

Используя эти границы, пользователь может уменьшить область поиска, что значительно повысит скорость отыскания информации.

В качестве рекомендации можно назвать следующие правила, позволяющие наиболее эффективно использовать справочную систему MS Office для поиска информации:

1) если требуется выполнить поиск картинок, клипов и т.п., то в качестве границ поиска следует выбирать Картинки и мультимедиа;

2) для поиска произвольной справочной информации (не относящейся к MS Office) лучше всего использовать Справочные материалы;

3) информацию о возможностях MS Office, способах и приемах работы в нем следует искать в разделе Автономная справка и только в случае, когда автономный поиск результатов не дал, – искать в Office в интернете.

В заключение, в качестве примера использования справочной системы MS Office, рассмотрим задачу поиска информации о форматировании значений ячеек в MS Excel и о способах форматирования текста абзаца MS Word.

Пример 1. Найти возможные способы форматирования значений ячеек MS Excel.

Для решения этой задачи запустим MS Excel. После запуска справа будет отображаться область задач Приступая к работе. Перейдем в область задач Поиск, для чего кликнем мышью на кнопке Другие области задач и в появившемся меню выберем команду Поиск. Укажем границу поиска Автономная справка, в поле ключевых слов введем фразу “ способы форматирования содержимого ячеек ” и нажмем кнопку Поиск. Результаты поиска будут отображены в виде названия страниц справочной системы. Таких страниц было найдено всего 8 (отображается в скобках после слова Результаты), поэтому не составляет труда, просмотрев их все, определить, что нужная информация находится на странице Форматирование листов и данных.

Пример 2. Найти возможные способы выравнивания абзацного текста.

Для выполнения этого задания поступаем аналогично предыдущему примеру с той разницей, что запускаем MS Word, и в поле ключевых слов введем фразу “ выравнивание абзацного текста ” (можно также ввести фразу “ выравнивание текста в абзаце ”). В результатах поиска (их всего 16) присутствует страница справочной системы с названием О выравнивании текста и интервалах. Нетрудно догадаться – это именно то, что было нужно найти.

Глава 4. Модели решения функциональных
и вычислительных задач

Моделирование – исследование каких-либо явлений, процессов или систем объектов путем построения и изучения их моделей. Модели используются для определения или уточнения характеристик и рационализации способов построения вновь конструируемых
объектов.

Моделирование – одна из основных категорий теории познания: на идее моделирования по существу базируется любой метод научного исследования – как теоретический (при котором используются различного рода знаковые, абстрактные модели), так и экспериментальный (использующий предметные модели).

Поиск по сайту: