Секретар редакції

Функція: сприяє узгодженій роботі редакції, надаючи адміністративну допомогу.

1. Щоденно отримує від кур’єра вхідну кореспонденцію компанії, розкриває її, сортирує, реєструє в журналі вхідної кореспонденції й одразу роздає адресатам.

2. Отримує та сортирує всі факсимільні повідомлення й одразу роздає їх адресатам. Відсилає факсимільні повідомлення журналістів, якщо ті не роблять це самостійно.

3. Проводить відвідувачів редакції та інформує їх про присутність або відсутність людини, до якої вони прийшли.

4. Постійно поновлює внутрішній телефонний довідник. Роздає поновлену версію кожному штатному працівнику.

5. Відповідаючи на запити клієнтів (рекламодавців, передплатників, читачів, авторів газетних матеріалів і т.д.), надає їм основну довідкову інформацію про газету, якщо вона не є комерційною таємницею або її поширення не обмежене прийнятими в компанії внутрішніми принципами (інформацію про зміст газети надають бібліотекар або пошукач).

6. Оперативно передає відповідним співробітникам компанії запити, думки, повідомлення від клієнтів, позаштатних авторів і под., що надходять телефоном.

7. Готує відповіді на питання, запрошення та оголошення згідно з вказівками виконавчого редактора та уповноважених журналістів.

8. У співробітництві зі старшим дизайнером забезпечує виготовлення візитних карток для редакційних працівників.

9. Допомагає в організації ділових поїздок журналістів, що полягає здебільшого у визначенні оптимального маршруту, бронюванні й організації оплати білетів і готелю, а також у забезпеченні акредитації для висвітлення подій.

10. Підтримує та постійно поновлює базу даних важливих контактних осіб газети (База даних позаштатних авторів підтримується й поновлюється бухгалтером із зарплати).

11. Веде журнал обліку витрат робочого часу конкретних співробітників редакції.

12. На запит журналістів робить копії матеріалів і бланків.

13. Заповнює адміністративні бланки згідно з вказівками виконавчого редактора.

14. Допомагає журналістам у пошуку інформації стосовно виплати гонорарів позаштатним авторам.

15. Згідно з вказівками виконавчого редактора оформлює редакційні посвідчення для позаштатних авторів. Веде облік виданих посвідчень.

16. Під керівництвом помічника виконавчого редактора з адміністративних питань, журналістів і дизайнерів організує купівлю в інформаційних агентств фотографій для публікації у газеті, а також доставку матеріалів, що використовуються в редакції.

17. Виконує обов’язки асистента й головного редактора на час його відсутності на робочому місці.

18. Діє під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний помічнику виконавчого редактора з адміністративних питань.

Поиск по сайту: