Збори як форма прийняття колективного рішення. Нарада. Дискусія

Поширеними формами колективного обговорення ділових проблем є збори, нарада та дискусія.

Збори – це форма прийняття колективного рішення щодо питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.). Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення.

Як і інші форми спілкування, збори складаються з кількох етапів, жоден з яких не можна ігнорувати: підготовка зборів; висвітлення проблеми та її обґрунтування; обговорення проблеми; прийняття рішення.

Зазвичай підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті. На першому етапі треба чітко визначити проблему для розгляду та коло учасників обговорення. Проблему необхідно глибоко проаналізувати й на цій основі підготувати відповідний матеріал для виголошення на зборах. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша та найавторитетніша людина.

Зборами, як правило, керує президія, яку обирають їх учасники. Після основного виступу з доповіддю з теми, винесеної на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть підготовлені виступи. При цьому може виступити й будь-хто з учасників зборів, кого щось схвилювало в доповіді. Питання про кількість осіб, які беруть участь в обговоренні, і регламент вирішують учасники зборів. У виступі краще висвітлювати одну тему. Можна поділити виступ на кілька підпунктів. Кожну думку, інформацію, яку взято для виступу, треба оцінювати в кількох напрямах: чи відповідає вона поставленій меті? чи логічна й переконлива? чи цікава? чи відповідає матеріал формі промови й обставинам, у яких вона має проголошуватися? чи буде зрозумілою присутнім? чи відповідатиме загальноприйнятим етичним нормам? Саме в таких виступах яскраво виявляються етика та культура спілкування.

Щоб досягти успіху, промовцеві важливо знати, як ставляться слухачі до нього особисто й до обраної ним теми. Ставлення може бути доброзичливим, нейтральним, недоброзичливим і дуже недоброзичливим. Якщо промовець знає, що більшість слухачів ставляться до нього неприязно, він повинен насамперед подбати про зміну їхньої установки. Якщо ставлення нейтральне, то протягом перших хвилин треба зробити слухачів більш доброзичливими. У літературі описано багато подібних порад щодо виступів і не варто ними нехтувати.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання «Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?» відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить президія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, дібрати раціональні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у сварку. Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішення, який ухвалюється учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься на голосування й ухвалюється, якщо за нього голосує більшість присутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості ухваленого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання.

Надзвичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання ухваленого рішення і внесених критичних зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов’язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання рішення, ухваленого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.

Нарада – це такий вид приватного спілкування, при якому внутрішня культура й культура мовлення виявляються особливо. Ефективність їх проведення залежить передусім за все від того, елементи якого стилю в них будуть переважати: розмовного чи ділового. Існують три види нарад: інформаційні (директивні), оперативні (диспетчерські) і дискусійні.

Досвідчений керівник інформаційні наради буде зводити до мінімуму, тому що доцільніше познайомити працівників із інформацією в письмовій формі (якщо це директивні матеріали) або роздати текст доповіді, щоб на самій нараді ухвалити рішення.

Не менш проблематичним є проведення диспетчерських нарад, особливо у випадку, коли вони зводяться до «розносу» кожного з підлеглих. За такої ситуації діловий стиль «розмивається» і стає основою для безмежного розширення волюнтативної функції мови. Тому вважається доцільним проводити диспетчерські наради по телефону (селектору). Головним у такому випадку стає збір інформації і надання попередніх рекомендацій, що дає значну економію часу й зусиль, а також створює атмосферу добросовісності.

Найбільш демократичною й продуктивною формою ділових засідань є дискусійні наради, тому що на них можна вільно висловлювати думку, навіть якщо вона не буде співпадати з думкою керівника. Як правило, саме на цих нарадах народжуються справді конструктивні рішення.

Дискусія – це форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв’язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

В основному дискусії проводяться серед науковців, але в наш час їх актуальність зростає і серед широкої громадськості. Вона значною мірою сприяє розвитку критичного мислення, дає можливість визначити власну позицію, формує навички відстоювання власної думки, поглиблює знання з обговорюваної проблеми. Деякі науковці вважають дискусію різновидом ігрових форм занять, співробітництвом, коли з обговорюваної проблеми ініціативно висловлюються всі учасники спільної діяльності.

У наукових дискусіях дуже важливо формулювати свої думки однозначними й точними словами, терміни обов’язково пояснювати й стежити за тим, щоб обговорення не відхилялося від головної проблематики.

У науковій літературі існують різні погляди щодо функцій дискусії. Вона може виступати як метод засвоєння знань, закріплення їх і вироблення вмінь і навичок, як метод розвитку психічних функцій, творчих здібностей і особистісних якостей особистості, а також як метод стимулювання й мотивації навчання, прийняття спільного рішення.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та заключний. На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обговорення, дібрати відповідну літературу для підготовки, визначити час і місце проведення дискусії. Учасників дискусії краще розмістити у приміщенні так, щоб усі присутні бачили одне одного в обличчя й добре чули. Добір теми багато в чому визначає ефективність дискусії. На обговорення не бажано виносити понад п’ять питань. Якщо тема складна, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам дискусії було легше визначитися щодо основних понять.

На другому етапі обговорюються ті питання, які були винесені на порядок денний. Процесом обговорення керує ведучий. Від виконання ним своєї ролі багато в чому залежать хід і результати дискусії. Щоб не тиснути на присутніх авторитетом, ведучому не слід самому багато говорити. Він це може робити тільки тоді, коли не вистачає інформації для пошуку нового погляду на вже відому проблему. Ведучому слід поважати думку виступаючих, не засуджувати будь-кого з учасників за його, можливо, некомпетентну думку. Різні заклики ведучого на зразок «пам’ятайте про регламент», «дотримуйтеся правил дискусії», «будьте цивілізовані» не знімуть загострення пристрастей, а можуть лише образити її учасників. Тому не варто зловживати такими висловами. Проте до поведінки учасників дискусії також є певні вимоги:

· вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію;

· кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять;

· усім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки;

· не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників;

· якщо під час обговорення виникла пауза внаслідок роздумів учасників, переривати її не слід, бо, можливо, вона допоможе знайти новий цікавий поворот дискусії.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді цілком полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). І тоді учасники відповідно до своїх думок починають тяжіти до людей, думки яких їм близькі. Учасники дискусії можуть групуватися, утворюючи так звану меншість і більшість. Тривалий час уважалося, що істина належить більшості, а меншість сприймалася як дестабілізуючий фактор. Насправді, більшість використовує психологічний тиск на інших. Проте авторитет її часом ґрунтується на чисельності, а не на правоті. Але, як правило, саме меншість викликає творчу активність аудиторії, твердо й послідовно відстоюючи свої позиції. Тим самим вона стимулює більшість подивитися на проблему інакше. Уважається, що погляди більшості змінюються частіше залежно від етики поведінки та спілкування меншості, аніж від її компетентності.

Третій етап дискусії – підбиття підсумків. Це, звичайно, робить ведучий. Проте можна доручити це й досвідченому спеціалісту із числа учасників. Він оцінить повноту й глибину розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні погляди, наголосить на значущих результатах обговорення. Добре, якщо до аналізу дискусії будуть залучені й інші учасники. Це допоможе всім краще усвідомлювати й контролювати власну поведінку, а також сприятиме підвищенню рівня культури спілкування під час дискусії. Навіть те обговорення, що начебто не вдалося, також принесе користь, бо виграє не той, хто не помиляється, а той, хто вміє зробити з цього для себе певний висновок.

Про результативність дискусії можна говорити тоді, коли в учасників сформувалася певна думка щодо обговорюваного питання або підтвердилися погляди, що їх мав дехто з присутніх до початку колективного обговорення. Якщо під упливом дискусії в частини учасників змінились установки, то це означає, що подіяв «ефект переконання». Він проявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх поглядів. «Нульовий ефект» дискусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінюються. Звичайно, це може бути наслідком пасивного ставлення до дискусії та через відсутність підготовки до неї. Якщо під час дискусії в декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати при її організації, то це означає дію «ефекту бумерангу», тобто негативний результат дискусії.

Як свідчать спостереження, дискусія не повинна тривати понад три години. Зловживання часом може викликати роздратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після якого, звичайно, інтерес до обговорення зменшується, і підбити підсумки. Важливо також дотримуватися схваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15 – 20 хв., для виступу – 3 – 5 хв.

Запорукою успішності дискусії є її чітка організація, яка досягається завдяки кільком чинникам.

1. Ретельне планування дискусії. Складання плану дає змогу організувати як збирання учасниками дискусії необхідної інформації, так і проведення самої дискусії.

2. Чітке дотримання правил ведення дискусії всіма її учасниками.

3. Обов’язковим є дотримання визначеного регламенту. Краще, коли час залишається, ніж його не вистачить на колективне обговорення й підбиття підсумків.

4. Добре продумане й ефективне здійснене керівництво ходом дискусії з боку головуючого: надання учасникам дискусії часу на обмірковування питань; утримання від невизначених запитань та запитань подвійного змісту; зміну напряму думок учасників дискусії у разі відхилення їх від основної теми й мети дискусії; попередження надмірних узагальнень; збудження учасників дискусії до поглиблення думок тощо.

Дискусія як форма колективного обговорення відрізняється від полеміки та диспуту. Полеміка як конфронтація ідей, поглядів, думок на відміну від дискусії має на меті не досягнення згоди в суперечці, а перемогу над опонентом. Нерідко в полеміці її учасники використовують різні засоби спілкування, не дуже піклуючись про його культуру. Напевне, саме тому протилежну частину учасників полеміки найчастіше називають супротивниками, а не опонентами, як у дискусії. Диспут найчастіше використовується для публічного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у життєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут зазвичай відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв’язання особистісно значущих моральних проблем.

Таким чином, і збори, і нарада, і дискусія є формами ухвалення колективного рішення. За умови грамотної їх організації можна не тільки вислухати думку колег, але й залучити їх до вироблення ефективних стратегій розвитку виробництва (підприємства, фірми тощо).

Поиск по сайту: