Заява. Види заяв. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка. Наказ щодо особового складу

Якщо автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист слугують меті попереднього ознайомлення з особою, рівнем її професіоналізму, досвідом роботи, то заява, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка є підставою для зарахування особи на певну посаду. На основі цих документів керівником складається наказ щодо особового складу, який і засвідчує трудові й правові відносини між конкретною особою та організацією, фірмою, підприємством і т.д.

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію приватних чи юридичних осіб і адресується організації чи посадовій особі з метою реалізації своїх прав та інтересів.

Розрізняють заяви:

1) від організацій і установ;

2) особисті заяви.

Заяви від організацій і установ називаються службовими. Вони пишуться на бланках і підлягають спеціальному обліку в діловодстві.

Заяви, адресовані підприємствам, установам чи посадовим особам від громадян називаються особовими. Вони бувають таких підвидів:

· заява про встановлення режиму праці;

· заява про звільнення;

· заява про переведення на іншу роботу;

· заява про надання відпустки за свій рахунок;

· заява про надання чергової профспілкової відпустки;

· заява про надання відгулу;

· заява про зміну прізвища;

· заява про надання частково оплачуваної відпустки по догляду за дитиною тощо.

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання й не супроводжується додатком, і складними, якщо заява включає декілька питань або додаток, який становить собою перелік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Розрізняють внутрішні і зовнішні заяви. Відповідно до меж їхнього функціонування, у межах організації чи поза нею.

Текст заяви пишеться довільно й стосується різноманітних сфер виробничої, правової й побутової діяльності людини.

У тексті переважає вживання дієслів теперішнього часу, проте не виключається вживання дієслів минулого і майбутнього.

Прийменник «від» у реквізиті «адресат», як правило, не вживається. Виняток становлять випадки співзвучності прізвищ (див. Зразки заяв).

Позначення прізвища й посади адресата має форму Р.в.

У складній заяві допускаються три варіанти початку додатка:

· до заяви додаю....

· до заяви додаються такі документи......

· додаток.....

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Реквізити заяви:

· адресат;

· адресант;

· назва документа;

· текст;

· додаток;

· підпис;

· дата.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, у якому стисло подано автобіографічні відомості. Заповнюється під час зарахуван­ня на посаду, навчання чи для участі в певному конкурсі тощо.

Реквізити особового листа з обліку кадрів:

· назва документа;

· прізвище, ім’я, по батькові;

· дата;

· місце народження;

· фото особи, яка заповнює особовий листок (праворуч уверху);

· відомості про вчене звання, науковий ступінь;

· вказівка про те, якими мовами володіє особа, котра заповнює особовий листок;

· трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

· державні нагороди;

· наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);

· відомості про родину;

· паспортні дані;

· домашня адреса, телефон;

· дата;

· особистий підпис.

Трудова книжка – це основний документ, що фіксує трудову діяльність робітників, службовців. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного і спеціального трудового стажу. Точність її заповнення – основна вимога для даного документа. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається цей документ у відділі кадрів установи, де працює його власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних та кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов, розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів.

Тому наказ має як розпорядче, так і виконавче значення.

Посада першого керівника установи зазначається ліворуч, його підпис, ініціали та підпис праворуч.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, організації.

Усі накази поділяються на дві групи:

· накази щодо особового складу;

· накази із загальних питань.

Накази щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення тощо (див. Зразок наказу).

Реквізити наказу:

· назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

· назва виду документа;

· назва місця видання наказу;

· номер;

· дата підписання;

· короткий зміст наказу (заголовок);

· текст наказу;

· підстава для складання;

· підпис керівника підприємства (установи).

Вимоги до тексту наказу:

· текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладу, наприклад: «Провести …», «Зарахувати…», «Відновити…», «Призначити…», «Оголосити подяку…»;

· якщо в одному пункті наказу слід перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку;

· у наказах переведення та звільнення потрібно вказати вид звільнення; вид іншої роботи й посаду, на яку переводиться особа; мотивування та дату (звільнення, переведення);

· у наказах про надання відпустки, слід указати: яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо), на яку кількість робочих днів, термін (з якого і по яке число, місяць), за який період надано відпустку;

· у наказі про прийняття на роботу слід указувати: на яку посаду призначено; з якого числа, місяця, року; до якого структурного підрозділу установи (організації); на вид прийняття на роботу (за сумісництвом, на постійну, тимчасову); на умови прийняття (зі скороченим робочим днем).

Таким чином, такі документи, як трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів засвідчують місце навчання особи й здобуття нею певної кваліфікації, містять відомості про досвід роботи, що, безперечно, дозволяє майбутньому працедавцю зробити попередні висновки про фаховість працівника й ухвалити рішення про те, чи варто його брати на роботу. У разі позитивної відповіді на останнє питання особа пише заяву із проханням зарахувати її на певну посаду, а керівник, у свою чергу, видає відповідний наказ. Трудові й правові відносини працівника й керівника з інших питань регулюються також за допомогою наказу.

Поиск по сайту: