Класифікація документів. Національний стандарт України

З поняттям документа нерозривно пов’язані поняття архіву та бібліотеки.

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчено літописами. Місцем збереження державно-правових документів були церкви та монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні з’явилися в ХІ ст., зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри (Святослав ІІ Ярославич, Володимир Волинський, Микола Святоша Чернігівський), церковні братства (Ставропігійське братство у Львові), вище духівництво (Петро Могила, Лазар Баранович, Феофан Прокопович, Дмитро Туптало), а також українські старшини (Кирило Розумовський, Григорій Потьомкін, родини Кочубеїв і Милорадовичів).

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Тільки утворення Української держави в 1917 р. поклало початок національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Скажімо, для історії княжої України (часи Київської держави
Х – ХІІІ ст. та Галицько-Волинської держави ХІІІ – ХІV ст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді:

· літописних кодексів: Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.);

· актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією);

· княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХVІ ст.);

· правових кодексів («Руська Правда»).

Для литовсько-польської доби (ХІV – ХVІІ ст.) характерні:

· грамоти великих князів литовських і королів польських;

· акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій;

· документи приватні (маєткові та родові) тощо.

Поважне значення в цей період мають джерела іноземного походження:

· документи міжнародно-правового характеру;

· хроніки;

· літописи московські, польські, турецько-татарські;

· спогади західноєвропейських мандрівників;

· листи;

· щоденники; описи («Щоденник» Е. Лясоти, «Опис України»
Г. ле Вас сера де Боплана).

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів ХVІІ – ХVІІІ ст. Основними джерелами цієї доби є:

· міжнародні договори (зокрема, гетьманські статті ХVІІ – ХVІІІ ст.);

· конституції (Бендерська конституція 05.04.1710);

· універсали й листи гетьманів;

· акти Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної артилерії, акти полкової адміністрації й судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.

Залежність України від московської царської, а згодом російської імперської влади зумовлює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи російських установ, які діяли на території України («Малороссийская коллегия», «Канцелярия министерского правления Малороссийских дел»). Після скасування української автономії у другій половині ХVІІІ ст. з’являються документи російських установ, які керували колись Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства тощо). Серед документів слід виокремити «Права, за якими судиться малоросійський народ» (1743 р.), а також «Полное собрание законов Российской империи».

Першорядне значення в історії цієї доби має документальний матеріал офіційного походження, проте все більшої ваги набувають приватні документи: матеріали маєткових і родових архівів, щоденники, мемуари, листи.

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з ХVІІ ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб’янки), крім суто літописного матеріалу, містять усілякі документи (універсали, листи тощо), хоч деякі з них сфальсифіковано.

Різноманітний матеріал дають іноземні джерела – московські, польські, турецько-татарські, угорські, шведські, західноєвропейські документи; щоденники, спогади, листи.

Саме цієї доби поряд із рукописними джерелами з’являються друковані, які набувають особливого значення вже в наступний період.

У ХІХ – ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного й друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес подальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Іноземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виокремити декілька груп документів цієї доби:

· щоденники, мемуари, листи українських діячів ХІХ – ХХ ст.
(Т. Шевченка, І. Франка, М. Драгоманова, В. Антоновича та ін.);

· акти й документи установ Української держави 1917 – 1921 рр.;

· документальні матеріали політичної еміграції;

· документи установ УРСР;

· ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 р.).

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньо-економічна, банківська, юридична, дипломатична тощо). Найчисленнішою є система управлінських документів, класифікованих за певними ознаками.

Найважливіші компоненти управлінської діяльності – одержання, переробка, збереження й видача інформації, які здійснюються за допомогою уніфікованої системи документування. У зв’язку із цим актуальна задача документаційного забезпечення управління й обробки інформації – спрощення роботи з документами, прискорення їх оформлення. Вирішенню цього питання служать стандарти системи організаційно-розпорядчої документації: ГОСТ 6.38-72 («Основні положення»), ГОСТ 6.39-72 («Формуляр-зразок»), ГОСТ 6.38-90 («Уніфіковані системи документації. Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»), а також методичні рекомендації, довідники, спеціальні акти та статті Цивільного кодексу України.

Для забезпечення швидкого пошуку документів та підвищення оперативності роботи з ними, документи класифікуються.