Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні – фіксують на бланку у процесі заповнення (див. табл. 8).

Відповідно до ДСТУ 4163 – 2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 – зображення нагород;

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 – назва організації вищого рівня;

07 – назва організації;

08 – назва структурного підрозділу організації;

09 – довідкові дані про організацію;

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

13 – покликання та реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 – місце складання або видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця й номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і скерування його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про находження документа до організації;

32 – запис про державну реєстрацію.

Зразок оформлення реквізитів документа в управлінській документації подано в Додатках.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити, як: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (12), підпис (23).

У документах, оформлених на двох і більше аркушах, після тексту проставляють такі реквізити: відмітку про наявність додатків (22), підпис (23), гриф погодження документа (24), візи документа (25), відбиток печатки (26), відмітка про засвідчення копії (27), прізвище виконавця та номер його телефону (28).

Такі реквізити, як відмітку про виконання документа й скерування його до справи (29), відмітку про наявність документа в електронній формі (30), відмітку про надходження документа до організації (31) оформляють на нижньому березі першої сторінки документа.

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

· сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

· прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Таким чином, знання про розташування реквізитів документа дозволять фахівцеві оформити документ відповідно до чинних стандартів, сформують навички роботи з різними видами документів.

Поиск по сайту: