Тема 5.3 Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

1. Ділове листування.

2. Оформлення довідково-інформаційних документів (службові записки, запрошення, оголошення, виробничі протоколи).

Література: Л2, Л5, Л7, Л8, Л11, Л12, Л15, Л16, Л18, Л19, Л22, Л23, Л24, Л25, Л28, Л29, Л30, Л42, Л48.

Питання 1. Ділове листування.

Листування – один із основних і найпоширеніших засобів зв’язку між людьми, хоча в останні десятиліття він дещо поступається таким засобам спілкування, як телефон, телефакс, комп’ютерний зв’язок.

Листування виникло давно, про це свідчать археологічні розкопки, антична література. Вже за часів античності існував етикет складання листів. Так, листи починалися з імені того, хто їх відправляв, потім йшло ім’я адресата, далі привітання, що супроводжувалося приємними побажаннями, і тільки за цими привітаннями ішов текст листа. З плином часу змінювався і матеріал, на якому писали листи (це були спочатку кам’яні, потім дерев’яні, згодом – глиняні пластини, пізніше – пальмові листи, папірус, воскові дощечки, пергамент, а починаючи з ХІV ст. – папір).

Сьогодні співіснує приватне (ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер) і службове листування (ведеться між установами, організаціями). Останнє належить до офіційно-ділового мовлення.

Отже, що таке службовий лист?

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звернення;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані (зведення чогось до єдиної форми, системи). Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або на чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

Поиск по сайту: