Перерасход выдан

ордеру N - от "28" марта 2003 г.

Бухгалтер (кассир) Васильева Васильева "28" марта 2003 г.

подпись расшифровка подписи

Расписка. Принят к проверке от Иванова П.П. авансовый

отчет N 4 от "28" марта 2003г.

на сумму 1838 руб. коп., количество документов 3 на 3 листах

Бухгалтер Петрова Петрова В.П. "28" марта 2003 г.

подпись расшифровка подписи

Рис. 4.6. Лицевая сторона авансового отчета

Подотчетное лицо _________________ Иванов П.П.

подпись расшифровка подписи

Рис. 4.7. Авансовый отчет унифицированной формы

Внешние документы поступают от поставщиков, подрядчиков, банков, налоговых органов и других внешних контрагентов (от лат. сontrahens-договаривающийся), т.е. юридических лиц, с которыми хозяйствующий субъект связан общими обязательствами. Примером внешних первичных документов могут служить счет-фактура, выписки из расчетных, валютных, специальных счетов в банке, исполнительный лист. На рисунке 4.7 приводится счет-фактура унифицированной формы.

Рис. 4.8. Счет-фактура унифицированной формы.

По объему информации документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляются на один или несколько однородных хозяйственных фактов. Примером разового документа являются требование на отпуск материалов со склада, наряд на сдельную работу, акт приема-передачи основных средств.

Накопительные документы оформляются по мере совершения однородных хозяйственных фактов. Учетные записи по таким документам производятся по окончании отчетного месяца, общим итогом, что сокращает количество записей. Примером такого документа может служить лимитно-заборная карта, открываемая для учета отпуска материалов со склада в течение отчетного месяца.

По назначению первичные документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственного факта: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, приказ руководителя на командировку работника предприятия, выдачи подотчетных сумм.

 

Рис. 4.9. Доверенность

Оправдательные документы составляют и подписывают должностные лица, ответственные за тот или иной вид деятельности. Они же несут ответственность за достоверность документа. Такие документы для материально ответственных лиц служат оправданием операции получения и отпуска денежных средств и материально-производственных запасов. Документы утверждаются (подписываются) соответствующим должностным лицом. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей. Такими документами могут служить справки, расчеты распределения накладных расходов, разработочные таблицы. Формы последних устанавливаются Министерством финансов РФ.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер). На практике чаще используются комбинированные документы.

В зависимости от количества позиций документы могут быть о днострочными (требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер) или многострочными (лимитно-заборная карта, расходно-платежная ведомость на выплату заработной платы).

По способу обработки документы можно разделить на обрабатываемые в ручную и на машинах.

Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, например, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира); распорядительным (распоряжение руководителя предприятия и главного бухгалтера кассиру на выплату денежных средств на различные нужды), первичным, разовым, однострочным и многострочным; сводно-группировочная ведомость - документом бухгалтерского оформления, сводным, разовым; лимитно-заборная карта - оправдательным, распорядительным, первичным, накопительным.

Научно-технический прогресс вносит свои коррективы в существующую систе­му первичной учётной документации. Прежде всего это связано с массовым переходом на машинные, или, как их принято называть, электронные носители информа­ции.

Упорядоченная система электронных носителей учётной информации и обмена ими между участниками учётного процесса называется системой электронного учётного документооборота.

Легитимность (лат. legitimus законный, узаконенный) данной системе придаёт действующие в России нормативно-правовое регулирование процедуры подписания электронного документа. Технически они реализуются посредством шифрования (кодирования) подписи должностного лица с помощью специальных машиночитаемых кодов и возможности соответствующей дешифровки адресатом. Электронная цифровая подпись (англ. digital signature)и печать используются, например, в компьютерных автоматизиро­ванных системах "Клиент-Банк" (англ. remote banking) при применении безналичных денежных платежей в режиме удалённого доступа, обеспечивающие владельцам банковских счетов возмож­ность дистанционного получения финансовой информации и управления банковски­ми счетами. Сама электронная цифровая подпись представляет собой зашифрованный идентификатор цифровой код в виде последовательных символов, присоединяемый к электронному сообщению должностного лица, передающего информацию, которая принимается к исполнению лишь при неоспоримом совпадении идентификатора с образцом (эталоном) у принимающей стороны1. По назначению она соответствует обычной подписи на документе, подтверждающей юридические полномочия.

Развитие аппаратных средств обработки учётных данных постепенно вытесняет из хозяйственной практики традиционные первичные документы, размещённые на бумажных носителях и применяемых с высокой интенсивностью в больших объёмах. Таким аппаратным средством служит специальный сканер, считывающий штрих коды, являющиеся аналогом первичного документа, передающий сканированную информацию в память ЭВМ.

 

Реквизиты документов.

 

Реквизиты (лат. requisitum требуемое, необходимое; англ. essential elements of documents) документов представляют собой определенную совокупность показателей (данных), формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованно принять его к бухгалтерскому учету. Для этого реквизиты должны обеспечить исчерпывающую характеристику хозяйственного факта деятельности предприятия и придание документу доказательной силы с юридической точки зрения. Набор реквизитов документа определяется видом хозяйственных фактов. Поэтому, скажем, кассовый приходный ордер имеет одни индивидуальные реквизиты, расходный - другие. Вместе с тем имеются и общие или, как их называют официально, обязательные реквизиты; их перечень регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Указываются они и в соответствующих нормативных документах Госкомстата и Центробанка РФ.

В названный перечень включены следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), наименование организации, дату составления, указания сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. В официально утвержденных типовых бланках документов все обязательные реквизиты уже имеются.

В зависимости от вида хозяйственного факта и технологии обработки данных в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственного факта и некоторые другие.

Для автоматизированной обработки бухгалтерской информации реквизиты документов фиксируются в виде цифровых кодов.

Документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они соответствуют действующим общегосударственным стандартам (в обиходе – составлен по форме), регламентирующим состав и расположение реквизитов в строго определенном месте документа; сама форма документа кодируется также в общегосударственном масштабе.

Код формы - это семизначный номер того или иного документа, имеющийся опубликованный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Печатью заверяются те документы, для которых это предусмотрено нормами действующего законодательства, учетной политикой или соглашением сторон при заключении хозяйственных договоров. Например, печатью заверяются чеки на получение денег со счетов в банке, поручения на переводы денежных средств (в бюджет, в фонд социального страхования от несчастных случаев и др.), корешки кассовых приходных ордеров, акты приемки-сдачи выполненных работ.

Документы, которыми оформляются расходные кассовые операции, денежные платежи со счетов в банке, операции с ценными бумагами, некоторые другие подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями, если на это издан соответствующий приказ (распоряжение).

Составление, проверка, обработка документов.

 

Составление документов регламентируются определенными требованиями, предусмотренными соответствующими стандартами в области финансового учета. Напомним, документ составляется на бланке типовой или утвержденной предприятием формы.

Записи в ручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машинок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Применение простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, т.к. зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Информация излагается точно и ясно, это касается и внешних документов, принятых к учету. Если в заполненном документе остаются свободные строки, они обязательно прочеркиваются. Суммы в денежных документах указываются цифрами и прописью. Документы закрепляются всеми необходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ.

В настоящее время имеются типовые бланки документов, позволяющих использовать мультипликативный метод, т.е. создавать их в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, накладные, счета-фактуры, платежные поручения, авизо (извещение). Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.

Принятию документов к бухгалтерскому учету предшествует обязательная процедура их сплошной проверки. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов, и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установленному порядку или законодательству, не принимаются к исполнению, т.е. либо направляются инициатором документа для доработки, либо после соответствующего разбирательства аннулируются.

Исправления в учетные документы, производится по согласованию с должностными лицами, составившими и подписавшими документы. Исключение составляют кассовые и банковские документы, в которые вносить исправления нормативными документами не разрешается. Исправленные данные заверяется подписью должностного лица, внесшего коррективы, с указанием даты исправления.

К документам, принятым к бухгалтерскому учету, предъявляются особо строгие требования. За умышленное искажение информации, оформленной в документе, в зависимости от материального ущерба, нанесенного предприятию таким действием, наступает ответственность, предусмотренная Уголовным кодексом России. Последствиями искажений информации в связи с небрежностью, допущенной при оформлении документа, недобросовестностью отдельных должностных лиц, составляющих и подписывающих документы, неправильным трактованием отдельных статей законов, элементарных арифметических ошибок в расчетах показателей могут стать крупные суммы штрафных санкций, если указанные нарушения правил оформления учетных документов не были своевременно обнаружены и исправлены и оставались на дату документальной проверки или ревизии.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (контировки), «гашении» (учиняет надпись или ставят штамп на документе, например, на приходных и расходных кассовых ордерах ставится штамп «получено» или «оплачено», в случае отсутствия в организации штампа данные надписи заносятся в ручную).

Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах.

Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы. На основании сгруппированных первичных документов, как правило, составляются сводные документы.

Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, называется контировкой.

Во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, признанные как основание для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Документооборот.

Документооборот - устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив (лат. archivum присутственное место) – подразделение предприятие или специальное учреждение для хранение документов по специальным правилам.

Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бухгалтерскому учету каждый хозяйственный субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота - детального расписания создания и последующей обработки на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Основными этапами документооборота являются:

· составление и оформление документов;

· прием документов бухгалтерией;

· обработка и использование документа для дальнейших учетных записей;

· передача документа в архив.

	Регистры бухгалтерского учета
Документы		Синтетические и аналитические счета		Баланс

Рис.4.10. Простейшая схема документооборота

Порядок документооборота, регламентируемый графиком, зависит от характера и особенностей хозяйственных фактов, их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его бухгалтерии.

График документооборота способствует выполнению контрольных функций бухгалтерского учета. При его составлении необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестраховочную) информацию, не направлять документы в функциональные отделы, без визы которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах. Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления документации адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.1

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное составление документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документации для принятия к бухгалтерскому учету и отчетности несут должностные и материально-ответственные лица, создавшие и подписавшие документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Приведем для примера выдержку из документооборота по документу «Табель использования рабочего времени» (рисунок № 4.11).

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за своевременны оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, создает необходимые условия для качественного составления финансовой отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загрузки учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.

4.3 Учетные регистры.

Определение. Классификация учетных регистров.

Информация, оформленная в учетных документах обрабатывается путем оценки, группировки и регистрации однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

Учетные регистры (англ. book bookkeeping) – отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машиннограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

Регистрация хозяйственных фактов в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. В них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников, используемые для составления финансовой отчетности.

Обобщенная классификация учетных регистров приведена на рисунке 4.12.

В условиях автоматизированного ведения бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машинных носителях. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяце, квартале, полугодии, за год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в финансовую отчетность.

Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных регистрах.

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, журнал учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, ведомость учета поступления денежных средств в кассу).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Систематическая и хронологическая записи, как формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете, объединяются в одном учетном регистре – журнале-ордере или мемориальном ордере, машиннограмме, где они дополняют друг друга[89]. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление основных средств, расходные кассовые операции и т. д.).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление основных средств, расход денежных средств по датам месяца и т.д.).

Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хронологическую запись (журнал ордер№1,2; ведомость №16)

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы - ордера.

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. В учете материально-производственных запасов записи ведутся в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Параллельное ведение регистров аналитического учёта с синтетическими существенно увеличивает трудоемкость работы по обобщению и сверке счётных записей путём составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому, там где это возможно применяются учетные регистры, в которых совмещаются данные аналитического учета с итоговыми данными синтетического учета. Подобное агрегирование[90] особенно удобно для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. Например, широко применяются накопительные ведомости, итоговые данные которых являются основанием для бухгалтерских проводок на синтетических счетах в целом за отчетный период.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге (англ. ledger). В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг является кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или на ЭВМ.

Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность.

Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода.

Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов, составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

В заключение на каждом документе проставляется номер учетного регистра (ведомости, карточки и т. п.), в котором он зарегистрирован. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки.

Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственных факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости). Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом. В течение отчетного периода суммы из первичные документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них — по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расхода материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующий учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением.

Непременными элементами бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

· дата записи в регистр;

· номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

· обоснование содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;

· сумма.

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.

Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишется кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах.

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так, если регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедиться в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель — в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируются в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае — по итоговым данным ведомости № 1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетов в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится,

Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по Отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебет счета «Специальные счета в банке» составляется два раза – по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз – по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить.

Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которые, в свою очередь, становятся информационной базой финансовой отчетности.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Оформлять документы и учетные регистры, как уже было сказано, необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток. Если же необходимы те или иные исправления, то они оговариваются согласно существующим правилам. Напомним, что ошибки, обнаруженные в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:

· в документах - зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма; зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавших документ, также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответствен­ного работника, который внес исправление;

· в учетных регистрах - способом «красного сторно», которая, напомним, состоит в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, а это в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью обычным цветом в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.

Например, по принятым к бухгалтерскому учету материалам сформирована кредиторская задолженность на сумму 100 000 руб., тогда как задолженность поставщику согласно акцептованному счету-фактуре составляла 90 000 руб. Исправление можно осуществить следующим образом:

Д-т счета «Заготовление и приобретение материальных ценностей», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 000 руб. — ошибочная бухгалтерская проводка;

Д-т счета «Заготовление и приобретение материальных ценностей», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 000 руб. — исправление ошибки (сторнирование неправильно записанная сумма);

Д-т счета «Заготовление и приобретение материальных ценностей», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 90 000 руб. — составлена восстановительная бухгалтерская проводка, сумма которой стала соответствовать счету-фактуре поставщика.

· способом дополнительной записи, применяемым в случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанная в правильной корреспонденции бухгалтерский счетов, занижена.

Например, согласно акцептованному счету-фактуре задолженность поставщику равна 100 000 руб., а бухгалтерская проводка ошибочно составлена лишь на 80 000 руб. Необходимо составить дополнительную бухгалтерскую проводку на недостающую сумму в 20 000 руб. в том же отчетном периоде, в котором учинена неверная запись:

Д-т счета «Заготовление и приобретение материальных ценностей», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 80 000 руб. — первоначальная бухгалтерская проводка (ошибка в сумме);

Д-т счета «Заготовление и приобретение материальных ценностей», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000 руб. — дополнительная запись (ошибка исправлена: сумма теперь 100 000 руб. и соответствует указанному выше первичному документу).

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете (англ. accounting errors), должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

Поиск по сайту: