Упражнения. № 6.В каком из перечисленных ниже случаев не проводят обязательную инвентаризацию:

№ 6. В каком из перечисленных ниже случаев не проводят обязательную инвентаризацию:

а) при составлении годовой финансовой отчетности;

б) при смене материально-ответственных лиц;

в) при выяснении последствий стихийных бедствий;

г) при смене бухгалтера материальной группы.

№ 7. Списание недостачи при отказе судом о ее взыскании с виновного лица, организация ее списывает:

а) на внереализационные расходы;

б) на расходы на производство;

в) на чрезвычайные расходы;

г) на чистую прибыль организации

4.4 Формы бухгалтерского финансового учета.

Формы бухгалтерского финансового учета, рассчитанные на его ведение

вручную: содержание и характеристики.

Стратегической задачей бухгалтерского учета является инструментальное обеспечение моделирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия[92]. В основе информационно-бухгалтерской модели лежат структурные единицы, каждая из которых образуется единством двух составляющих: записи о хозяйственных фактах, сделанной в первичных документах и соответствующей ей трансакции (англ. transaction), т.е. бухгалтерской проводки, основанной на диграфической парадигме счетоведения.

Запись о хозяйственном факте представляет собой письменную регистрацию действий, являющихся проявлением деловой активности хозяйствующего субъекта и приводящих к существенным изменениям активов и их источников. Как элемент структурной единицы модели бухгалтерской финансовой информации, такая запись интегрирует набор реквизитов-признаков и реквизитов-оснований в логически законченное выражение.

Примером записи хозяйственного факта является письменная регистрация отпуска товарно-материальных ценностей со склада промышленного предприятия в журнале регистрации документов на отпуск спецодежды со склада в цех для обеспечения нормальных условий труда работников службы механика.

Таблица 4.1

Журнал регистрации документов на отпуск спецодежды со склада 830-01 (фрагмент)

Указанной журнальной записи, свидетельствующей о совершившемся хозяйственном факте отпуска рабочих халатов в службу механика для их использования в ремонтных работах (код участка 830 – 10), будет соответствовать трансакция:

Синтетический счет: «Материалы»,

Субсчет: «Вспомогательные материалы»

Синтетический счет: «Общепроизводственные расходы»,

Субсчет «Расходы на эксплуатацию и содержание оборудования и машин»,

Статья затрат по бюджету службы механика: «Затраты на текущий ремонт ремонтной группы токарных станков»

Д-т К-т

Очевидно, что логическая конструкция, в основе которой лежит бинарное (лат.binaries двойной, двойственный, состоящий из двух цифр) отношение: «запись хозяйственного факта х ↔ трансакция хозяйственного факта х», - обусловливает прямую связь оперативно-технического учета с бухгалтерским финансовым учетом и является основой формирования учетной, а затем и отчетной информации.

Форма бухгалтерского финансового учета (ФБУ) подразумевает совокупность учетных регистров определенной типовой формы в их взаимосвязи, комплектации, отношению к учетным объектам, учетным документам и технологии их последовательного преобразования (формирование бухгалтерской информации) для ведения сводных бухгалтерских регистров и составления финансовой отчетности на отчетную дату.

Изменения ФБУ отличаются друг от друга несколькими характеристиками, среди которых необходимо отметить: количество, структуру, внешний вид учетных регистров, последовательность связи между учетными документами и регистрами на всем пути их исторического развития предопределялись постоянно возрастающими информационными нуждами управления экономикой хозяйствующего субъекта. Информационные возможности ФБУ, в первую очередь, оперативность и соотношение объемов аналитического учета с синтетическим в границах отчетного периода, во многом обеспечивались, расширялись и качественно возрастали вместе с ростом уровня технической вооруженности счетоводства. Залогом созидательного функционирования бухгалтерского учета в современной экономической среде является бурное развитие компьютерных систем.

ФБУ, сочетающая в себе единство данных всех видов хозяйственного учета и процессов их трансформации, поддерживает адекватное (лат.adequatus равный, тождественный) и своевременное моделирование финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта.

Информационная модель в данном контексте (лат. contextus тесная связь, соединение) представляет собой знаковый аналог деловой активности хозяйствующего субъекта в ретроспективе, т.е. в прошлом отчетном периоде. Необходимо отметить, что перманентность (фр. permanent, лат. permaneo остаюсь, продолжаюсь, постоянность) документирования деловой активности предприятия и соответствующих им трансакций позволяет понимать под «прошлым периодом» достаточно длительный отрезок времени: квартал, год и более продолжительный.

Структурный анализ ФБУ показывает, что она представляет собой сложную систему, которую образуют три агрегатированных (соединенных) системных элемента:

· первичные учетные документы (информационные ресурсы);

· учетные регистры (информационные продукты);

· технология трансформации информационных ресурсов в продукты.

Первичный учетный документ (см. 4.2) представляет собой информационный результат регистрации исчерпывающих данных о том или ином факте хозяйственной жизни, придающий ему статус легитимности (лат. legitimus законный). Лишь первичные учетные документы составляют те информационные ресурсы, то «сырье», которое поступает в бухгалтерский учет и преобразуется в рамках его определенной формы.

Учетный регистр (см. 4.2) является ключевым элементом ФБУ предназначенным для регистрации, группировок и бухгалтерского обобщения учетной информации о хозяйственных фактах, имевших место согласно надлежаще оформленным учетным документам. Напомним, что в зависимости от назначения учетные регистры представлены регистрами синтетического и аналитического учета (соответственно – синтетическими и аналитическими), накопительными, сводно-группировочными и отчетными.

Ранее (см. 4.2) были рассмотрены преимущественно технические аспекты (лат. аspeсtus взгляд, вид) ведения учетных регистров. Наряду с ними качественные характеристики любой ФБУ предопределяются разветвленностью и оперативностью связей учетных регистров различного назначения и их возможностями как учетного, так и управленческого характера и возможностями многоцелевого использования в бухгалтерском учете для составления финансовой отчетности и в управленческой деятельности.

Рассмотрим, для примера, порядок формирования учетной информации в регистрах учета материалов по одному из его вариантов. В службе материально-технического обеспечения первичная документация на движение материалов по номенклатурным номерам (учетным наименованиям) на складе 830-01 регистрируется сплошным способом в специальных журналах (таблицы № 4.2, 4.3). Все записи в журналах контролируются бухгалтерией. Хотя упомянутые журналы формально являются регистрами оперативного складского учета, их форма и структура, однако, такова, что они одновременно становятся бухгалтерскими накопительными регистрами:налицо хронологическая регистрация информации первичных документов, формируемой по мере поступления последних. При этом содержание журналов свидетельствует о том, что учетная информация, накапливаемая в упомянутых учетных регистрах, является документальным, системным основанием для бухгалтерского контроля за ведением оперативного учета складского учета материалов, а также последующих бухгалтерских процедур (последующих бухгалтерских обобщений, сверок, контрольных процедур в области расчетов с кредиторами и др.).

Таблица 4.2

Журнал регистрации первичных документов на поступление материалов на склад 830-01 за февраль 2003 г. (фрагмент)

Примечания к таблицам №№ 4.2 – 4.5:

· приводится страница, отведенная только для учета движения материалов по учетной группе 38 «Химические материалы»;

· структура цифрового кода материалов – балансовый счет 10 «Материалы», субсчет I «Основные материалы», учетная группа материалов – 38 «Химические материалы», номенклатурный (порядковый) учетный номер единицы материала – 27,45.

· структура кода поставщика – 001 – номер договора поставки, 02 – год заключения договора на поставки следующего года, 01 – наименование поставщика.

Таблица 4.3

Журнал регистрации первичных документов на отпуск материалов складом 830-01

цеху 120-00 за февраль 2003г.

*Остаток лимита на дату очередного отпуска эмали МЧ-12.

Примечание к таблицам №№ 4.3 – 4.5:

Коды 012-10, 012-11 означают:

012 – наименование и номер цеха,

10, 11 – наименование и номера участков цеха.

Эта же информация параллельно используется в управленческой деятельности, например, для регулирования материально-производственных запасов (см. табл. № 4.2, показатели «Норма запаса» и «Приход» в натуральных измерителях), предварительного контроля за производственным потреблением материалов (см. табл. № 4.3, показатели «Лимит отпуска» и «Отпущено» в натуральных измерителях), учета выполнения договоров поставки по поставщикам (см. табл. № 4.2, графа «Поставщик»), учета выполнения плана материально-технического снабжения по отдельным группам материалов (в нашем примере – по группе «Химические материалы»), ритмичность поставок материалов в целом по предприятию и цехам (участкам) – потребителям.

По данным накопительных регистров составляются сводно– группировочные регистры, по сути, представляющие их разновидность и являющиеся информационным результатом систематизации содержания накопительных ведомостей по заданному критерию. Они служат источником информации для регистров синтетического и аналитического учета. В учете материалов в качестве примера свободно-группировочного регистра можно привести «Ведомость отпуска материалов на производство участкам цеха», в которой учетные данные группируются по цеховым участкам – получателям, цехам, учетным группам материалов, а внутри – по номенклатурным номерам и подсчитываются суммовые итоги по каждой группе, субсчетам, в целом по счету 10 «Материалы».

Таблица 4.4

Ведомость отпуска материалов на производство участкам цеха 012-00 за февраль 2003г. (фрагмент)

*Остаток лимита на дату очередного отпуска эмали МЧ-12.

Согласно приведенной ведомости составляется бухгалтерская проводка на внутрихозяйственное перемещение материалов (внутрихозяйственный оборот) со склада к рабочим местам (участки, цехи) внутри бухгалтерского счета «Материалы»: Д-т сч. «Материалы», по субсчетам (подотчетное использование материалов соответствующими должностными лицами), К-т сч. «Материалы», по субсчетам (списано с подотчетности соответствующего материально-ответственного лица - работника склада). Тем самым за должностными лицами, осуществляющими непосредственное руководство производственным процессом, документально (юридически) закреплены материальные ресурсы, за производственное потребление которых в пределах установленных расходных текущих (технологических) норм они обязаны отчитаться и несут определенную ответственность.

Напомним, что в регистрах аналитического учета регистрируются данные оперативного (первичного) учета в разрезе соответствующих бухгалтерских счетов в стоимостном, а нередко и в количественно-стоимостном выражении. В аналитических регистрах детализируется движение материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов предприятия в соответствии с установленным критерием. Они могут быть представлены в виде карточек, ведомостей и иных форм с указанием показателей движения отражаемых объектов в определенном периоде времени.

Примером регистра бухгалтерского аналитического учета материалов может служить оборотно - сальдовая ведомость движения материалов, составляемая в натуральных и стоимостных измерителях. Последняя формируется по балансовому счету, субсчетам, учетным группам и, при необходимости, другим детализирующим данный процесс критериям (по складам и в целом по предприятию). Фрагмент одного из вариантов аналитического регистра представлен в таблице № 4.5

Аналитический учет материалов (в приведенном нами варианте) завершается составлением еще одного сводно-группировочного регистра – «Оборотно-сальдовой ведомости движения материалов в стоимостных измерителях». Последняя формируется в целом по учетным группам материалов в рамках соответствующих субсчетов к синтетическому счету «Материалы», предусмотренных рабочим Планом счетов хозяйствующего субъекта (таблица № 4.6). В нашем примере оборотно-сальдовая ведомость по учетным группам в суммовом выражении основана на итоговых показателях предыдущего регистра. Она имеет исключительно техническое назначение, т.е. предназначена для формирования сводной информации о движении и сальдо по группам материалов внутри каждого из субсчетов. Итоговые данные сальдо и оборотов, учтенные в рассматриваемом регистре, являются контрольными при сверке соответствия данных аналитического учета синтетическому.

Таблица 4.5

Оборотно-сальдовая ведомость движения материалов на складе 830-01 за февраль 2003г1.

* См. таблицу № 4.2.

** См. таблицу № 4.4

Таблица 4.6

Оборотно-сальдовая ведомость по учетным группам материалов и субсчетам за февраль 2003г. (фрагмент).

* Сверьте суммы сальдо и оборотов по учетной группе 38 с итоговыми данными таблицы № 4.5.

Отметим, что информация таблиц №№ 4.5 и 4.6 пригодна для анализа состояния запасов материально-производственных запасов и принятия управленческих решений в области материально-технического снабжения основными материалами. Если по учетной группе 38 запасы на конец отчетного периода оставались относительно стабильными, то по учетным группам 39, 40 они снизились в 1,5 –2 раза.

Такое изменение может быть результатом приведения фактических остатков материалов к нормативному, но может стать и следствием перебоев в материально-техническом снабжении по немалому количеству причин, зависящих и независящих от деятельности хозяйствующего субъекта. Сопоставление фактических остатков материалов с нормативами, договорами поставки, другими объективными данными позволит принять конструктивные решения, направленные на бесперебойное и незатратное обеспечение производства материальными ресурсами.

Отчетные регистры содержат конечные информационные продукты бухгалтерского финансового учета, т.е. представляют портфель финансовой отчетности: бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о движении денежных средств и т.д.

Объективные условия применения учетных регистров отражаются в объемах содержащейся в них информации, а также в зависимости от их видов и назначения. Схему соотношения объемов информации, отраженной в учетных регистрах разного вида и в первичной документационной базе, можно представить в виде усеченной пирамиды, изображенной на рисунке № 4.14.

Знаком «↑» показана направленность информационных потоков в процессе преобразования учетной информации

Как видно из схемы, представленной на упомянутом рисунке, наибольший количественный объем имеет совокупность документов оперативно-технического учета, а наименьший – регистры отчетной информации.

ФБУ обладает всеми свойствами сложных систем, основными среди которых являются: сложность, иерархия, эмерджентность.

Сложность заключается в наличии большого числа взаимосвязанных учетных регистров различного класса.

Иерархия (др. греч. власть) выражена в логической «подчиненности» учетных регистров в зависимости от степени детализации данных (см. рисунок № 4.14). Необходимо отметить, что иерархичность структуры ФБУ обеспечивает ее устойчивость, надежность, в частности, в обеспечении достоверности информации.

Эмерджентность (англ. emergent) означает целостность ФБУ, то есть возможность достижения поставленных целей не отдельными подсистемами и элементами, а только путем их взаимодействия в рамках общей системы. Совершенно очевидно, что только упорядоченная совокупность учетных регистров, сформированная на основе единых формы и содержания, может продуктивно использоваться в системе подготовки бухгалтерской финансовой отчетности, в процессе выработки управленческих решений.

Технология (др. греч. искусство, ремесло, наука) обработки информации, реализуемая в рамках ФБУ, представляет собой совокупность информационных процедур сбора, хранения, обработки и вывода бухгалтерских данных. Она предполагает реализацию системных, последовательных процессов трансформации документальных фактов хозяйственной деятельности в промежуточные и конечные информационные регистры.

Информационный результат каждой учетной процедуры (кроме конечной) является ресурсом для последующей и, в тоже время, представляет самостоятельную ценность как в бухгалтерском учете, так и в управленческом процессе. Технология реализуется в соответствии с принятыми принципами и стандартами бухгалтерского учета.

ФБУ можно представить с помощью укрупненной информационной модели, где I – информационные ресурсы, преобразуемые по определенным бухгалтерским инструкциям С в информационные продукты О (рисунок № 4.15)

В зависимости от используемых приемов и способов обработки данных, а также от видов используемых учетных регистров, в теории и практике бухгалтерского финансового учета в России сложились две основные формы бухгалтерского учета, ориентированные на ручной труд: мемориально-ордерная и журнально-ордерная.

Начальным этапом реализации обеих ФБУ является обработка первичных документов с целью их подготовки для занесения в учетные регистры. Она предполагает проверку легитимности и целесообразности хозяйственных операций; осуществление контроля соблюдения формы и содержания документов, правильности арифметических подсчетов; их систематизацию по установленным критериям. Информационная модель процесса подготовки первичных документов для бухгалтерской обработки представлена на рисунке № 4.16.

I - входящие документы, С - приемы и способы контроля,

О – подготовленные документы.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского финансового учета.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского финансового учета (МОФБУ) основана на использовании мемориальных ордеров (таблица № 4.7), т.е. учетных регистров, в каждом из которых документально отражаются записи данных о хозяйственном факте и соответствующие им трансакции (бухгалтерской проводки). Каждый мемориальный ордер сопровождается первичными документами, на основе которых он сформирован, и фиксируется в хронологическом прядке в специальном учетном регистре – Журнале регистрации (англ. special journal) мемориальных ордеров.

Таблица 4.7

Предприятие ОАО «ВМЗ»

Мемориальный ордер № I

Записать. Дата 3 мая 2003г.

Таблица 4.8

Предприятие ОАО «ВМЗ»

Журнал регистрации мемориальных ордеров за май м-ц 2003г.

Данные мемориальных ордеров переносятся в конце отчетного периода в Оборотную ведомость («шахматку») по счетам синтетического учета. Тогда же производится сверка итогов этой ведомости и журнала регистрации мемориальных ордеров. Информационная модель формирования указанных учетных регистров представлена схемой 1 на рисунке 4.17.

I - подготовленные первичные документы, 1 - мемориальный ордер,

2 – Регистрационный журнал, 3 - Оборотная ведомость по счетам синтетического учета, О - результаты сверки, С - принятая технология формирования регистров и сверки итогов.

Параллельно с записями на счетах синтетического учета, технология реализации МОФБУ предполагает ведение карточек аналитического учета (англ. job capd). Они представляют собой вид учетных регистров, базирующихся на основе специальных формуляров (бланков), где фиксируются хозяйственные факты с необходимой степенью детализации.

Набор карточек аналитического учета, систематизированный по определенному критерию, образует соответствующую картотеку. На основании ее данных, в конце отчетного периода, формируется Оборотная ведомость по счетам аналитического учета, итоги которой сличаются с итогами, учтенными на соответствующем синтетическом счете в оборотной ведомости синтетического учета. Информационная модель аналитического учета представлена на рисунке № 4.18.

I - подготовленные первичные документы, 1 - карточки аналитического учета, 2 - Оборотная ведомость по аналитическим счетам, 3 - Оборотная ведомость по синтетическим счетам, О - результаты сверки, С - принятая технология формирования регистров и сверки итогов.

Последним этапом преобразования информации, предусмотренной данной формой бухгалтерского учета, является формирование бухгалтерского баланса и других форм финансовой отчетности на основе оборотной ведомости синтетического учета.

Агрегированная информационная модель мемориально-ордерной формы учета, представлена на рисунке № 4.19

Знаком « ↕» показана направленность информационных потоков в процессе сверки итогов учетных регистров

В российской практике часто встречается разновидность мемориально-ордерной формы учета, особенностью которой является объединение двух регистров – Журнала регистрации мемориальных ордеров и «шахматки» в интегрированный регистр – «Журнал-Главную». По наименованию этого регистра данный вид МОФБУ и получил свое название.

Бухгалтерские проводки из мемориальных ордеров переносятся непосредственно в «Журнал-Главную». При этом записи фиксируются трижды – в накопительной части регистра (первая часть книги), по дебету одного счета и по кредиту другого. Отметим, что формирование этого регистра освобождает от необходимости составлять Оборотную ведомость по синтетическим счетам.

Итоги Оборотной ведомости по аналитическим счетам сопоставляются с данными синтетических счетов «Журнал-Главной», а затем на его основе формируется информация для составления финансовой отчетности. Агрегированная информационная модель «Журнал-Главная» представлена на рисунке № 4.20.

Особенности формы бухгалтерского учета в малых предприятиях.

По многим методологическим характеристикам к МОФБУ приближены различные варианты форм бухгалтерского учета, получивших распространение на российских малых предприятиях1. Среди наиболее известных можно выделить форму, предусматривающую ведение Книги регистрации хозяйственных операций и Ведомости учета заработной платы; форму, основанную на ведении в качестве учетных регистров специализированных по объектам бухгалтерского учета ведомостей, в которых аналитический учет, как правило, совмещен с синтетическим.

Первая из них используется малыми предприятиями с ограниченным числом хозяйственных фактов (около 30 за отчетный месяц) и занятым непроизводственной деятельностью.

Книга учета хозяйственных фактов представляет комбинированный учетный регистр, в котором, по существу, сочетаются журнал регистрации хозяйственных фактов и Главная книга (таблица № 4.9).

Таблица 4.9

Книга учета хозяйственных операций за май 200 3 г. (фрагмент)

Малое предприятие «Эра»

Как видно из приведенного фрагмента, бухгалтерские записи в Книгу учета хозяйственных операций выполняются в хронологической последовательности по каждому документу с присвоенным ему номером (по возрастанию). В конце отчетного месяца по Книге в обычном порядке подсчитываются обороты и сальдо на бухгалтерских счетах, затем составляется финансовая отчетность. Параллельно с Книгой учета хозяйственных фактов ведутся карточки аналитического учета, на которых в основном учитываются расчеты с бюджетом по всем видам налоговых платежей. На первичных документах проставляются их номера и коды корреспондирующих счетов; под теми же номерами и в такой же корреспонденции они регистрируются в Книге учета хозяйственных фактов за текущий месяц.

Вторая форма бухгалтерского учета чаще всего практикуется малыми предприятиями, относящимися к производственным отраслям, включая наукоемкие производства и некоторые виды работ и услуг, выполняемых предприятиями сферы обслуживания населения. Документально оформленные хозяйственные факты учитываются в двух ведомостях: в одной – в дебете соответствующего бухгалтерского счета, в другой – в кредите корреспондирующего счета. Таким предприятиям рекомендуется вести девять ведомостей типовой формы под литером «В» (№В - I, В - 2 и т. д.). Так, например, ведомость №В - I служит для учета движения основных средств, нематериальных активов, отложенных налоговых активов; №В - 7 – для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Ведомость №В - 9 практически заменяет Главную книгу. В нее переносятся дебетовые и кредитовые обороты за отчетный период, учтенные на бухгалтерских счетах в ведомостях №В - I – В - 8, затем следуют известные бухгалтерские процедуры, заканчивающиеся составлением финансовой отчетности.

Малым предприятиям, отвечающим определенным критериям, установленным законодательством Российской Федерации (например, с предельной численностью работающих до 15 человек, в том числе принятых по договорам гражданско-правового характера), рекомендуется вести бухгалтерский учет, больше похожий на забалансовый учет, поскольку не требуется двойная запись на бухгалтерских счетах. Такая форма бухгалтерского учета получила название упрощенной (простой). При названной форме бухгалтерский финансовый учет ведется всего в одном регистре – Книге учетов доходов и расходов субъектов малого предпринимательства типовой формы. Книга открывается на календарный год и имеет статус документа (регистра) строгой отчетности. Подобно кассовой книге, каждая ее страница нумеруется, книга прошнуровывается, на последней странице указывается (цифрами и прописью) количество страниц (по последнему номеру), о чем учиняется соответствующая типовая запись, скрепляемая подписью руководителя малого предприятия и печатью налогового органа. Бухгалтерский учет ведется путем регистрации каждого первичного документа (дата и номер проставляются непосредственно на документе). Суммы доходов и расходов расчленяются на принимаемые и не принимаемые для расчета налогооблагаемой базы того или иного налога, при этом состав доходов и расходов определяется в общепринятом порядке. Завершается Книга расчетом совокупного дохода, составляемого по итоговым данным «Доходы и расходы» поквартально, накопительным итогом за отчетный год.

В таблице № 4.10 приводится фрагмент рассмотренного учетного регистра.

Таблица 4.10

КНИГА УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА (фрагмент)

Итак, мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается неоправданно высокой трудоемкостью, обусловленной максимальным дублированием учетных данных бухгалтерской документации во многих регистрах аналитического и синтетического бухгалтерского финансового учета, и, как следствие отставание аналитического учета во времени, отсутствие возможности реализовать определяющий резерв повышения действенности бухгалтерского учета – совмещение оперативного учета с бухгалтерским и аналитического учета с синтетическим.

Журнально-ордерная форма.

На фоне мемориально-ордерной безусловно рациональной и компактной (более культурной) является журнально-ордерная форма бухгалтерского учета (ЖОФБУ), основанная на использовании интегрированных учетных регистров – журналов-ордеров, получившая распространение в России в 60-х годах прошлого столетия.

Журнально-ордерную форму выгодно отличает ряд принципиальных особенностей: объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической (по существу, систематическая запись является одновременно и хронологической); совмещение в ряде журналов-ордеров аналитического учета с синтетическим; наличие аналитических таблиц, построенных применительно к формированию финансовой отчетности; отсутствие необходимости в хронологических учетных регистрах, также, как и в мемориальных ордерах, поскольку учетная информация формируется в журналах-ордерах по корреспондирующим счетам; заметное сокращение учетных записей благодаря рациональной компановке журналов-ордеров и Главной книги. Самостоятельный аналитический учет ведется лишь по тем счетам синтетического учета, для детализации которых необходимо множество аналитических счетов, используемых, например, для пообъектного учета основных средств, складского учета материалов, товаров, готовой продукции, расчетов с персоналом по оплате труда и др. Благодаря указанным преимуществам, исключается многократность бухгалтерских записей, дублирование данных сводится к необходимому минимуму путем совмещения аналитического учета с синтетическим.

В Российской Федерации практикуется два вида журнально-ордерной формы бухгалтерского финансового учета:

· единая форма – для коммерческих и некоммерческих предприятий (за исключением бюджетных организаций), применяется, как правило, на предприятиях с большим объемом учетно-экономической информации;

· сокращенная форма – используется предприятиями с небольшими объемами обрабатываемой информации, в основном – малыми предприятиями, занятыми в производственных отраслях экономики.

Оба вида журнально-ордерной формы имеют общие принципы, единую методологию и отличаются лишь количеством учетных регистров (журналов-ордеров) и вспомогательных учетных ведомостей (разработочных таблиц). Так, в единой (типовой) ЖОФБУ функционируют 17 журналов-ордеров, тогда как в сокращенной – 8. Однако это не означает, что та или иная информация может быть полностью или частично выведена за рамки бухгалтерского финансового учета: небольшой объем бухгалтерских проводок позволяет ввести в один бланк регистра больше бухгалтерских счетов по сравнению с типовым бланком журнала-ордера. Например, по единой ЖОФБУ расчеты с поставщиками и другими кредиторами учитываются в журналах ордерах №6 – по кредиту сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», №7 – по кредиту сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», №8 – по кредиту счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 77 «Расчеты по отложенным налоговым обязательствам», №9 – по кредиту сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты». При сокращенной ЖОФБУ эти четыре регистра заменяет один. Или другой пример. По единой ЖОФБУ денежные средства учитываются в трех журналах-ордерах: №I – по кредиту сч. 50 «Касса», №2 – по кредиту сч. 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», №3 – по кредиту сч. 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути». По сокращенной денежные средства учитываются в одном журнале-ордере. При этом дебетовые обороты на указанных счетах к журналам-ордерам № 1,2,3 (т.е. поступление денежных средств и денежные средства в пути) учитываются в четырех сводно-группировочных (вспомогательных) ведомостях (соответственно к счетам «Касса», «Расчетные счета», «Валютные счета», «Специальные счета в банках» (число 4 может увеличиться, если имеется не один специальный счет, а несколько), «Переводы в пути». При сокращенной ЖОФБУ указанные ведомости «вмонтированы» в журнал-ордер по кредиту перечисленных выше бухгалтерских счетов. Сокращенной ЖОФБУ сопутствует и сокращенный План счетов бухгалтерского учета, регламентируемый Министерством финансов РФ, в котором тот или иной бухгалтерский счет содержит информацию нескольких счетов из типового Плана счетов1.

Журнал-ордер представляет собой учетный регистр шахматной структуры, применяемый для регистрации хозяйственных фактов в хронологическом порядке и ведения синтетического и аналитического бухгалтерского финансового учета на бухгалтерских счетах. Особенностью ведения журналов-ордеров является аккумулирование (лат. accumulare накапливать, собирать) и группировка учетной информации, формируемой согласно документации, признанной в бухгалтерском финансовом учете, по кредиту одного или нескольких близких по определенным классификациям синтетических счетов, обороты которых учитываются в данном регистре, в корреспонденции с дебетом соответствующих бухгалтерских счетов на основе использования типовой корреспонденции счетов, предусмотренной (напечатанной заранее) непосредственно в бланках журналов-ордеров. Это становится возможным благодаря шахматной форме рассматриваемого учетного регистра. Дебетовые обороты счетов, корреспондирующих с кредитуемым счетом, учитываются в других журналах-ордерах, тем самым устраняются повторные бухгалтерские записи, характерные для вариантов МОФБУ, иначе говоря, суммы записываются лишь однажды, но при этом формируются обороты как по дебету, так и по кредиту счета. Журналы-ордера имеют свои индивидуальные номера и открываются на текущий месяц.

Итоговые данные журналов-ордеров, т.е. суммы кредитовых оборотов по счетам, в конце отчетного периода переносятся в Главную книгу (открывается на год), где затем ведется учет оборотов и итоговых данных за отчетный месяц по дебету соответствующих счетов. Главная книга служит информационным источником для генерации баланса и других форм финансовой отчетности.

При значительном объеме первичных документов сведения из них записываются в накопительные ведомости и систематизируются в сводно-группировочных регистрах, а в обратном случае – непосредственно переносятся в журналы-ордера. Соответственно журнальные записи производятся по мере поступления первичных документов или по итогам накопительных и сводно-группировочных ведомостей. Аналитический учет ведется по схеме 2, представленной ранее на рисунке № 4.17.

Информационная модель ЖОФБУ при большом объеме документальной базы первичного учета представлена на рисунке № 4.21.

I -подготовленные первичные документы, 1 - накопительная ведомость, 2 - Сводно-группировочная ведомость, 3 - итоги журналов-ордеров,

4 - итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам,

5 - журналы-ордера, 6-Главная книга, О - бухгалтерская финансовая отчетность, С - принятая технология формирования регистров и сверки итогов.

Информационная модель, представленная на рисунке № 4.21, применяется при ведении материальных (имущественных) счетов, наличии интенсивных расчетов с многочисленными контрагентами и т.д.

При незначительном объеме первичных документов информационная модель ЖОФБУ будет выглядеть еще более компактной (рисунок № 4.22).

I - подготовленные первичные документы, 2 - журналы-ордера,

3 - Главная книга, О - бухгалтерская финансовая отчетность,

С - принятая технология формирования регистров.

Информационная модель, представленная на рисунке № 4.22, характерна для ведения счетов капиталов, резервов, отдельного вида расчетов и т.д. Как правило, в этом случае, аналитический учет ведется непосредственно в журналах-ордерах.

В качестве примера приведем порядок бухгалтерского финансового учета в журнале-ордере № I, предназначенного для учета расхода денежных средств и денежных документов в кассе хозяйствующего субъекта, фрагмент которого (по субсчету «Касса организации») приводится в таблице № 4.11.

Таблица 4.11

Предприятие ОАО «ВМЗ»

Журнал-ордер № I по кредиту счета 50 «Касса» (фрагмент)

За май м-ц 200 3 г.

Основанием для бухгалтерских записей в указанном регистре служат отчеты кассира, оформленным должным образом и проверенным бухгалтерией. Каждому отчету кассира в журнале-ордере № I отводится одна строка, и количество заполненных строк соответствует числу кассовых отчетов, принятых к бухгалтерскому учету в текущем месяце. Сальдо, учтенное в журнале-ордере на начало и конец текущего месяца, соответствует проверенному бухгалтерией сальдо, записанному в Кассовой книге. Для учета поступления денежных средств и денежных документов к журналу-ордеру № I дополнительно ведется сводно-группировочная ведомость № I. В этом учетном регистре на основании и отчетов кассира регистрируются приходные кассовые операции в дебет сч. «Касса» с кредита разных счетов («Расчетные счета», «Валютные счета», «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и др.). Форма ведомости № I аналогична (др.- грч. сходный, соответственный) форме журнала-ордера № I. Попутно отметим, что подобные ведомости ведутся и к другим журналам-ордерам, предназначенным для учета сальдо и движения денежных средств и подобное исключение сделано только для этих ресурсов, исходя из практических соображений.

Особую роль при любой форме бухгалтерского учета играет контроль достоверности формируемых информационных продуктов. При использовании журнально-ордерной формы возможно формирование контрольных регистров, где фиксируются хозяйственные операции по дебету счетов. Контрольный регистр ведется параллельно с соответствующим журналом-ордером. В конце отчетного периода происходит сверка итогов контрольной ведомости и журнала-ордера. При наличии отклонений осуществляется поиск ошибок и их исправление, а результаты проведенных корректировок записей должны оформляться бухгалтерскими справками.

Отметим, что ведение контрольных регистров по указанной выше схеме не является жестко установленной обязательной процедурой. Бухгалтерия предприятия вправе самостоятельно определять систему внутреннего бухгалтерского контроля, т.е. может реализовать собственное «ноу-хау»1.

Технология контроля достоверности информации учетных регистров является неотъемлемым элементом любой формы бухгалтерского учета. Ее реализация имеет жесткое временное ограничение – исправление ошибок должно осуществляться до момента занесения записей журналов-ордеров в Главную книгу.

Каждая форма бухгалтерского учета предусматривает использование значительного объема нормативно-справочной информации. Составление справочников, в которых отражается означивание бухгалтерских объектов конкретными кодами, ведется на основе соответствующих классификаторов.

В число используемых в ФБУ классификаторов, входят общегосударственные классификаторы предприятий и организаций (ОКПО), отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), управленческой документации (ОКУД), План счетов бухгалтерского учета и его отраслевые варианты, отраслевые и локальные классификаторы, в том числе материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Системный подход, примененный к разработке типовой ЖОФБУ, позволяет формировать ее средствами максимально достоверную модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Этот результат достигается, во многом благодаря установлению внутрисистемных информационных связей, с помощью которых обеспечивается перенос сумм из одних регистров в другие, реализуются контрольные процедуры и т.д.

4.5. Машиноориентированная форма бухгалтерского учета.

Особенности машиноориентированной формы учета.

В связи с большими объемами учетной информации и высокой трудоемкостью учета в условиях ручной обработки данных практически невозможно обеспечить требования полноты, своевременности, достоверности информации, необходимой в принятии управленческих решений. Использование в бухгалтерском учете современных компьютеров, а также средств связи и коммуникаций способствует совершенствованию организации учетной работы, позволяет видоизменить технологию сбора, регистрации сообщений о хозяйственных событиях, обработки информации и ее представления пользователям.

Внедрение технических средств приема-передачи, хранения и обработки информации без нарушения основных принципов ведения бухгалтерского учета, обеспечивает возможность совершенствовать формы представления информации, освободить бухгалтера от выполнения вручную трудоемких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бухгалтерского учета. Неизмеримо расширяются возможности совмещения аналитического учета с синтетическим бухгалтерским учетом, и с этим – формирования полезной учетной информации для управленческой работы.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются:

· децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера;

· ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры;

· сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства. Принципиальная схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ представлена на рисунке № 4.23.

В настоящее время не существует общепринятого названия формы бухгалтерского учета на базе электронных вычислительных машин. В специальной литературе используются такие понятия, как таблично - автоматизированная, электронная, таблично ‑ матричная форма бухгалтерского учета, машиноориентированная и другие.

Рис. 4.23 Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

с применением ПЭВМ

В зависимости от объема учетной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического программного комплекса обработки данных используются различные организационные формы учета, основанные на создании:

· локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера;

· совокупности взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети;

· распределенной компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости и персонала других служб организации.

Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недостаточном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве компьютеров, отсутствии сети ЭВМ. Второй вариант автоматизированного учета характерен для средних и крупных организаций, оснащенных, главным образом, ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бухгалтерского учета - не только ПЭВМ, но и устройств приема ‑ передачи данных.

Независимо от способа организации машиноориентированные системы бухгалтерского учета, аналогично основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

сбора и регистрации информации;

группировки, накопления и хранения данных;

выдачи информации пользователям

Реализация стадий учетного цикла

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях названных вариантов организации машиноориентированного бухгалтерского учета.

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистрируется, как правило, на бумажном носителе в форме первичных документов, данные которых с помощью клавиатуры вводятся бухгалтером в ПЭВМ. Отметим, что в машиноориентированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов - оснований совершения хозяйственных операций.

Первичные учетные данные можно зарегистрировать не только на бумажном, но и машинном носителе (в частности, на дискете), что способствует уменьшению объемов ручного ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель возможно, в местах выполнения хозяйственных операций. Например, на складе материалов (товаров) готовой продукции установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в ЭВМ данных.

На второй стадии учетного процесса сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информация, характерные для ручных вариантов учета.

Наряду с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например, о поступлении товаров на склад, в памяти ПЭВМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (например, справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится в информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения, и многократно используется в процессах обработки.

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива-справочника работающего хозяйствующего субъекта позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения (фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.).

В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических операций обработки данных, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования учетных регистров всех видов, а также финансовой отчетности.

На малых предприятиях, использующих упрощенные формы бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера, как правило, формируются Книга учета хозяйственных операций, Главная книга, формы бухгалтерской отчетности.

В зависимости от принятой учетной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета, к примеру, ведомости учета основных средств, материально‑производственных запасов, заработной платы, финансово-расчетных операций и др.

Формы получаемых с применением компьютеров регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности, как правило, несущественно отличаются от традиционных. В частности, традиционные пронумерованные и прошнурованные рукописные книги заменяются напечатанными на компьютере ведомостями, которые в течение отчетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета может изменяться в соответствии с возможностями устройств вывода информации размещение информации, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

Одной из особенностей машиноориентированной формы учета является возможность выдачи информации не только в регламентном режиме (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т.п.), но и по запросам пользователей в любом режиме времени. Ответы на запросы формируются и выводятся на экран терминала либо на печать не только в форме ведомостей, но и в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации. Для примера на рисунке № 4.24 наглядно представлены сведения об остатках активов по счетам бухгалтерского учета. Принципиальная схема организации машиноориентированного учета на базе АРМ бухгалтера представлена на рисунке № 4.25.

На средних и крупных предприятиях при отсутствии автоматизированной сети ЭВМ для организации бухгалтерского учета используется несколько АРМ бухгалтера, специализированных на реализацию определенных разделов бухгалтерского учета. При данном варианте автоматизированного бухгалтерского учета имеется возможность обмена данными между АРМ через дискеты. Порядок выполнения этапов учетного цикла принципиально не отличается от рассмотренного выше.

В третьем варианте организации машиноориентированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей, с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления, как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данных по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной информации.

При использовании устройств приема‑передачи данных в сетях ЭВМ операции ручного ввода можно практически исключить. На крупных предприятиях для расширения возможностей сетевой версии бухгалтерского учета могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ.

Поиск по сайту: