Организация деловых переговоров

Переговоры — основной элемент делового общения. В отличие от деловых бесед они имеют более конкретную цель и направлены на то, чтобы совместно с партнером обсудить проблемы, принять взаимовыгодное решение, заключить сделку, оформить контракт.

Основные цели переговоров:

• заключение международных контрактов;

• заключение договоров с посредниками, другими организа­циями, способствующих осуществлению внешнеэкономических операций;

• согласование и подписание протоколов о сотрудничестве;

• рассмотрение и урегулирование претензий.
Переговоры выполняют ряд функций. Среди них:

• информационная — характерна для переговоров, носящих предварительный характер. Стороны еще не готовы к совместным решениям, важен обмен взглядами, информацией, точками зре­ния. Цель реализации этой функции — новые связи;

• достижение договоренностей — реализуется в ситуации, когда позиции сторон известны и необходимо на основе преодоле­ния разногласий, поиска компромиссов достичь решения и зак­лючить договор. Главная задача этой функции — преодолеть раз­ногласия сторон, сблизить позиции;

• регулирование, контроль, координация действий. Нередко в ходе выполнения договоренностей возникают отклонения, выяв-

Глава 17. Деловое общение

ляется разное понимание ранее достигнутых договоренностей. В таких ситуациях необходимы новые переговоры для того, чтобы отрегулировать возникшие разногласия, скорректировать совмес­тные действия для повышения эффективности деятельности.

Планирование и подготовка переговоров состоит в том, что­бы:

• уточнить место и время проведения переговоров;

• подготовить базы договорных цен;

• подготовить проекты протоколов, соглашений и контрак­тов;

• изучить всю предшествующую переписку с партнером;

• согласовать возможные пути разрешения противоречий;

• изучить досье на фирму и ее представителей, участвующих в переговорах;

• подготовить программу пребывания делегации фирмы;

• уточнить состав участников переговоров.

Если делегацию партнера возглавляет руководитель фирмы, в переговорах с другой стороны должен также участвовать руково­дитель. Если он участвует в переговорах с самого начала, поки­дать их до окончания не принято, так как это может быть расце­нено партнером как знак неуважения.

Состав участников переговоров должен быть оптимальным. Желательно, чтобы участники переговоров владели иностранным языком, но при сложных переговорах, особенно когда обсужда­ются технические и технологические детали, лучше приглашать переводчиков.

Необходимо подготовиться к записям сути договоренностей, достигнутых в процессе переговоров, но ведение стенограммы или магнитофонной записи переговоров не принято и может быть рас­ценено как акт недоверия.

Программа подготовки должна предусматривать несколько вариантов предложений и решений. Очень часто в процессе под­готовки переговоров возникает необходимость в предварительных консультациях и личных встречах экспертов, специалистов, ру­ководителей, в ходе которых уточняются позиции сторон.

Этапы переговоров:

1) уточнение точек зрения и позиций сторон;

2) обоснование и обсуждение позиций;

3) согласование позиций и выработка договоренностей.

На первом этапе очень важно знать все детали позиции пар­тнера, произвести взаимосверку однородности толкования сторо­нами основных терминов. Это особенно важно, когда переговоры идут на разных языках и уловить языковые нюансы не всегда удается. На этой стадии переговоров уместен обмен письменными документами, содержащими четкое изложение позиций сторон.

/ 7.3. Организация деловых переговоров

Второй (основной) этап переговоров включает всестороннее об­суждение проблем, аргументации и контраргументации по ним. Ар­гументы и контраргументы должны основываться на логических выводах, конкретных данных. На этой стадии нередко возникают большие трудности, переговоры могут зайти в тупик, поэтому целе­сообразно идти от решения простых задач к более сложным.

Договорившись по очевидно взаимовыгодным пунктам перего­воров, можно создать хорошую базу для поиска выхода из тупика. Развязка противоречий может быть облегчена и при неформальном общении, консультациях, не носящих официального характера.

Третий этап — согласование проблем и выработка догово­ренностей. Здесь важно согласовать общие принципы проблемы, а затем уже обсуждать детали. С психологической точки зрения, это облегчает принятие согласованных решений.

В процессе переговоров возможны разные подходы, но несмотря на наличие особенностей, их можно разделить на два противопо­ложных по своей сути стиля: партнерский и конфронтационный.

Для партнерского стиля характерен поиск взаимовыгодных решений. Переговоры рассматриваются сторонами как средство совместного анализа проблемы с целью ее решения. Победа при таком подходе рассматривается как разрешение противоречий и удовлетворение интересов обеих сторон.

Конфронтационный стиль. Партнер исходит из позиций: пе­реговоры — борьба, а собственная победа в борьбе — главная цель переговоров. Иными словами, победа рассматривается как макси­мальное достижение собственных целей, а уже отсюда — завы­шенные требования, торги и т.д. Указанным стилям соответству­ют различные тактические приемы ведения переговоров. Они позволяют четко определить позиции сторон:

• открытие позиции — стороны не скрывают своих задач и интересов, дают партнеру четкое представление о своих подходах. к делу;

• закрытие позиции означает, что стороны скрывают свои по­зиции и дают ограниченную, а нередко и искаженную информа­цию в целях получения односторонних преимуществ;

• подчеркивание общности позиций демонстрирует желание найти согласованное решение;

• подчеркивание различий усиливает конфронтацию, подчер­кивает различия в подходах и концентрирует внимание на узких местах;

• уход — уйти в обсуждение частностей и мелочей (дело идет к принятию решения, сторона не смогла проанализировать ситуа­цию, предлагается сделать перерыв, перейти к обсуждению дру­гих вопросов или затянуть обсуждение);

Глава 17. Деловое общение

• выжидание — выяснить мнение партнера, не открывая сво­ей позиции;

• метод салями — медленное, малыми порциями открытие своей позиции;

• завышение собственных первоначальных требований (этот прием дает эффект при общении с малоквалифицированными партнерами);

• пакетирование — в один блок увязываются как выгодные, так и невыгодные для партнера предложения;

• выдвижение требований в последнюю минуту. Такая пози­ция предполагает, что партнер, желая сохранить уже достигну­тые соглашения, примет без обсуждения вновь выдвинутые;

• блеф — подача заведомо ложной и преувеличенной инфор­мации, способной повлиять на позицию оппонента;

• отмалчивание (под видом коммерческой тайны уход от от­крытия позиции).

Переговоры в определенном смысле — это борьба, соревнова­ние за выгоду, прибыль. Их результаты во многом зависят от уме­ния, способностей и опыта вести их. Они могут быть более выгод­ными для одной из с-торон и менее выгодными для другой. Но всегда надо стремиться, чтобы они были полезными для всех пар­тнеров по переговорам. В этом плане в процессе переговоров зас­луживают внимания следующие правила ведения переговоров:

• целеустремленность на решении главной задачи, не позво­лить себе отвлекаться на ненужные детали;

• инициативность — инициатива в предложении условий до­говора позволяет создать предпосылки в получении определен­ных коммерческих выгод;

• рациональность. Необходимость вести себя сдержанно, да­же если другая сторона «проявляет характер». Неконтролируе­мые эмоции мешают принятию решения;

• понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничи­вает возможности принятия взаимоприемлемого решения;

• достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргу­ментации, отрицательно влияет на репутацию. Если партнер при­бегает к ложной информации, не следует ему отвечать тем же;

• точность. «Точность — вежливость королей» — гласит из­вестная пословица. Никогда нельзя опаздывать на переговоры. Задержка делового разговора приводит к сокращению времени на обсуждение интересующих вопросов, а потому снижает эффект переговоров;

• способность идти на компромиссы. В ходе переговоров надо рассматривать другую сторону не как противника, у которого можно выиграть, а как будущего партнера по деловому сотрудни-

17.3. Организация деловых переговоров

честву. Главным противником в переговорах должны быть не их участники, а ситуации, возникающие при обсуждении. Для побе­ды над таким противником необходим компромиссный подход с обеих сторон.

По итогам переговоров заключаются договоры, составляются протоколы о намерениях. Что касается последних, то в них следу­ет избегать таких записей, как стороны обязуются (предпримут действия, поставят товар). Это объясняется тем, что законода­тельство ряда стран рассматривает такие записи как договорные обязательства партнеров, участвующих в переговорах.

При оформлении договорных документов необходимо указать, с какого времени они действуют, ибо без такого указания суд мо­жет признать документы действующими с момента подписания.

Четкое, деловое ведение переговоров, связанных с экспортно-импортными операциями и другими видами внешнеэкономичес­кой деятельности, в значительной степени способствует повыше­нию ее эффективности.

Контрольные вопросы

1. Каковы цели и задачи делового общения?

2. Назовите основные формы делового общения.

3. Охарактеризуйте содержание делового протокола.

4. Каковы цели и функции переговоров? ° 5. Стили ведения переговоров.

6. Назовите основные правила ведения переговоров.

Литература

Поиск по сайту: