Структура туристко – экскурсионной фирмы

Основная цель фирмы как экономического субъекта - получение прибыли. Но современный бизнес ставит во главу и другие цели, например, в туристском бизнесе это - удовлетворение потребностей клиентов (туристов), сохранение окружающей среды, оздоровление и воспитание населения, ознакомление иностранцев с нашей страной, привлечение наибольшего числа людей к занятиям туризмом и т.д.

Цели находят свое отражение в стратегическом планировании. Задачи всегда более конкретны: организация путешествий, походов, экскурсий с соблюдением требований к хозяйственно- финансовой деятельности, что отражается в тактическом и текущем планировании.

В зависимости от характера операций и специализации экскурсионной фирмы (или экскурсионного отдела в туристско-экскурсионной организации) ее управленческая структура принимает соответствующие формы.

На рынке экскурсионных услуг функционируют 3 вида предприятий (субъектов рынка):

· производящие собственную продукцию (экскурсионные организации);

· посреднические (организующие экскурсии с фирмами-партнерами);

· поставщики (музеи, точки питания, транспортные хозяйства и т. д.);

На рынке услуг туристско-экскурсионных организаций в чистом виде, т. е. выполняющих какую-то одну из перечисленных выше функций, почти не существует. Многие предприятия совмещают две или три функциональные роли при обслуживании экскурсантов. Например, экскурсионная фирма не только создает продукт, но и при комплектации экскурсионных программ выполняет посреднические функции по отношению к поставщикам услуг (транспорт, питание и т. д.) или по отношению к принимающей фирме или музею, а также сама занимается реализацией экскурсионных туров или отдельных услуг.

Направленность деятельности туристско-экскурсионного учреждения определяется характером туризма, который бывает:

- внутренним активным (прием и обслуживание туристов и экскурсантов, а также местного населения);

- въездным активным (прием и обслуживание иностранных туристов и экскурсантов);

- внутренним пассивным (отправка экскурсантов на обслуживание в другие туристско-экскурсионные фирмы);

- выездным пассивным (отправка экскурсантов на обслуживание за пределы РК).

В крупных туристско - экскурсионных организациях данные функции выполняют разные отделы, в том числе экскурсионные и методические. В малых и средних организациях может функционировать один отдел - экскурсионно-методический - или эта деятельность осуществляется группой методистов. В деятельности туристско-экскурсионных фирм наблюдаются существенные различия, которые обусловливаются их специализацией, объемом и характером операций, отношением к потребителям и исполнителям услуг.

Для принимающих фирм характерна связь с организациями туристской индустрии, которые являются исполнителями услуг для приезжающих туристов и экскурсантов (музеи, транспортные компании, точки питания и др.), и с турфирмами - поставщиками туристов и экскурсантов. Для принимающих турфирм также характерно предоставление туристско-экскурсионных услуг местным жителям.

Основная цель направляющих фирм - привлечение местного населения для экскурсионного обслуживания на выездных (загородных) маршрутах и хорошие связи с туристско-экскурсионными фирмами - партнерами или другими специализированными предприятиями (музеями, театрально-зрелищными учреждениями и т. д.), обеспечивающими исполнение услуг.

Организация экскурсионной деятельности в последние десятилетия претерпела значительные изменения, связанные с переходом к рыночным отношениям, развалом отработанной в советские времена системы управления туристско-экскурсионной работой. В настоящее время в республике почти не осталось крупных учреждений, имеющих достаточные возможности для организации высококачественной экскурсионной деятельности. Желательно, чтобы в каждом крупном городе или курортном центре существовали фирмы, специализирующиеся в этой сфере.

В целом под уровнем управления понимают совокупность его звеньев, занимающих определенную ступень в системе управления. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии, т. е. менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые доводятся до нижестоящих звеньев. Вертикальное развертывание разделения труда указывает на то, что на каждом последующем уровне управления (от низшего звена к высшему управленческому звену) находится меньше людей, чем на предыдущем.

Элементами организационной структуры фирмы являются также работники, различные службы, отношения между которыми поддерживаются благодаря связям, имеющим горизонтальную или вертикальную направленность.

Экскурсантысвоим спросом, который зависит от структуры населения, его материальных возможностей и культурных запросов, определяют работу и состояние экскурсионной фирмы. Поэтому на помощь администрации туристско-экскурсионной организации приходят различные специалисты (юристы, социологи, экономисты, бухгалтеры и т. д.)

К числу административного персонала относятся и менеджеры подразделений, занимающихся туроператорской и турагентской деятельностью.

Рассмотрим организационную схему управления в экскурсионной фирме

Не существует единой структуры турфирмы. Организация структуры современных фирм, как правило, определяется сразу несколькими принципами и является многомерной.

Она зависит от целей, задач, стоящих перед ней, и определяется пространственным размещением видов деятельности, которые расположены на одной территории и объединяются в единое целое, подчиняясь общему руководству. Наряду с территориальным принципом, присутствует и функциональный принцип, в соответствии с которым структура фирмы находится в прямой зависимости от таких видов ее деятельности, как производство, сбыт, финансы, условия макросреды, представления руководства, период действия фирмы. Кроме этого структура может формироваться выпуском определенного продукта, ориентированностью на конкретного потребителя, использованием тех или иных технологий.

В основу построения структуры турфирмы положены принципы: целесообразности, гибкости, минимального числа служб и персонала, высокой квалификации, взаимозаменяемости, экономического подхода к решению поставленных задач.

Правильно построенная структура управления обеспечивает регулирование технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности экскурсионной фирмы. Она конкретизирует и упорядочивает работу менеджера и исполнителей. Управление производственными отношениями должно целенаправленно проводиться через организаторскую деятельность, т. е. через распределение и объединение задач и компетенций. С экономической точки зрения организационная деятельность ведет к повышению эффективности работы фирмы; с точки зрения управления персоналом она передает смысл работы и распределяет ее по исполнителям.

Иногда структура современных экскурсионных фирм подчиняется инновационным заказам. В этом случае одни подразделения занимаются текущим производством, дающим прибыль, а другие - разработкой и освоением новой продукции, приносящей в первое время убытки.

Структура экскурсионной фирмы так же зависит от организационной формы предприятия: ТОО, АО, кооператив и т.д. Наиболее гибкой формой для малого туристско-экскурсионного бизнеса является товарищество с ограниченной ответственностью. Оно может быть учреждено одним и более лицами, а уставной капитал – разделен на доли. При этом участники ТОО не отвечают по его обязательствам своим личным имуществом и несут риск убытков в пределах своих долей в уставном фонде. Прежде всего, им следует окончательно структурироваться, для чего необходимо:

– рассчитать требуемое количество работников по подразделениям;

– оформить штатное расписание;

–разработать квалификационные требования и должностные инструкции;

– разработать формы оплаты труда;

– выработать регламент работы фирмы.

В широком смысле под структурой управления понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, т. е. функционирование их как единого целого.

Туристские фирмы, освоившие различные виды деятельности, увеличиваются в размере в соответствии с количеством служб. По Закону Республики Казахстан организационными формами туризма признаны международный (въездной и выездной) и внутренний туризм. Лицензируется только туроператорская деятельность.

Для стартовых условий число специалистов должно быть минимальным. Для этого надо иметь данные по квалифицированному персоналу (юристы, финансисты, консультанты по туризму, водители, гиды, экскурсоводы), с которыми подписываются контракты на требуемые работы на определенный срок. Соответственно структура предприятия может быть простейшей: директор, специалист, бухгалтер, юрист. Услуги последнего необходимы для оформления договоров и другой документации. Он может работать как нештатный специалист. Впрочем, как и бухгалтер.

Как подсказывает практика создания и становления турфирм, первоначальное количество работников вновь создаваемого предприятия составляет 3–4 человека: руководитель, финансовый работник, 1–2 специалиста по туризму. На схеме это выглядит так:

Рисунок 1 Структура туристско - экскурсионного предприятия с минимальным штатом

Деятельность работников такого предприятия тесно взаимосвязана. Иногда на должность бухгалтера приглашается специалист с неполным рабочим днем и соответствующей оплатой труда. Директор, помимо общего управления, выполняет наиболее ответственный объем работ по оформлению документов на прием или отправку туристов за границу. Специалист по туризму исполняет функции офис-менеджера, курьера по выполнению заявок, поддерживает контакт с партнерами. По мере расширения видов деятельности увеличивается состав работников.

Рисунок 2 Структура туристско - экскурсионного предприятия с расширенным штатом

Специалистам поручаются определенные участки работы. При данном раскладе один из них занимается вопросами, связанными с приемом туристов и экскурсантов, другой – отправкой туристов за пределы государства. Менеджер выполняет работу по паспортно-визовым формальностям, маркетингу, управлению специалистами. Постепенно руководители турфирм отошли от головокружительно громких должностей: президент, вице-президент, вице-президент по финансам – для фирмы из 3-х работников. Грамотные руководители менеджмент персонала планируют с перспективой дальнейшего роста работников по категориям I, II, III или званиями «главный», «ведущий», «старший», «младший», а должность менеджера вводится, если специалист управляет не только производственным процессом, но и людьми.

В структуре управления экскурсионного туроператора (рис. 3.) выделяют звенья (отделы), уровни (ступени) и связи (горизонтальные и вертикальные). К звеньям управления относятся структурные подразделения (отделы - в крупных фирмах), а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления или часть их (менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). Устанавливающиеся между отделами связи имеют горизонтальный характер. К функциям структуры экскурсионного туроператора относится:

- Изучение рынка экскурсионных услуг (спрос, предложение, цена, конкуренция);

- Подготовка экскурсионных кадров;

-Создание банка данных: экскурсионных ресурсов. (Описание экскурсионных объектов, перечень партнеров-поставщиков услуг.) Требования к экскурсионным объектам;

- Создание новой экскурсии. Этапы подготовки. Создание путевой экскурсионной информации. Проектирование услуг (технология услуги, экскурсия);

- Владение технологией разработки экскурсии (обзорной, городской, загородной, при­родоведческой, паломнической, путевой экскурсионной информации);

- Проектирование культурно-познавательных туров при организации внутреннего и выездного туризма;

- Расчет стоимости экскурсионного тура, экскурсии как услуги. Расчет стоимости работы экскурсовода при обслуживании экскурсионных услуг;

- Договорные отношения с партнерами поставщиками услуг;

- Реклама. Продвижение экскурсионных услуг. Договор с клиентом. Технология договорной кампании. Продажа туристско-экскурсионных услуг;

- Обслуживание экскурсантов и туристов;

- Оформление технологических документов;

- Контроль качества обслуживания.

Транспортное обслуживание – является частью услуг предоставляемых туристам и экскурсантам. Оно может производиться различными видами транспорта: вертолетом, самолетом, речным и озерными судами, автомобилями и т.п. В нашей Республике наиболее используемым считается автотранспорт. Им пользуются предприятия для перевозки людей,

Рисунок 3 Структура экскурсионного туроператора с максимальным штатом.

доставки продовольственных и промышленных товаров, туристского снаряжения. В туристско-экскурсионных предприятиях с большим объемом предоставляемых услуг вопросами обеспечения проведения экскурсии занимается специальная диспетчерская служба.

В небольших экскурсионных фирмах диспетчерские обязанности выполняет методист (менеджер). Задача диспетчерской службы туристско-экскурсионного предприятия - управление процессом туристско-экскурсионного обслуживания населения.

Поиск по сайту: