Визначення та характеристики управлінської інформації

Інформаційні системи, інформаційні технології, координація та контроль інформаційних потоків стали ключовими поняттями теорії та практики корпоративного управління наприкінці XX - початку XXI століть. Роль і значення цих параметрів організаційного розвитку корпорацій постійно зростає. Досить сказати, що, за даними американських дослідників, 90 % свого часу менеджери витрачають на обмін інформацією. Інформація стає життєво важливим ресурсом організації, на базі якого приймаються рішення щодо структури, технологій, клієнтів, фінансів, персоналу у виробничо-економічних системах. Фінансова, маркетингова, інвестиційна й інші функціональні стратегії будуються на основі інформаційних систем і технологій. Справжня інформаційна революція почалася в 1991 році, коли вперше американські інвестиції в інформаційні технології (112 млрд доларів) перевищили інвестиції у виробництво (107 млрд доларів). Поступово інформація витиснула постійний капітал в активах компаній, частка якого у 1982 році була 62,3 %, а у 1992 році — 37,9%.

Первісне визначення інформації (від латинського informatio - роз'яснення, виклад) характеризувало відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом. Подальша еволюція поняття інформації показала, що інформація не має сенсу без зв'язку з метою її отримання чи обробки. Справжня інформація існує лише в тому випадку, коли заздалегідь поставлена мета, прагнення до досягнення якої приводить до усвідомленого аналізу сигналів навколишнього середовища. Іншим аспектом поняття інформації є те, що просте додавання нової інформації до наявного обсягу не дає ключ до розуміння питань, які цікавлять менеджера. Сучасним і більш коректним є розуміння управлінської інформації як нових корисних даних, що надходять в інформаційні канали та підтверджують або змінюють управлінські рішення менеджерів.

Існує безліч класифікацій управлінської інформації, заснованих на її властивостях і характеристиках. Так інформація класифікується за рядом ознак, зокрема:

- функціональний зміст (економічна, правова, технічна, соціальна й ін.);

- форма подання (візуальна, аудіоінформація, паперова);

- призначення (одноцільова, пов'язана з рішенням однієї конкретної проблеми, багатоцільова — для вирішення декількох різних проблем);

- ступінь готовності для використання (первинна, проміжна, кінцева інформація для прийняття управлінських рішень);

- ступінь важливості (важлива, бажана, фонова);

- повнота (часткова, комплексна);

- характер використання (універсальна, індивідуалізована);

- ступінь надійності (недостовірна, вірогідна);

- джерела (зовнішня, внутрішня);

- засіб розповсюдження (особистий контакт, телефон, документ, повідомлення через мережу Internet, інші засоби теле-, відео-, медіакомунікацій);

- терміни використання (постійна, змінна, оперативна, прогнозна).

Сучасна теорія і практика менеджменту вносить істотні зміни у зміст, організацію і технологію управління підприємством у вигляді впливу інформаційних технологій і динамічних умов зовнішнього середовища. Інформація формує зовнішнє і внутрішнє інформаційне середовище, що впливає на організацію через інформаційні канали, і бере участь в управлінні організацією за допомогою системи організаційних комунікацій, заснованих на сучасних інформаційних технологіях.

Обсяг інформації, що надходить і циркулює в корпорації, визначається характером та встановленими правилами взаємодії із зовнішнім і внутрішнім середовищем. Традиційні ієрархічні організації неспроможні переробляти інформацію, що надходить із зовнішнього середовища, оскільки адресування її одній особі на вершині ієрархії (керівникові організації) заважає її своєчасній обробці. Навіть переадресування і розподіл інформації за рівнями не залишає часу на прийняття рішень і контроль за виконанням.

У зв'язку з розширенням кількості джерел і каналів інформації збільшився її обсяг, поряд з традиційними з'явилися нові мережні, мультимедійні, аудіо- і візуальні форми. Інтенсивні відеоконференції в Internet стають найбільш розповсюдженою формою отримання і розподілу інформації за елементами організаційної структури в плоских органічних структурах. Нові мережні і віртуальні організації залишають вищому керівництву функцію управління стратегічною інформацією. При цьому відбувається «віртуалізація керівника», коли кожен працівник може зв'язатися через мережу без посередньо із шефом, довести до його відома потрібну інформацію, але ніколи не зустрічатися з ним особисто.

Цінність (корисність) визначається властивостями інформації як специфічного товару або ресурсу. Як товар інформація має споживчу вартість, яка може бути оцінена в грошовому еквіваленті. Специфіка даного товару полягає в його новизні і можливості створювати новий товар. Якщо інформація повторює вже наявні відомості і не є корисною при прийнятті рішень, її цінність дорівнює нулю.

Слід також зазначити, що цінність інформації визначається її споживачем. Інформація може мати нульовий і найвищий ступінь цінності для різних груп її споживачів. Отже, важливого значення набуває раціональна спрямованість інформаційних потоків в організації, щоб тільки та інформація, яка необхідна в роботі конкретного відділу (маркетингу, фінансів, виробництва, кадрів), надходила в призначений їм інформаційний канал.

Якщо розглядати інформацію як ресурс, то її цінність полягає в можливості економії інших видів ресурсів (матеріальних, фінансових, трудових). Складним залишається питання визначення витрат на інформацію і адекватність отриманих від її використання результатів. Проблема полягає в невизначеності самого процесу виробництва інформації, а також в оцінці частки прибутку, отриманого за рахунок виділеного серед інших інформаційного ресурсу. Динаміка невизначеності співвідношення витрат на інформацію і оперативних результатів обумовлена вже тим, що інформація переносить свою вартість і безпосередньо, і опосередковано на створюваний продукт або прийняте рішення. Процес створення інформаційного продукту складається з декількох стадій (виробництво, збереження, передача), що також вимагає додаткових витрат.

Якість (достовірність) інформації тісно зв'язана з кібернетичним поняттям ентропії, тобто здатністю інформації розпорошуватися і змінюватися при формуванні передачі та прийомі.

Недостовірність інформації може бути обумовлена декількома причинами. Основна - це ненадійність джерела і самого змісту інформації. Зростання надійності може бути досягнуте за рахунок:

- підвищення надійності даного джерела;

- підвищення надійності каналів передачі інформації;

- використання додаткових альтернативних джерел;

- дублювання інформаційних каналів.

Ці прийоми реалізуються за допомогою технічних, організаційних, психологічних та інших методів.

Основні причини існування недостовірної інформації в організаційних системах лежать у сфері психології людських відносин. З цього погляду інформація може бути змінена ненавмисно або свідомо. Свідоме перекручування інформації змінює зміст повідомлень в інтересах джерела повідомлення, неусвідомлене перекручування модифікує інформацію внаслідок неуважного становлення до джерела.

Вірогідність інформації може змінюватися внаслідок фільтрації. Фільтрація відбиває тенденцію перекручування повідомлень у міру їхнього просування по вертикалі або по горизонталі в структурі організації.

Згідно з цілями організації фільтрація обмежує повідомлення для всіх структурних рівнів і елементів з метою ліквідації перевантаження інформаційних каналів і захисту інформації. Однак фільтрація може носити негативний характер для досягнення цілей організації.

Для прискорення руху інформації або надання повідомленню більшої ясності різні відомості модифікуються і спрощуються при передачі повідомлень у різні сегменти організації. Інформація, передана по вертикалі вгору, може бути недостовірною, тому що підлеглі зацікавлені в передачі вищій ланці тільки інформації, що позитивно сприймається. Нижчі рівні ієрархії управління часто не інформують вищі рівні про потенційні або існуючі проблеми, бо бажають отримати тільки схвалення керівника. Додатковою причиною недостовірності інформації, що надходить нагору, може бути підвищена увага керівників середньої ланки до повідомлень з верхніх рівнів влади в порівнянні з інформацією від їхніх підлеглих. У числі інших причин, що заважають працівникам передавати інформацію нагору, можуть бути страх перед покаранням і відчуття марності справи.

Тісно пов'язана з обсягом і корисністю насиченість інформації — обсяг корисних відомостей, що міститься в загальному обсязі інформації, переданої, прийнятої та обробленої за одиницю часу. Інформаційна епоха супроводжується надмірним обсягом нав'язливої і повторюваної інформації, яка у більшості є безупинним інформаційним шумом. Японські дослідники стверджують, що кожна людина щодня піддається впливу потоку інформації, еквівалентного З млн слів, що відповідає приблизно 1000 сторінкам. При цьому співвідношення між засвоєною інформацією і тією, що надійшла, у кращому випадку складає 1:100.

У зв'язку з появою сучасних засобів комунікацій, глобальних і локальних мереж різко виріс обсяг інформації і упала її насиченість корисними відомостями. Така зворотна пропорція обумовлена наявністю могутнього «інформаційного шуму», що безпосередньо стосується діяльності організації, переданого разом з інформацією. «Інформаційний шум» створюється іншими організаціями, що експлуатують у власних цілях єдині інформаційні канали. До «шумової» інформації можна віднести рекламні, спортивні, політичні, культурні й інші відомості, що не беруть участі у вирішенні завдань організації. Такі відомості віднімають у співробітників час, розсіюють увагу, погіршують стан здоров'я і відволікають від виробничих завдань. У багатьох компаніях проблемою стають комп'ютерні ігри, неділове листування, читання новин по мережі Internet у робочий час.

Поряд з негативним впливом «шумове тло» може здійснювати позитивний вплив і сприяти кращому сприйманню інформації за рахунок підняття емоційного рівня, поліпшення настрою, психологічної настроєності, зняття втоми і напруги. До методів підвищення насиченості інформації віднесемо:

- угруповання,

- візуальність,

- розподілений доступ,

- дублювання важливих відомостей,

- акцентування,

- скорочення часу доступу.

Останній метод підвищення насиченості інформації має відношення до іншої, не менш важливої властивості — оперативності (своєчасності) інформації. Інформація, як і будь-який інший продукт життєдіяльності організації, підлягає процесу старіння. Цей процес у зв'язку з впровадженням нових інформаційних технологій, підвищенням обсягу, швидкості і частоти зміни інформації значно прискорюється. Оперативність відбиває пропорційну залежність між «віком» управлінської інформації та її цінністю.

Розглянуті характеристики інформації знаходяться у постійній взаємодії і взаємозалежності при формуванні вхідних, вихідних і циркулюючих усередині організації інформаційних потоків.

Організація в цілому сприймається зовнішнім оточенням (клієнтами, постачальниками, партнерами, спільнотою) також через інформаційне середовище, яке вона створює у своїй структурі і поза нею. Таким чином, у сучасних умовах необхідне ставлення до інформації не тільки як до ресурсу або товару, а й як до супроводу усіх бізнес-процесів, які відіграють вирішальну роль у життєдіяльності корпорації.

Поиск по сайту: