Документация

§ 722. Конференции могут завершиться выработкой соглашения. Если конференции ограничиваются рассмотрением проблем, представляющих общий интерес, их выводы могут быть оформлены в виде ряда принятых сообща резолюций, отражающих в более или менее окончательных выражениях результаты прений. Эти выводы могут также быть оформлены либо в виде отдельного текста, либо в виде акта, охватывающего заключенные договоры и принятые резолюции (например, Венский заключительный акт 1815 года).

§ 723. Все эти документы базируются на протоколах различных заседаний, и одна из основных задач секретариата заключается в составлении хороших протоколов. Этой работе следует уделять максимум внимания. Делегатам часто приходится ссылаться на них, и, как показывает опыт, протоколы редко бывают удовлетворительными. Неточные протоколы заседаний и документы могут только привести к возникновению недоразумений, и одна из самых больших опасностей в ходе переговоров возникает тогда, когда делегаты вынуждены невольно допускать неточность, употреблять двусмысленную терминологию, делать расплывчатые и неверные заявления.

§ 724. Если секретариату поручено ведение протоколов заседаний, эти протоколы должны всегда содержать дату и время начала прений, фамилии присутствующих членов делегаций, перечень обсуждавшихся вопросов и принятых решений и время закрытия заседания.

§ 725. Если ход прений должен фиксироваться in extenso (подробно), стенография или магнитофон дают возможность {203} оперативно получить полный текст прений, на основе которого, опустив неизбежные повторения, можно воссоздать для протокола точную картину прений.

§ 726. Если необходимо подготовить документы на нескольких языках, секретариат должен со всем вниманием проследить, чтобы они распространялись одновременно, для чего должны быть предусмотрены необходимые технические средства.

§ 727. Другая важная задача секретариата в том, что касается документации,— это подготовка в ходе конференции аутентичного и окончательного документа, содержащего принятые решения, обеспечение его официального принятия и, в случае необходимости, подписания или парафирования руководителями делегаций. Наблюдалось, что слишком часто решения конференций не сводятся в подписанный и признанный аутентичным документ, обладающий обязательной торжественностью и авторитетностью, необходимыми, например, в политических вопросах, юридических или финансовых. Поэтому секретариат должен с особым вниманием проследить, чтобы каждая делегация представила ему официальный документ, содержащий указанный текст и гарантирующий соответствие формулировок соглашений, а также чтобы каждая делегация четко подтвердила принятую на себя ответственность.

Поиск по сайту: