СУТТЄВО І«К

Резюме

12.4. Організація прийому відвідувачів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам'ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють: <=> встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових

та особистих питань;

<=> інформування відвідувачів.

Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити не краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики і ірийому відвідувачів важливу роль відіїрає їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звергатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід вироб­ництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформа­цію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.

(!) Результативністі> управлінської праці значною мірою залежить від особистих ділових якоенкй керівника ііюйог<)вл<іі її іятікоріїспнівувіїпіи існуючі мепюди організаціїроботи з колективом.

0 В організації праці менеджера важливу роль відіграє вміння нам шанувати її, згру­повувати дрібні роботи тощо.

Ф Важливим аспектом у вдосконаленні управлінськоїпраці сраціонаїізація процесу доку­ментування.

® В організації й проведенні ділових зустрічей валісливого значення набуває розробка їх тану, відбір учасників, вибір місця й часу проведення.

Ф Організація прийому відівідувачів із службових питань новина відповідати всім сучас­ним вимогам до цієї ділянки роботи керівника з точки зоруповпоїїх інформованості, вибору зручного часу, створення апімосі/іери доброзичливості в бесідах та ін.

(?) Питання для роздуму, самоперевірки, повторення

1. Що собою являє управлінська праця?

2. Що собою являють організаційні принципи Л.'Заіпверта⁹

3. Як найкраще спланувати свій робочий день?

4. Що таке процес документування?

5. Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

6. Що таке ділова зустріч і яких видів вона може набувати?

7. Як ведеться підготовка ділових зустрічей?

8. Як організовується проведення ділової зустрічі?

9. Як розраховується ціна лілової зустрічі (наради)?

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА 12. Організація праці менеджера 247

10. Якою с практика прийому відвідувачів із службових та особистих питань?

11. Що має включати інформаційне обслуговування відвідувачів?

12. Яких порад повинен дотримуватися керівник під час прийому відвідувачів?

13. Як співвідносяться працездатність з біоритмами людини?

гЗ План семінарського заняття (2 год.)

1. Суть організації управлінської праці менеджера.

2. Організація роботи з документами.

3. Підготовка ділових зустрічей.

4. Організація прооведення ділових зустрічей.»

5. Організація прийому відвідувачів.

Й Теми рефератів, доповідей і контрольних робіт

1. Фактори ефективності управлінської праці.

2. Процес документування і шляхи його раціоналізації.

3. Види ділових зустрічей.

4. Зміст процесу підготовки ділових зустрічей.

5. Організація ведення ділових зустрічей.

6. Нарада. Спілі її проведення.

7. Шляхи раціоналізації прийому відвідувачів.

ОЗР Практичні роботи:

№ 1. "Оцінка вміння менеджера вести ділову нараду " Мета роботи: На основі тесту визначити власний стиль поведінки на діловій нараді.

Хід роботи:

1. Дати відповідь на питання-твердження тесту.

2. З допомогою бальних оцінок відповідей на питання-твердження тесту зробити висновок про особистий стиль поведінки на діловій нараді. Значення оцінок відповідей у балах:

1 бал -ні, так зовсім не буває;

2 бали •- ні. як правило, так не буває;

3 бали - важко відповісти;

4 бали - так, як правило так буває;

5 балів - так, дійсно так буває завжди.

Питання-твердження тесту: 1. Даю підлеглим необхідні доручення навіть у тому випадку, коли є

248 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

небезпека, що при їх невиконанні критикуватимуть мене.

2. У мене завжди багато ідей та планів.

3. Я прислухаюся до зауважень інших.

4. Мені в цілому вдається привести логічно правильні аргументи при обговореннях.

5. Я налаштовую співробітників на те, щоб вони вирішували свої завдання самостійно.

6. Коли мене критикують, то я захищаюся, не дивлячись ні на що.

7. Коли інші висувають свої доводи, я завжди прислуховуюся.

8. Для того, щоб провести який-небудь захід, мені доводиться будувати плани заздалегідь.

9. Більшість своїх помилок я визнаю.

10. Пропоную альтернативи до пропозицій інших.

11. Захищаю тих, у кого є труднощі.

12. Висловлюю свої думки з максимальною переконливістю.

13. Мій ентузіазм "заразний"'.

14. Беру до уваги точку зору інших і стараюся включити її в проект рішення.

15. Як правило я наполягаю на власній точці зору і гіпотезах.

16. З розумінням вислуховую навіть агресивні контр-аргументи.

17. Зрозуміло висловлюю свої думки.

18. Завжди признаюся в тому, що не все знаю.

19. Енергійно захищаю свої погляди.

20. Стараюся розвивати чужі думки так, ніби вони були би моїми.

21. Завжди придумую те, що могли би відповісти інші, і шукаю контр­аргументи.

22. Допомагаю іншим порадою, як організувати свою працю.

23. Захоплюючись своїми проектами, я здебільшого не турбуюся про чужі роботи.

24. Прислухаюся і до тих, хто має іншу, ніж моя, точку зору.

25. Якщо хтось не згоден із моїм проектом, то я шукаю нові шляхи для переконання.

26. Використовую всі засоби, щоб заставити погодитися зі мною.

27. Відкрито говорю про наміри, перестороги і особисті труднощі.

28. Завжди знаходжу полегшення іншим у підтримці моїх проектів.

29. Розумію почуття інших людей.

30. Більше говорю про власні думки, ніж вислуховую чужі.

31. Перш ніж захищатися, я завжди вислуховую критику.

32. Викладаю свої думки системно.

33. Помагаю іншим отримати слово.

34. Уважно слідкую за протиріччями у висловлюванях інших.

35. Змінюю точку зору для того, щоб показати іншим, що слідкую за ходом їхніх думок.

ТЕМА 12. Організація праці менеджера

36. Як правило, я нікого не перебиваю.

37. Не вдаю, що переконаний у своїй точці зору, коли це не так.

38. Затрачаю багато енергії на те, щоб перекопати інших, як їм слід поступати.

39. Виступаю емоційно, щоб запалити людей до праці.

40. Стараюся, щоб при підведенні підсумків були активні і ті, хто дуже рідко просить слова.

КЛЮЧ ДО ТЕСТУ

Зробіть суму оцінок, проставлених Вами проти питань-тверджень з номерами 1, 3,'5, 7. 9. 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35. 36, 37, і 40 і позначте її через А (вона знаходиться в інтервалі від 20 до 100). Для отримання суми В додайте бали за питаннями-тв*ердженнями з номерами 2, 4, 6, 8, 10. 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26, 28, 30. 32, 34, 38, З9.ця величина також повина знаходитися в інтервалі від 20 до 100.

Результати значень сум А і В можуть свідчити про стиль поведінки на нарадах -дипломатичний чи авторитарний. Якщо сума А хоча б на 10 балів більша за суму В, то такий стиль поведінки є дипломатичним. І, навпаки, якщо сума В хоча б на 10 балів перевищує суму А, то Ви ведете дискусію авторитарно, властно і без церемоній. Утому випадку, якщо обидві суми балів відрізняються менше, ніж на 10 балів, то така поведінка не має однозначної оцінки. Вона може бути як дипломатичною так і авторитарною -залежно від обставин.

Дипломатія у спілкуванні може мати місце в наступних випадках:

*=> є достатньо часу, щоб обговорити всі думки;

Орішення визнають всі учасники обговорення;

Сучасники розуміють проблему і знають варіанти її вирішення;

■=> виникли непорозуміння і необхідно настирно переконувати тих, хто не згоден з правильністю рішення.

Авторитарний стиль поведінки може мати місце тоді, коли з яких-небудь причин неможливо звернутися за допомогою партнерів ні при обговоренні цього питання, ні при подальшому його впровадженні (прийнятті рішення).

№ 2. "Ефективність ведення наради ".

Мета роботи: На основі питань-тверджень тесту дати оцінку організації підготовки і проведення наради.

Хід роботи:

1. Дати відаповідь на питання-твердження тесту.

2. Навпроти питань-тверджень вкажіть одну із чотирьох можливих відповідей: майже завжди, часто, інколи, майже ніколи.

3. З допомогою ключа тесту встановіть ступінь ваших здібностей в ефективній організації і проведенні наради.

Таблиця 12.1. Значення оцінок відповідей у балах за питаннями-твердженнями тесту.

Питання-твердження тесту:

1. Корисно попередньо перевіряти доцільність кожної наради, навіть якщо вони були заплановані заздалегідь, якщо буде встановлено, що в її проведенні немає потреби, вона повинна бути відмінена.

2. Якщо на самому початку засідання виявиться, що учасники не готові до нього через своєчасно не надані їм матеріали (чи з інших причин), його слід перенести.

3. Доцільніше проводити наради часгіше, але з хорошим порядком денним, ніж рідко, але з великою кількістю питань.

4. першим пунктом порядку денного краще ставити питання, вирішення якого досягається легко.

5. Доцільно поряд із запрошенням на нараду у письмовому вигляді, яке міститиме питання порядку денного, давати ще і список його учасників.

6. У запрошенні, крім години початку засідання, слід вказати і точний час його завершення.

7. Раціональніше проводити засідання в середині робочого дня.

8. Заздалегідь визначені місця для учасників засідання створюють на ньому ділову атмосферу.

9. Якщо два прямих заступники директора без попередження не з'явилися на засідання, воно через п'ять хвилин після вказаної години початку повинно бути перенесено на інший день.

10. Головуючий на засіданні повинен у вступному слові нагадати
регламент, навідь якщо він усім відомий.

2 50 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА 12. Організація праці менеджера 251

11. Коли в нараді беруть участь керівники різних рангів, то при обговоренні спірних питань слово спочатку надається підлеглим, а вже потім - їх безпосереднім керівникам.

КЛЮЧ ДО ТЕСТУ Якщо отриманий результат вищий ЗО балів, це означає, що Ви вмієте відмінно організувати підготовку і проведення наради. При результаті від 25 до ЗО балів Вам слід контролювати свої дії при підготовці і проведенні зібрань і Ви самі виявите і ліквідуєте наявні прорахунки. Результат між 20 і 25 балами повинен заставити Вас задуматися і погодитися з тим, що вам необхідно поповнити свої знання і вміння в цьому напрямку. Результат, менший, ніж 20 балів, вказує на доцільність прийняття конкретних заходів, наприклад, закінчення яких-небудь короткотермінових курсів з менеджменту.

Тема 13

РОЗВИТОК ОСОБИСТОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Винахідливість кожного нового покоління людей приводило до вироблення кращих і швидших методів виконання кожного елемента в будь-якій професії,

Ф.Тейлор

Сучасні юнаки і дівчата віддають перевагу школам менеджменту, а не комерційним закладам.

Д.Руід Суль

№ 3. Задача.

Визначити ціну наради на основі нижче наведених вихідних даних, чисельність керівників, спеціалістів та службовців підприємства 35 чол. Місячний фонд оплати їх праці складає 14700 грн; місячний фонд часу роботи -6160 год. Кількість учасників наради - 12 чол. тривалість наради 2,5 год. Коефіцієнт прихованих втрат складає 1,05.

О

Сучасні менеджери стикаються з різноманітними цікавими й суперечливими ситуаціями. Звичайний виконавець працює 60 робочих годин на тиждень, виконує величезний обсяг замовлень за зміну, стикається із зростаючою складністю внаслідок глобалізації, внутрішньої конкуренції, урядового регулювання та тиску акціонерів. Швидкі зміни, непрогнозовані зриви, великі та малі проблеми, крім того, ще більше ускладнюють завдання. Робота менеджера непередбачувана та самостверджувальпа, однак вона також пов'язана із творчістю.

СУТТЄВО №Я

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

І

І

из= що таке час і як можна ним раціонально управляти;

Е5¹ що собою являє і для чого потрібний особистий менеджмент (або

самоменеджмент); пз^ які основні проблеми вирішує особистий менеджмент і яка його роль

у прийнятті правильних рішень та їх успішному виконанні;

Ч> вміло розпоряджатись своїм бюджетом робочого, в тому числі

позаробочого і вільного часу; дефективно використовувати техніку швидкого читання і графічні

засоби управління; Оволодіти сучасними прийомами розвитку своєї пам'яті, тренування

свого інтелекту і управління стресом.

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА 13. Розвиток особистого менеджменту

Делегувати роботу. Менеджер не може забезпечити гнучкості у своїй роботі, якщо він не передоручатиме її частину для виконання іншим. Делегування - це передача завдання комусь іншому, хто може його виконати. Це необхідно робити з трьох причин:

> тільки через делегування молена дати підіегюму можливість розкритії свої здібності;

> відмова від деіегувиння веде до перевантаження керівників та сповільнення процесу прийняття рішень;

> відсутність делегування скорочує час на виконання деяких менеджерських функцій

Щоб здійснити ефективне делегування роботи необхідно передбачити наступне:

& визначити відповідальність і повноваження за кожний вид діяльності:

'* уникати детального інструктування;

^> не робити висновків за підлеглих;

^> спокійно сприймати деякі помилки в роботі підлеглих.

Виконати роботу самостійно. Делегувавши роботу підлеглим, менеджер організовує свій особистий робочий час. При цьому організація часу повинна виходити з основних завдань суб'єкта діяльності.

м /Улан (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:

Поиск по сайту: