Класифікація документів

____ ^ за формою документи поділяються на письмові (рукописні, машинописні.

друковані), іконографічні (кіно-, відео- і фотодокументи), фонетичні (магнітні записи);

------ ► за статусом документи можуть бути офіційними (видані органами влади,

закладами) й неофіційними (анкети, заяви, скар"ги):

----- ► за джерелом інформації розрізняють первинні та вторинні документи;

----- ► за ступенем персоніфікації документи можуть бути особовими (автобіографії,

характеристики, заяви) й безособовими (звіти, протоколи зборів).

Процес, пов'язаний із складанням документів, їхнім зберіганням називають діловодством. У його функції входить ^розгляд і облік документів, ^контроль виконання, ^транспортування, ^вдосконалення документообігу.

Виділяють такі системи діловодства:

* централізовану, при якій вся документація скеровується в один центр організації (канцелярію);

* децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

* змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією (архів, канцелярія, довідкове бюро).

До інших носіїв інформації відносять ^електронну пошту, ^радіо, ^телебачення, ^персональні комп 'ютери тощо.

*У комунікаціях необхідне постійне їхнє вдосконалення, яке полягає у створенні умов для ефективного розвитку міжособової та організаційної її складових.

Резюме

Ф Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома і бічьше працівниками.

Ф Комунікації виникають між організацією і зовнішній середовищем, між: підрозділами та працівниками організації.

Ф Базою комунікацій с ефективне інформаційне забезпечення. Під інформацією розумі­ють сукупність повідомлень про конкретні явища, події, виробничо-господарську діяльність. За повнотою охоплення інформація може бути повною, частковою, надлишковою; за періодом дії - разова, періодична, довгострокова; за рівнем

достовірності - достовірна і недостовірна і т. д. @ Сприйняття інформації доповідача залежип \ь від постановки його мови, зовнішнього

вигляду, віку й посади, поведінки, жестів тощо. Ф Зв 'язокміж канаїами сприйняття й передачі інформації називається трансакціями. © У процесі комунікації валеливе місце належить документа», які є носіями інформації.

За формою їх подаяють па письмові, іконографічні, фонетичні; за їх статусом - на

офіційні й неофіційні; за джерелом - первинні та вторинні і т. д.

[ ?) Питання для роздуму, самоперевірки, повторення

1. Що таке комунікації?

2. Яке місце займають комунікації у процесі менеджменту?

3. Які існують сфери виникнення комунікацій?

4. Що є базою комунікацій?

5. Що таке інформація?

6. За якими основними ознаками можна класифікувати інформацію?

7. Що є носіями інформації?

8. Що таке документація?

9. За якими ознаками класифікують документацію?

10. Які служби в організаціях опрацьовують документацію?

11. Що ми називаємо комунікаційним процесом?

12. Що є складовими комунікаційного процесу?

13. Яке місце в комунікаційному процесі займають мова та ділове письмо?

й³ План семінарського заняття (2 год.)

1. Поняття комунікації та комунікаційного процесу.

2. Поняття інформації, її суть та значення в процесі менеджменту.

3. Інформація і комунікації як засоби виконання функцій менеджменту.

Й Теми рефератів, доповідей і контрольних робіт

1. Вимоги до інформації.

2. Носії інформації.

3. Поняття та побудова інформаційних систем.

4. Комунікації, комунікаційний процес та його елементи.

5. Мова та ділове письмо як складові комунікацій.

6. Документація та її класифікації.

ИЗР Практичні роботи

№ 1. Ділова гра "Комунікаціїу менеджменті" Мета ділової гри: Суть ділової гри полягає в тому, що студент -учасник

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА 8. Комунікації в менеджменті

гри, працюючи над варіантом свого рекламного виступу на ТБ, радіо чи в аудиторії, повинен продумати мову й стиль, манеру поведінки, а саме головне - чітко уявляти конкретний зміст свого виступу. Все це повинно бути пов 'язано із поставленою метою, завданнями й складом аудиторії.

Під час ділової гри у студентів виробляються навички вибіркової поведінки у певній аудиторії, вміння орієнтуватися на коло інтересів і рівень слухачів.

Сценарій ділової гри:

1-й етап: введення в тему і пояснення її сутності, регламентація гри.

2-й етап: формування команд, процес гри, підведення підсумків.

1-й етап: у вступному слові викладач говорить про мету ділової гри, правила її проведення. На прикладах показує, як потрібно міняти композицію, зміст і форму, тон виступу, залежно від аудиторії й засобу масової інформації. У студентській групі бажано створити атмосферу доброзичливого взає­морозуміння і живого інтересу.

Потім обирається тема для рекламного виступу, наприклад, продукція чи послуги, які виробляються фірмою і надаються населенню, їх якість, ціна, попит тощо. Це може бути інформація про вакантні посади й вимоги, які висуваються до кандидатів на роботу в даній формі.

Викладач пропонує 2-3 теми, й студенти обирають одну з них для групи.

Потім визначаються можливі типи аудиторій, категорії слухачів (бізнесмени, покупці, держчиновникитощо).

2-й етан: із студентів групи вибираються ті, що виступають. їх кількість визначається числом можливої аудиторії або засобів масової інформації. Призначається експертна комісія, куди повинні входити:

• експерт по змісту (визначає якість сценарію, актуальність виступу, правильність
цільової установки, її відповідність аудиторії);

• експерт по ораторському мистецтву (характеризує загальну культуру мови, манеру викладу матеріалу);

• експерт по сприйняттю мови (дас оцінку стилю, темпу і тону мови, манері триматися перед аудиторією);

• експерт, який оцінює якість факторів і аргументів, їх доцільність та відповідність
рівню та інтересам аудиторії.

Додатково до експертної комісії можна включити "обліковця" для підрахунку суми балів, які отримують виступаючі. Якщо слухачів в аудиторії більше 15, можна призначити двох експертів для збільшення об'єктивності оцінки одної з якостей рекламного виступу менеджера.

Другим організаційним моментом є забезпечення учасників гри аудиторією. Може бути три варіанти розподілу аудиторій: перший - "аудиторії" підготовлені в конвертах, (кожен виступаючий обирає самостійно); другий варіант- "аудиторію" задає викладач; третій - ігровий: учасники гри беруть конверти і тільки відкривши їх, дізнаються, яка їм дісталася "аудиторія".

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

Потім учасники починають готуватися до виступу. В ході підготовки виступаючі складають план по темі, позначають головні моменти, "опорні точки" свого рекламного виступу.

Кожному з учасників гри дається 10 хвилин для розповіді про те, як він будуватиме свій виступ, якими будуть вступ, мова, стиль, темп, жести, манера, які будуть задіяні факти, приклади тощо.

Виступаючий повідомляє форму свого виступу: розповідь про фірму, питання і відповіді, мінірозмова з наступним диспутом, просто розмова тощо. Свій вибір виступаючий аргументує коротко, характеризуючи можливу аудиторію й особливості ілюстративного матеріалу.

Під час виступу студенти повинні грати роль тієї аудиторії, яка за грою випала виступаючому.

Експерти, уважно слухаючи, готуються "виставити" оцінки за п'ятибальною шкалою (картки з цифрами від "1" до "5" повинні бути заготовлені заздалегідь). При необхідності члени експертної групи коментують виставлені оцінки.

3-й етан: підбиття підсумків ділової гри.

Після виступу всіх учасників ділової гри викладач виступає із заключним словом, дає оцінку грі в цілому (і "менеджерам", і "експертам"), надає слово обліковцю, який називає загальну суму балів, набраних кожним учасником ділової гри.

Ділова гра займає від двох до чотирьох годин навчального часу.

№ 2. "Визначення швидкості читання"

Мета роботи: До керівників різних ієрархічних рівнів на робочий стіл потрапляє багато наукових журналів, статистичних збірників, звітів тощо. Обсяг інформації, яка підлягає вивченню, дуже великий, що вимагає оптимізації процесу читання. Потрібно нам 'ятати про метод швидкочи-тання, який корисний у тому випадку, коли необхідно прочитати й зрозуміти загальний зміст великої кількості документів.Він дає можливість добитися подвоєння швидкості сприйняття інформації. На основі наведеного нижче тексту можна визначити для себе коефіцієнт швидкості читання; він повинен бути вищим за ПО! Цю роботу можна виконати при вивченні питання "Управління часом ".

Хід роботи:

Текст середньої складності складається з 500 слів. Такі тексти часто зустрічаються в газетах і журналах. Зафіксуйте час! Початок читання: Багато керівників несуть із собою з роботи повні папки матеріалів, які їм

ТЕМА 8. Комунікації в менеджменті 145

хотілося б прочитати вдома. Майже всі менеджери, які посідають посади високого й нижчого рівня, спікаються з потоком інформації, що зростає з кож­ним днем. Багато керівників могли б значно скоротити число документів, які вони проглядають у вільний від роботи час. Секрет простий: потрібно навчитися швидче читати.

За даними статистики більшість менеджерів читає дуже повільно і сприймає дуже мало інформації з прочитаного. Тим часом 90% керівників можуть подвоїти або навіть потроїти швидкість читання і. що ще важливіше, значно підвищити ступінь засвоєння матеріалу.

Тому, хто повільно читає, може здатися нереальним збільшення швидкості чи ступеню засвоєння інформації. Він, можливо, вважає, шо вміння швидкого читання - це наче дар з неба, яким наділеї ю небагатьох вибраних. Але у великій швидкості читання немає нічого містичного. Вмі нйя швидко читати - це справа звички, і той, хто повільно або погано читає, може стати добрим читачем завдяки тренуванням.

Одним із шляхів надбання навичок швидкого читання є відвідування спеціальних семінарів або робота з приватним викладачем. Завдяки цьому швидкість читання в середнього керівника може бути підвищена у два або три рази. Навчання базується на використанні наукових методів аналізу помилок. які допускаються при читанні, наприклад, можна сфотографувати рух Ваших очей при читанні. На основі фотографій складають графік, що відображає кількість фіксацій очей, які припадають на один рядок, кількість зворотних рухів і час, який затрачується на прочитування певної кількості слів.

Чи можна покращити свої навички читання самостійно, без допомоги спеціаліста? Так, якщо Ви готові вчитися й тренуватися. Просто прочитати книжку про те, як збільшити швидкість читання, недостатньо. Стати сильним можна тільки тоді, коли Ви не просто читаєте про фізичні вправи, але й виконуєте їх.

Наведемо декілька основних принципів. Експерти визначили, що основна маса керівників є надто обережною. Вони читають кожне слово, тому що бояться щось пропустити. Читання цілих абзаців та рядків не тільки збільшує швидкість, але і покращує сприйняття. Для тренування найкраще використовувати тексти середньої складності, наприклад, статті з розважальних журналів. Зазначте час і визначте, скільки слів Ви можете прочитати за 10 хвилин. Наступного дня читайте також протягом 10 хвилин, але намагайтесь за цей час прочитати більше тексту.

Читаючи, намагайтесь постійно просуватися вперед, не зупиняйтесь, не повертайтесь назад, щоб перечитати пропущений уривок. Спочатку Вам буде складно сприйняти загальну ідею, але головне при цьому - звільнитися від старих звичок.

Щоб перевірити, як Ви зрозуміли текст, попросіть кого-небудь поставити Вам запитання за змістом тексту. Ще краще, якщо Ви раніше проведете серію вправ за спеціальними книжками, призначеними для розвитку навичок швидкого читання. В них містяться і тести на розуміння, пов'язані зі змістом

тексту.

Кінець читання.

Визначте кількість слів, прочитаних за хвилину згідно зі шкалою:

Для того, щоби відповісти, як Ви зрозуміли текст, підтвердіть відповіддю (так) або заперечте (ні) наступні вислови (врахуйте, що йдеться не про Вашу думку, а про зміст тексту):

1. Щоб скоротити час, який іде на читання документів, що забираються додому, керівник повинен навчитися швидше читати.

2. Керівники можуть покращити свої навички читання.

3. Швидкість читання можна збільшити також за допомогою самостійних занять.

4. Середній керівник може навчитися читати швидше у півтора раза.

5. Навички читання можна покращити тільки в тому випадку, якщо знати перепони, пов'язані з цим.

6. Той, хто при читанні намагається не упустити жодного слова - є поганим читачем.

7. Вміння сприймати цілі абзаци й фрази свідчить про вміння добре читати.

8. В якості тренувальних текстів найкраще використовувати складні статті.

9. Для повного засвоєння матеріалу необхідно повертатися назад і перечитувати пропущені уривки.

10.Здатність розуміти тексти підвищується завдяки читанню спеціальних книжок.

Тепер підрахуйте свій коефіцієнт швидкості читання. За кожну правильну відповідь поставте собі 10 балів, за неправильну - 0. Правильні відповіді:!- так, 2 - ні, 3 - так, 4 - ні, 5 - так, 6 - ні, 7 - так, 8 - ні, 9 - ні, 10 - так.

Додайте бали і визначте коефіцієнт швидкості читання (КШЧ):

_ сума балів х кількість слів за хвилину
⁴ ~ 200

№ 3. "Визначення кількості інформації"

Мета роботи: У цій темі перед студентами ставиться завдання вивчити значення інформації в управлінні виробництвом, класифікацію видів

146 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА 8. Комунікації в менеджменті

інформації; кількісне вимірювання інформації, інформаційні потоки ї< інформаційні масиви, рух і перетворення інформації.

Інформація - це сукупність різних повідомлень про зміни, які відбуваються в системі і навколишньому середовищі.

Для оперативного управління інформація може бути згрупована за такими ознаками:

• джерела виконання (первинна і вторинна);

• способи фіксування (усна, документована);

• способи вираження (алфавітна, цифрова):

• носії інформації і органи сприйняття людини і приладів (хроматична і зв'язкова);

• напрям руху (вхідна і вихідна);

• ступінь стабільності (постійна (умовно) і змінца);

• призначення^ процесі управління (директивна, розпоряджувальна, звітна, облікова, контрольна);

• відношення до сфер діяльності і функції управління (конструкторська, технологічна фінансова, бухгалтерська, планово-економічна, оперативно-виробнича);

• час виникнення (інформація про минулі, біжучі та майбутні події);

• стан визначеності інформації (детермінована і ймовірна (стохастична);

• види перетворення (стратегічна і тактична (оперативна).

Ступінь невизначеності системи можна вимірювати кількістю можливих невідомих станів, в яких система може знаходитись. Якщо до одержання даних про систему число станів, у яких вона може бути, дорівнює п, а після повідом­лення воно зменшилось до деякого значення пуу. то повідомлення принесло кількість інформації )= 1о§ п -1 о§ пуу ■

Наведена формула придатна виключно для системи, в яких стани рівноймовірні.

Завдання 1. Член акціонерного товариства цікавиться порядком проведення зборів акціонерів. Надійшло повідомлення: збори акціонерів відбуваються в першій декаді кожного кварталу. Знайти кількість одержаної інформації.

Другий метод оцінки кількості інформації базується на застосуванні та тому ж підході, із врахуванням не тільки можливих наслідків, але й відмінностей їх настання. Для розрахунку невизначеності системи пропонується поняття ентропії (Н).

Н = -^Рі\о%Рі

і=\

Рі - ймовірність настання будь-якого стану із всіх п можливих. Різниця ентропії системи до повідомлення Н і після повідомлення Н' і дасть кількісну оцінку одержаної інформації:

З ='н - Н'

Одержана при цьому одиниця буде біт. якщо при основі логарифма буде число 2;

148 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

при десяткових логарифмах - діт;

при натуральних логарифмах - ніт.

Зсівдшія2: на підприємстві нараховується 20 дільниць (по 5 в кожному цеху), на яких працюють чоловіки, жінки і підлітки. У річному звіті зафіксовано понаднормові години. Невідомо, яка група працівників і яка дільниця працювали в понаднормовий час.

Надійшла інформація, що всі години відпрацьовані в цеху, підлітки на комбінаті в понаднормовий час не працювали. Знайти кількість одержаної інформації.

№ 4. Ситуаційні задачі з комунікацій у менеджменті

і. Вас призначили керівником відстаючого цеху. Ви вивчили ситуацію, яка там склалася, і вирішили зібрати актив цеху. Вам потрібно підготуватись до виступу перед ним.

Як Ви побудуєте свій виступ?

2. На Вашій дільниці працює молодий працівник. Працьовитий і
відповідальний. Якось при розмові з ним виявилося, що в його сім'ї не все
гаразд, його ображає мачуха, батько нічого не зауважує. Дуже тяжко
молодому працівнику. І майстер вирішив...

До яких заходів удалися б Ви на його місці?

3. Сьогодні у Вас день народження. Ви зворушені увагою Ваших рідних.
У Вас хороший настрій. Ви приходите на роботу. Підлеглі привітали Вас
подарунками.

Чи виникає у Вас у такому випадку запитання: "Взяти чи не взяти подарунки?"

4. Іде зібрання... Слова одного з підлеглих для Вас дуже приємні. Він
наголосив на Ваших організаторських здібностях, вмінні надихати людей
на роботу тощо. При цьому наводились конкретні приклади.

Чи відреагували б Ви на цей виступ у своєму заключному слові?

5. Сталася поломка обладнання. Для її усунення треба багато часу. Один
працівник, ризикуючи життям, ліквідував поломку. Весь цех захопився його
вчинком. Начальник цеху, довідався про це, подякував працівникові, а
майстер увільнив від роботи.

Які б були Ваші дії на місці начальника цеху?

6. Як підтримати настрій у робітника? Два майстри висловили думки з
цього приводу. Один сказав: "Надаю перевагу теплим словам, компліментам,

ТЕМА 8. Комунікації в менеджменті 149

жартам". Другий сказав: " Все це дрібниці. Ніщо так не підтримує настрій, як добра зарплата й премія". А Ви, що скажете?

7. Два керівники розмовляли про те, як вони дають вказівки підлеглим. Перший сказав: "Головне- що сказано, а не як сказано. В мене немає часу, щоб підбирати для кожного форму висловлення". Другий сказав: "Може бути, що в тебе люди такі необразливі, а мені постійно треба задумуватися, з ким як краще розмовляти".

Словам якого керівника Ви віддаєте перевагу?

Тема 9

КЕРІВНИЦТВО ТА ЛІДЕРСТВО В ОРГАНІЗАЦІЇ

Не може керувати іншими той, хто не в змозі керувати самим собою.

Англійське прислів'я

О

Менеджеру, щоб успішно виконувати управлінські функції, потрібно вміти вести за собою підлеглих. Виступаючи сьогодні в ролі керівника, дипломата, інноватора, вихователя і просто людини, він перш за все представляє себе як керівник (лідер). Лідерство у сучасному менеджменті домінує у всіх сферах професійної діяльності керівника будь-якого рангу. Трудовий процес протікає у соціальних групах, в коленій із яких с індивід, до якого прислуховуються і приглядаються інші. Це керівник, лідер. Він впливає па оточуючих головним чином за рахунок авторитету та харизматичних якостей (людяності, піклування тощо). Сьогодні колективам потрібні керівники з прогностичним типом мислення, високо інтелектуальні, професійно підготовленій, стресостійкі тощо. Лише керівникам з такими характеристиками можуть довіряти підлеглі, покладаючи на них весь процес керівництва.

СУТТЄВО ІйКї

аа

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

о= суть процесу керівництва, його основні стадії; са³ співвідношення керівництва та лідерства; 05^і стилі керівництва; «з¹ шляхи вдосконалення керівництва колективом

Скористуватися методом соціометрії для дослідження статусу членів трудозого колективу;

Оволодіти сучасними прийомами і методами керівництва

колективом (групою); 'Ьвизначати роль, дієвість, ефективність, місце в процесі керівництва

різних форм влади та вплив; ^ розробляти напрями вдосконалення керівництва трудовими

колективами.

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА 9. Керівництво та лідерство в організації

п	Ключові	поняття та терміни
	• керівник (керівництво) • лідер (лідерство)	• вплив • влада
	• процес керівництва (управління) • лідерство • напрями лідерства	• типи менеджерів • якості лідера • теорії лідерства • формальний лідер
	• колектив • метод соціометрії	• неформальний лідер • харазматичний лідер
	• стилі керівництва	• вдосконалення керівництва

^ /7лш/ (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:

Поиск по сайту: