Кожен день повинен мати свою кульмінацію

Кожен прожитий день, по можливості, треба робити в цілому днем, який вдався.

Спеціалісти встановили, що працездатність кожної людини піддається певним коливанням, які проходять в межах природного ритму. Говорять про «людину ранку» або «жайворонка», і про «людину вечора» або «сову». Перші можуть особливо добре працювати зранку, але швидко стомлюються в другій половині дня і мають відповідно більшу потребу в ранньому закінченні роботи. Другі входять у форму тільки ближче до полудня, їм краще всього працюється вечорами (до глибокої ночі).

Ні один із цих основних типів не працює краще або гірше іншого, просто вони працюють по-різному. Пік працездатності у них припадає на різні періоди дня. Середньостатистичні коливання працездатності протягом доби можна описати з допомогою наступної кривої (графік коливання працездатності) (рис. 12.1.). Вісь «100 %» на графіку завдає середнє значення денної фізіологічної працездатності, причому заштриховані зони зверху і знизу від осі приблизно однакові за площею.

+50% п-----,----- 1----,----- 1----,-----,----,-----,-----.-----.-----.----- _г-----.—

Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але є спільне для всіх людей - це відносні, ритмічні коливання!

До фаз вищої активності примикають відповідно двохгодинні паузи, під час яких організм працює в «економному режиму» і не повинен надмірно перевантажуватися.

Пік працездатності, як правило, припадає на першу половину дня, коли шлунок, підшлункова залоза, селезінка і серце функціонують найбільш активно. Цей рівень протягом дня більше не досягається. Тому першочергові завдання слід виконувати на початку дня.

Після обіду, коли активно працює тонка кишка, наступає відомий спад продуктивності, який багато хто хоче побороти з допомогою кави. В цей час не потрібно працювати наперекір своєму ритму. Краще розслабитися з чашкою чаю і використати перерву для соціальних контактів та рутинної діяльності.

Кожен із нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Не намагайтесь працювати проти свого природного денного ритму (який Ви якщо і зможете поміняти, то незначно), а використайте ці закони у своєму розпорядку дня!

При порушенні денного ритму виникає брак, помилки в роботі, нещасні випадки. Досліджено, що найбільше число нещасних випадків в нічний час припадає на період між 2 і 4 годинами.

У кожного із нас спостерігаються більш або менш суттєві відхилення від норми в індивідуальному графіку працездатності. Такі засоби, як кава. чай. нікотин або медикаменти можуть прискорити раннє вставання, але потім наступить більш глибокий спад.

У відповідності до коливань працездатності чергуйте напружену, відповідальну діяльність та менш важливу і ненапружену діяльність та менш відповідальні справи.

Робіть щоденно що-небудь для підтримання працездатності (зарядка, заняття спортом). Пам'ятайте завжди про те, що разом з працездатністю змінюється якість виконуваної Вами роботи.

Найважливіші справи і справи, які вимагають найбільшої коні іентрованосіі, повніші знаходитись на найвищій точці Вашого графіка продуктивності, на самі кращі часи.

Працюйте і живіть не всупереч, а у відповідності до біологічних ритмів.

Детальніше питання про використання часц менеджером та управління ним розглядається в розділі 13.1.

12.2. Організація роботи з документами

Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлін-

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від ЗО до 70 % свого робочого часу.

^Документування - це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає "вузьким" в інформаційному пошуці). Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами? ЬПерший шлях - це використання менеджером режиму "фільтрації" документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них. за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

ЬДругий шлях передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними. У ньому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.

ЬТретій шлях удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що уповільне читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі "Розвиток особистого менеджмент\''\

12.3. Организація й проведення ділових зустрічей

ЬДічові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30 % свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через і іеправил ьну їхню організацію та технологію проведення (^непідготовленістю, & велика кількість учасників, ^необгрунтована тривалість доповідей, ^незадовільне оформіення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведенії ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників,

ТЕМА 12. Організація праці менеджера 243

вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік). узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи. Уже одна ця операція дозволяє впорядкувати частоту засідань, їхню тривалість, а також знімає проблему негайності скликання й непроінформованосгі учасників. Звичайно, наради можуть скликатися й раптово, але їхня кількість повинна бути дуже малою. Крім цього, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, повинні залучатися особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов'язково мусять бути високопоставлені керівники. Замісгь них можуть бути запрошені спеціалісти, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими спеціалістами, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.

Увага!

Що стосується кількості учасників, то тут доцільно

користуватися правилом, що не завжди кількість переростає в якість: чим

більше людей на нараді, тим більше думок і дебатів, за якими

нерідко губиться істина.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

—► Чи чітко сформульовані цілі і чи с необхідність в проведенні

наради? І Чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів паради?

-\ Чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?

~+ Як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання? Які матеріали необхідні для підготовки наради?

) До яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово, доклад} '?

~+ Чи розіслані всі запрошення в строк (орієнтовно за 5 днів)?

Хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення''

\ Чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування.

244 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

Необхідно також вибрати місце й час проведення зустрічі, про які також треба повідомити учасників. Ділові зустрічі можуть проводитися як у кабінеті керівника, так і в спеціально обладнаних приміщеннях, де є диктофони, засоби зв'язку, спеціальні столи. Ці приміщення необов'язково мусять бути великими. В окремих випадках такі зустрічі (особливо це стосується нарад -"п'ятихвилинок") можна проводити сгоячи - тоді вони є більш ефективними.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде і им ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

* Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, "мозкова атака" тощо). * Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-Ю хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період мід 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось (див. рис. 12.1.) людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший - приблизно з 9 до 12-13 години й другий - між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, слід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від теми, яка обговорюється. Регламенту повинен чітко дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

^фіксується число учасників і тривалість наради:

Рвизначається годинна тарифна ставка одного учасника;

Р розраховується ціна, Ц, за формулою:

Ц = Н. Т.(1 + І)- Зсер./Тсер.,

де Н - кількість учасників:

Т - тривалість у годинах;

І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді):

Зсер. - середньомісячна заробітна плата учасника з>стрічі (наради);

Тсер. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.

Необхідно завжди пам'ятати, що вміння виступати публічно - одна з

ТЕМА 12. Організація праці менеджера 245

невід'ємних рис здібного менеджера. Тому погрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні бути:

•їчітко і коротко сформульовані:

•вмістити тічьки факти;

•> містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому с потреба);

^па їх читання повинно витрачатися максимум 0,5 грдин;

•їнемістити посилань.

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, «кладовище цифр» тут несумісні.

Увага!

Сама бесіда піл час прийому відвідувачів буде

результативною, якщо керівник до їхнього приходу ознайомиться з

суттю справи, створить невимушену атмосферу в її процесі,

проявлятиме зацікавленісі ь у ході розмови, не

поспішатиме з підведенням підсумку.

Менеджмент вказує на використання таких порад керівником під час прийому відвідувачів:

У створіть із самого початку зустрічі умови, які б спонукали до тривалої бесіди;

У уточніть тему розмови перед її початком;

У задавайте питання в такій ([юрмі, щоб вони не виводили з рівноваги співрозмовника;

У надавайте можливість висловлюватися всім учасникам розмови:

> сформулюйте результати розмови в присутності співрозмовника.

у¹ Уміння вести бесіду є однією з найважливіших ділових рис сучасного • керівника.

Поиск по сайту: