Критерії оцінки використання особистого часу

___ ^. особистий сценарій;

___ Ь- три по двадцять хвилин менше однієї години;

---- ► раціональніш розподіл часу протягом робочого дня (самостійність чи чужа воля).

Всі люди прагнуть визнання і мають потребу в ньому в словесній або якій-небудь іншій позитивній, чи навіть негативній формі. Між прагненням заохочення і використанням часу існує прямий зв'язок. Цей зв'язок намагається аналізувати «Трансакційний аналіз».

У відповідності до цієї теорії ми проводимо весь наш час в ^роздаванні, ^прийомі і ^відхиленні заохочень.

При цьому вирішальну роль відіграють «місії» і стереотипи поведінки, привиті в дитинстві, які ще й в дорослому віці турбують нас і заставляють витрачати багато часу.

«Поспішай», «Зараз не до того», «Займайся в першу чергу навчанням», «Пиши дисертацію» - це приклади «місій», які чинять тиск і позбавляють свободи. Ці «стимули» і «обмеження» не дають можливості розібратись зі своїми потребами і бажаннями. Ми попадаємо в ситуацію ♦ «гарячкового застою», * «безцільної активності», або * «тривожної скуки», не проводячи аналізу ситуації, що виникла, і причин, що привели до неї.

Розподіл нашого часу, таким чином, визначається привитими з дитинства або залежними від навколишнього середовища стереотипами поведінки. «Особистий сценарій», оснований на одержаних місіях і заохоченнях, в значній мірі обмежує нашу свободу у використанні часу. Щоб вирватись з цих, визначених сценарієм, часових меж, необхідно з допомогою трансакційного аналізу встановити для себе, з якою інтенсивністю буде використовуватись особистий час на спілкування з людьми. Надаєте ви перевагу самотності (одинокості), чи маєте з навколишнім середовищем багаточисельні, але поверхові контакти, чи більшу частину часу займаєтесь експлуатацією

258 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

оточуючих, постійно одержуючи від них заохочення? Така експлуатація може мати місце у випадку, коли ви своєю безпорадною або "в'ялою" поведінкою викликаєте в оточуючих потребу піклуватися про вас, або, навпаки, критикувати вас. Також, надаючи іншим допомогу, або розмовляючи з ними в наказовому тоні, ми викликаємо реакцію протесту або подяки, яку можна використати для експлуатації навколишніх. Можна виділити шість стереотипів поведінки з точки зору використання часу:

1. Самотність. Відхід від навколишнього світу в марення наяву, у світ фантазій, ілюзій,
можна безконтрольно насолоджуватись.

Недоліки: дуже мало заохочень, небезпека ізоляції.

2. Ритуал. Процеси спілкування запрограмовані суспільством, поверхова комунікація, що відповідає загальноприйнятим кліше, небагаточисельні, але одержуються без особливою ризику, заохочення. Корисний при переході до більш інтенсивної комунікації.

3. Часопроведення. Поверхова, прямолінійна комунікація, що швидко набридає, розмови на «світські» теми. Корисне для переходу до більш інтенсивної комунікації.

4.АКТИВНІСТЬ. Весь час бути в русі, працювати, заробляти гроші, виготовляти щось.

5. Інтриги. Приховані мотиви і відчутні пастки приводять до невідвертих «ігор дорослих», при яких потреби в заохоченнях задовільняються в завуальованій формі, детально приховується від партнерів.

6. Довіра. Прямий обмін ідеями і почуттями.

З першого по шостий стереотип інтенсивність міжособових контактів зростає, потреба в заохоченнях все більш задовільняється. Ті, хто дотримується «ритуалу», «часопроведення» одержують мало заохочень при значних витратах часу. Багато людей використовують вільний час таким чином. Вони не прагнуть до знань і не здатні до розвитку, ніяк не можуть зрозуміти, чому, не дивлячись на постійне спілкування з людьми, всередині відчувається пустка.

Також і той, хто на роботі або у вільний час зайнятий активною діяльністю, попадає нерідко в зачароване коло: вкладається в діяльність, яка не дає достатньої віддачі і приводить до нових додаткових витрат часу і т.д.

Зрозуміло, що неможливо також беззмістовно проводити весь час в «довірливості». Однак, якщо постаратися віднести свій реальний графік використання часу до одного з стереотипів, то можна побачити, скільки часу витрачається даремно.Ми не можемо віддати або одержати в достатній кількості одиниць заохочення.

Критерій «Три по двадцять хвилин менше 1 години». При аналізі використання часу необхідно звертати увагу в першу чергу на часті перешкоди: адже кожна перешкода означає нове «вдумування» в перервану роботу. Негативно діють не тільки перешкоди (небажання втручання ззовні), але і часті зміни видів діяльності, тому що вони тягнуть за собою збільшення витрат часу на підготовку до роботи. В цьому випадку можна з всією впевненістю сказати, що три по 20 хвилин менше однієї години. Перервати роботу три рази - це значить три рази знову впрацьовуватись в перерваний процес, навіть якщо час на "впрацювання" тягнеться всього лічені секунди. Окрім цього, при швидкому

ТЕМА 13. Розвиток особистого менеджменту

переключанні з однкт тематики на іншу нерідко допускаються помилки, які не піддаються обліку при аналізі використання часу.

Критерій "Самостійність чи чужа воля?" Чужа воля це діяльність нав'язана кимось іншим, але яку необхідно виконати. Діяльність, яка визначається чужою волею, не вписується в персональний ритм індивідума і не забезпечує необхідного рівня зацікавленості. "Чужа воля", що сприймається в цьому розумінні, є для працівника чимось неприємним. Індивід вважає, що повинен був би робити щось зовсім інше, шо ці справи не відносяться до сфери його компетенції.

Нав'язані роботи бувають двох видів:

1. Реально пав 'язані із зовні.

2. Уявні, інакшими словами, "власного виготовлення"..

Реальна чужа воля - нав'язана робота визначається навколишнім серадовищем і з нею важко боротися.

Що ж до уявної чужої волі, то мова йде про роботи, що були не так вже й термінові, або просто неприємні, потім перейшли в розряд нав'язаних після того. як всі терміни пройшли і нас вже почали заставляти до дії.

Приклад: начальник доручає нам зробити що-небудь. Ми нічого не робимо і чекаємо до тих пір, поки він не «становить точних термінів виконання.

Нав'язаних рооіг "власного виготовлення" можна уникнути завдяки превентивним заходам. Можливість завдання керівництва, вимог коле/ і співробітників передбачаються наперед і можуть бути включені в календарний план.

Хронометражі підтверджують, що роботи, які відповідають критерію "чужа воля" складають 25% часу працівника, а з тих 25% - половина "власного виготовлення".

Якщо в працівника роботи з критерієм "чужа воля" займає 50% робочого часу, то це ставить працівника в повну залежність від оточення.

Критерій "Раціональний розподіл часу протягом робочого дня". Уявімо, що керівник відділу збуту намагається скласти звіт про ситуацію на ринку і накреслити план на квартал. Почавши роботу, він виявляє, що втрачає дуже багато часу ще на підготовчому етапі. Якщо йому вдається вияснити, який час дня найбільш сприятливий для складання звіту, робота, поза всілякими сумнівами, прискориться, а, можливо, і буде виконана якісніше. Крім того, знизиться втома. З наведеного прикладу видно, що результат роботи залежить також від вміння правильно використати час. Можна виділити кількісний і якісний розподіл часу. Якісний базується на врахуванні відмінностей у продуктивності різних індивідів в залежності від того, на який час дня припадає конкретна робота.

В межах персонального розподілу часу однакові за тривалістю проміжки часу виявляються нерідко нерівними: одна година роботи рано вранці може виявитись набагато продуктивнішою, ніж година роботи після обіду. Таке нестандартне сприйняття часу лежить в основі наступних міркувань.

Реальний час не повинен прирівнюватись виключно до часу, який вимірюється стрілками годинника. Раціональний розподіл часу полегшується використанням графіка продуктивності пращ. Крива на трафіку показує зміни

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

продук і ивності праці протягом дня.

Рівні продую ивності:

/// - найвища продуктивність = найважчі роботи

II - середній рівень = звичайні роботи

І - період інертності = легкі роботи. Важливо встановити для кожного менеджера індивідуальний графік продуктивності праці. Важливим наступним ег апом є підбір робі і. що відповідали 6 конкретним годинам денної продукгивності менеджера. Годинам найвищої продуктивності повинні відповідати ^-найважчі роботи; і відповідно, середньому рівню О звичайні роботи: а періоду інертності О легкі роботи.

а

і- о

-г Ш

н

О о.

с

1 2 3 4 5 6 7 8 9 І0 11 12 13

Години роботи Рис. 13.2. Крива денної продуктивності (загальний вигляд)

При аналізі використання часу необхідно звернути увагу на значущість робіт: виділити найбільш важливі і незначні. Далі необхідно відповісти на питання: скільки часу менеджер витрачає на окремі види робіт в залежності від значущості. Зміну балансу часу на користь важливих справ навіть на один процент необхідно розглядати як великий успіх.

Не все, шо важливе, є одночасно терміновим. Термінові справи. як видно із самого слова, повинні виконуватись в сірок. Це обмежує свободу дій, висуваючи термії юві справи на передній план, а важливі справи відкладаються в довгу скриньку.

Робота під тиском терміновості, можливо, і дає тимчасове задоволення, тому що все виконується швидко, оперативно. Але, з точки зору довгочасної перспективи, вона приводить до втрати орієнтації. Це пояснюється тим. що термінове витікає, як правило, не з власних і іілей індивіда, а нав'язується ззовні. Чим менше термінових справ, тим більше можливостей прийняття самостійних рішень. При цьому необхідно відрізняти справжню терміновість від уявної.

Існують два основних способа оцінки використання робочого часу: безпосереднє спостереження і самофоі ографія.

Безпосереднє спостереження є найбільш ефективним способом аналізу

ТЕМА 13. Розвиток особистого менеджменту 261

використання часу. Здійснюється воно таким чином: особа, яка користується довір'ям керівника, повинна перетворитися в його «тінь» на три дні. «Тінь» не повинна бути спеціалістом в області, в якій працює керівник, найкраще всього, якщо це буде людина зі сторони. Попередньо керівник роз'яснює «тіні» свою роль в організації. Для цього необхідно провести особливу бесіду. Потім «тінь» знайомиться з посадовими інструкціями.

«Тінь» повинна мовчазно, без всіляких коментарів спостерігати за ходом робочого дня і фіксувати всі роботи як з точки зору їх тривалості, так і зі змістовної сторони. Особлива увага може бути надана використанню часу у відповідності з особистим розпорядком дня, складеним керівником.

Самофотографія робочого дня призначена для самостійної роботи і дає можливість проводити аналіз під різними кутами зору. Всі роботи заносяться в спеціальну таблицю послідовно із записом тривалості.

Самофотографія дає можливість виявити власні сильні і слабкі сторони менеджера. Вона дає можливість виділити і проаналізувати помилки, які допускаються при розподілі робочого часу.

0 Уцілому ж ефективність використання менеджером свого робочого часу багато в чому залежить від взаємодії з помічниками та культури його менеджерської діяльності.

13.2. Швидке читання

Зростання потоку інформації вимагає від менеджера швидкої обробки великої кількості друкованого матеріалу. Виникла потреба в спеціальному тренуванні психічних функцій людини з читання. Для оволодіння технікою швидкого читання необхідно позбавитися трьох недоліків, якими є:

► артикуляція, або проговорювання того, що читається. При цьому
швидкість читання не перевищує швидкості мови - 150 слів за хвилину.
Становище ускладнюється тим, що при артикуляції сприйняття інформації
відбувається за участю слухового каналу, що й сповільнює швидкість читання:

► маче поле зору при читанні. Під полем зору розуміють частину тексту, яка
сприймається очима при одній фіксації погляду. При звичайному читанні, коли
сприймаються букви чи окремі слова, поле зору дуже мале. У результаті очі

262 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

змушені робити багато зайвих зупинок при читанні;

► регресії при читанні. Під ними розуміють зворотні рухи очей до незрозумілих фраз, слів, речень.

Відомі чотири способи читання. Перший спосіб - це поглиблене читання складного, невідомого або наукового тексту, яке вимагає глибокого розуміння й обдумування прочитаного. Другий спосіб- читання художньої літератури, при якому, якщо читають із насолодою, то це робиться повільно, якщо ж хочуть перечитати книгу за одним заходом, то читають дуже швидко. Третій спосіб - швидке суцільне читання, яке забезпечує повноцінне засвоєння прочитаного. Четвертий спосіб - читання-сканування. Таке читання потрібне для моментальної оцінки тексту, для відшукування певних слів чи фактів. Дослідним шляхом встановлено, що таке читання має продуктивність 650-1 000 слів за хвилину в залежності від натренованості.

ФВідомі школи техніки швидкого читання використовують цілий ряд своєрідних методик. Але, як правило, вони всі спрямовані на те, щоб ліквідувати в людині перераховані вище недоліки читання й таким чином збільшити його швидкість.

13.3. Графічні засоби в роботі менеджера

В умовах всезростаючого потоку виробничо-економічної інформації ефективність управління визначається технічними засобами, серед яких немаловажне значення мають графічні засоби, які наочно відображають стан і хід виробництва чи іншої діяльності за допомогою умовних позначень (крапок, фігур, ліній). Наочність основана на вловлюванні факторів з першого погляду.

^Графіки, які застосовуються в управлінні, - це інформація, необхідна для складання планів виробництва, прийняття оперативних рішень. Основна відмінність організаційних креслень (графіків) від графіків технічних полягає в тому, що предмети, які вивчаються з їх допомогою, носять умовний характер. Керівник, організатор повинен вміти виразити свої думки графічно, прочитати графік, який складений іншою особою. В графіку розрізняють два основних елементи: 1.Графічний образ. 2. Експлікація або легенда графіку.

ШГрафічний образ - це сукупність накреслень, які сприяють виясненню співвідношень між тими чи іншими величинами.

+Експлікація - це сукупність умовних позначень, які роз'ясняють зміст графіку (система координат, шкали, масштаби). Організаційний графік повинен:

*дивати правдиві дані, бути змістовним;

ТЕМА 13. Розвиток особистого менеджменту

*дути синоптичним(іручним для читання!;

"дути простим, зрозумілим і давати повну інформацію;

"бути технічно правильно виконаним.

Щоб правильно застосувати графіки в повсякденній роботі, дуже важливо знати їх класифікацію.

Поиск по сайту: