Забезпечення доступу громадян до інформації. Депоноване зберігання архівних документів — зберігання документів в архіві за угодою між архівом і власником документів

Депоноване зберігання архівних документів — зберігання документів в архіві за угодою між архівом і власником документів, із збереженням за власником права власності на документи.

Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання. Під час приймання документів на строкове депоноване зберігання в угоді зазначається термін, після закінчення якого архів документи повертає власникові. Якщо після закінчення терміну депонованого зберігання власник не подовжує угоду і не забирає документи, вони переходять у власність держави відповідно до законодавства. У разі безстрокового депонованого зберігання термін зберігання не обумовлюється, але документи мають бути повернені власнику за першою ж його вимогою. Архів може приймати на депоноване зберігання будь-які архівні документи, що не належать державі, якщо це не погіршує умов постійного зберігання документів НАФ в його сховищах.

Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на платній основі. Під час укладання угоди доцільно передбачити умови доступу до документів та використання їх інформації. Експертиза цінності та науково-технічне опрацювання депонованих документів здійснюється лише за попередньою домовленістю з

власником.

З метою забезпечення підвищеного контролю за доступом до документів, станом їх збереженості та переміщенням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремальних умов окремі категорії документів підлягають відокремленому зберіганню. До них належать:

— секретні документи; —унікальні документи;

— особливо цінні документи;

— документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності;

— документи з конфіденційною інформацією або з особливими умовами доступу, встановленими їх власниками;

— документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або за описом первинного розбирання;

—документи, що перебувають на депонованому зберіганні. Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають документи, уражені біологічними шкідниками.

Документи відокремленого зберігання підлягають вилученню із своїх компактно розміщених організаційних груп. На місце вилучених одиниць зберігання підкладається карта-замінник.

Документи видаються зі сховищ:

— для користування (користувачам — до сектору користування документами, працівникам архіву — до робочих приміщень, юридичним і фізичним особам — у тимчасове користування за межами архіву);

— для виконання планових робіт з документами (працівникам архіву — до робочих приміщень);

— для створення страхового фонду та фонду користування, здійснення спеціального оброблення документів з метою поліпшення їх фізико-хімічного та технічного стану (до лабораторій архіву чи інших юридичних осіб).

За наявності копій фонду користування для користування видаються копії, за їх відсутності — оригінали документів.

Оригінали унікальних та особливо цінних документів, а також документів, що перебувають у незадовільному фізичному стані, для користування не видаються. У виключних випадках оригінали цих документів може бути видано лише з письмового дозволу директора архіву.

Не видаються для користування і проведення робіт, пов'язаних зі створенням страхового фонду і фонду користування та поліпшенням фізико-хімічного стану, документи, що не пройшли наукового описування і технічного оформлення. Такі документи може бути видано, як виняток, для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт.

Не видаються для користування документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших спеціальних робіт з ними, а також документи з обмеженим режимом доступу, допуск до яких надається у встановленому законодавством порядку.

Основні правила роботи державних архівів України встановлюють, що основними принципами користування документами архіву є:

— відкритість ретроспективної документної інформації,

— законність її пошуку, отримання та використання,

—рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, —незавдання шкоди документам під час користування ними.

Поиск по сайту: