Ділові листи в комерційній роботі

Крім усних переговорів, комерсанти-партнери широко використовують ділове листування, зокрема комерційні листи.

Такі листи складаються при укладенні і виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу, тобто можуть бути оскар­жені в суді.

За своїм функціональним призначенням виділяють три види комерцій­ного листування:

♦ запит - відповідь на запит;

♦ пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію;

♦ рекламація (претензія) - відповідь на рекламацію.

Запит – комерційний документ, що являє собою звернення покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням дати докладну інформацію про товари і направити пропозиції на постачання товару. У запиті вказуєть­ся найменування товару і умови, з яких партнеру бажано отримати товар, наприклад, кількість і якість товару, його модель, марка, ціна, терміни пос­тачання, умови платежу. Запит такого типу входить до групи контрактних документів і використовується при підготовці до укладення угоди.

Приклад 1.

На підставі переговорів з Вашим представником у квітні цього року про­симо вислати нам комерційні пропозиції на люстри з пресованого кришталю та інші побутові світильники (бра, торшери, підвіски, настінні лампи) із за­значенням максимальної кількості постачання по всіх позиціях, що пропону­ються.

Приклад 2.

Дякуємо за каталог, який Ви надіслали, і повідомляємо, що ми зацікав­лені в імпорті столових фарфорових сервізів. Просимо направити нам про­позицію на 100 комплектів із зазначенням виду упаковки.

Якщо продавець не може одразу вислати покупцеві потрібний товар, то в листі він повинен повідомити про:

♦ прийняття питання до розгляду;

♦ з'ясування можливостей постачання;

♦ відмову поставити товар, який цікавить покупця;

♦ зміну умов постачання (зміну кількості товару, моделі, марки, термі­нів постачання і т.п.);

♦ обіцянку направити пропозиції на постачання товару, який цікавить
покупця.

Приклад відповіді на запит.

Дякуємо за запит на постачання столових фарфорових сервізів. Ми роз­глядаємо питання про можливість надання Вам пропозиції на товар, що Вас цікавить. Наше рішення повідомимо найближчим часом.

З повагою____ (підпис)

У випадку, якщо продавець може одразу задовольнити прохання покуп­ця і поставити необхідний товар, він направляє йому пропозицію (оферту), тобто заяву про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.

Оферта - формальна пропозиція укласти комерційну угоду, яка містить всі головні умови угоди: асортимент, кількість, ціни, терміни, відповідаль­ність сторін і т.п.

Пропозиція може бути направлена покупцеві як відповідь на його за­пит, або з ініціативи продавця.

При цьому, як правило, вказується назва товару, що пропонується, кіль­кість, якість, ціна, термін постачання, умови платежу, вид упаковки та інші умови в залежності від характеру товару.

Приклад.

Ми можемо запропонувати Вам кольорові телевізори фірми «Соні» з ек­раном по діагоналі 51 см (вказуються кількість, якість, упаковка, умови пос­тачання, ціна, термін постачання, умови платежу).

З повагою__ (підпис)

При відповіді на пропозицію у випадку, коли покупець згідний з усіма її умовами, він підтверджує прийняття пропозиції продавцеві і тоді угода вва­жається укладеною. Прийняттям пропозиції є видача конкретного замовлення або укладення договору (контракту).

Якщо покупець не згідний з умовами пропозиції або якщо він не заціка­влений в закупівлі товару, що пропонується, він у письмовій формі відхиляє його (зараз по факсу йдуть комерційні пропозиції, але багато комерційних працівників не вважають потрібним відповідати, тим самим вони втрачають своїх потенційних партнерів на майбутнє).

Якщо покупець не згідний з якою-небудь умовою пропозиції (наприк­лад, з кількістю товару, ціною, термінами постачання і т.п.), він повідомляє про це продавцеві і між ними встановлюється листування або проходять пе­реговори доти, поки не буде досягнута повна домовленість про всі основні елементи операції.

Рекламація - комерційний документ, що являє собою пред'явлення пре­тензії до сторони, що порушила прийняті на себе за контрактом (договором) зобов'язання і вимогу відшкодування збитків. Рекламації (претензії) можуть бути пред'явлені щодо якості, кількості товару, термінів постачання, упаков­ки, маркірування, платежів та інших умов договору (контракту).

Рекламація повинна містити наступні дані:

♦ основа для пред'явлення претензій;

♦ докази - посилання на нормативні акти і документи (ТУ, акт експер­тизи, акт приймання, комерційний акт);

♦ конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію, наприклад, про заміну неякісного товару якісним або про уцінку товару; про розірвання контракту і відшкодування збитків у зв'язку з неви­конанням контракту.

Рекламація пред'являється в письмовому вигляді (рекомендованим лис­том) з прикладенням усіх документів, що підтверджують рекламацію і мають повну доказову силу для обох сторін і в певний термін. Якщо рекламація не може бути врегульована угодою сторін, то справа передається в арбітраж, рішення якого є остаточними і обов'язковими для обох сторін.

Приклад 1. Про відшкодування збитків.

26 березня 1999 р. Ваша фірма відвантажила лобове скло для автомобі­лів «Вольво» згідно з залізничною накладною № 248 в кількості 100 штук за рахунком № 86-516, який був нами оплачений в повній сумі.

При перевірці вагона на кордоні було виявлено 56 штук дефектного скла, яке було Вам повернуте, про що свідчить комерційний акт № 226695/289.

У зв'язку з цим просимо Вас відшкодувати понесені нашою фірмою «Ілона» збитки в розмірі 5600 дол. США.

Суму потрібно перерахувати на наш валютний рахунок № 128345 в КБ «Альфа-банк», код 45 МФО 14.

Додаток: комерційний акт № 226695/289.

Приклад 2. Про виплату штрафу за прострочення постачання товарів.

За контрактом № 48 від 10 березня 1999 р. Ви зобов'язані були постави­ти фірмі (АТ) «АМО» морозильні камери по ціні 400 дол. США за шт. в кіль­кості 50 штук.

Однак, порушуючи умови вказаного контракту, товар був поставлений зі запізненням на 10 днів.

На підставі §4 контракту фірма нараховує Вам штраф в розмірі 1000 дол. США, що становить 5% вартості не поставленого в термін товару згідно з розрахунком: 5% від 20 000 дол. США = 1000 дол. США.

Просимо вказану суму штрафу перевести в триденний термін на наш роз­рахунковий рахунок №348591 в «Альфа-банку». У разі несплати вказаної суми у встановлений термін справа буде передана в арбітраж.

При відповіді на рекламацію можливі наступні варіанти:

1. Якщо рішення не прийняте, надсилається інформація про прийняття претензії до розгляду.

2. У разі прийняття претензії повністю або частково вказується термін і спосіб її задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. При грошовій оплаті вказується визнана сума, номер і дата платіжного доручення.

3. Якщо претензія відхиляється повністю або частково, вказуються мо­тиви відмови з відповідним посиланням на нормативні акти та інші докумен­ти, які її обґрунтовують.

Відповідь на рекламацію направляється в письмовому вигляді: рекомендованим листом або по факсу - при задоволенні претензії; рекомендований листом з прикладенням усіх документів - при відмові в задоволенні претен­зії.

Приклади відповідей на рекламації.

1. Підтверджуємо отримання Вашої претензії № 48 від 15 травня 1999 р. Про результати розгляду нами вказаної претензії повідомимо додатково.

2. На задоволення Вашої претензії № 48 від 15 травня 1999 р. переказує­мо на Ваш валютний рахунок 1000 дол. США.

Поиск по сайту: